如何用PDCA做过程管理

如技术类的重构项目，诉求并不是直接来源于业务，所以也就没有业务节奏的影响，往往是技术团队基于技术规划（比如提高代码质量，引入新技术、新框架提升整个系统）自发地做一些调整。如果项目较小（ 1~2 周），你凭借个人经验和直觉可能会顺利完成，但项目规模较大时，结果就未必可控，有可能往坏的方向发展，比如：

范围越做越大， 本来想解决一个问题，但是在项目过程中，不断识别出关联问题，导致原本计划一个月的重构可能延续半年甚至更久；
交付质量不理想， 项目节奏缺少关键点的把控，加之任务安排不合理，项目节奏一拖再拖，交付质量也随之下滑。

总而言之，没有方法也可以做过程管理，但只有掌握过程管理的方法，才会尽可能减少事务往不好方向发展的波动，从而更轻松、更低风险、更稳妥地去拿到结果，让一切尽在掌控。

什么是过程管理？

要想探讨这个问题，我想先抛出我的管理理念（也是“管理者三板斧”的核心理念），在我看来，管理就是追求事务的可持续发展，而想要达成这个目标有两个基本点：

管理动作要形成可持续迭代的闭环；
管理动作足够简单到可以复制和个性化升级。

过程管理当然也遵循这个理念。比如你这次 A 项目做得很好，下次做 B 项目时能否依然做好？在 A 项目中发现问题、解决问题的方法和思路，是否可以在 B 项目中沿用？

这就是方法的形成与积累。所以根本上说，过程管理是为了让你的想法、灵感、不稳定的发挥逐渐规律化，可以持续迭代被你应用，它的本质就是希望结果越来越好，让你原本靠运气或者模糊经验得来的成功可以被复制，让你在项目中灵光一闪的 Idea 变成你的常规能力。

而且过程管理也是在把管理者处理问题的一些方法，渐渐地“套路化”，形成可以灵活变换应用到不同的场景中的方法体系。比如你抽象总结了一套体系“ ABC ”，针对 D 场景时，你觉得体系中的“ A ”是没有必要的，其实你就可以省略“ A ”,你觉得缺少了“ F ”，也可以添上。

PDCA 模型

我相信，你肯定接触过很多过程管理的方法，不同的理论框架是否好用，这个问题见仁见智，而我的推荐标准只有一个，那就是“足够简单、直接、易用”，因为如果某一个方法太过复杂，实操性肯定不强，假设这个管理方法有 10 条标准，组成比较复杂，那么它的容错率就会降低，因为如果你有一条没有做好，整个体系的矛盾点就会产生，在落地时，理论和现实就会存在冲突。

而 PDCA 模型就胜在简单、实用，还能让我根据自己的习惯和积累不断优化。

Plan（定计划）：围绕着目标明确里程碑，确定关键节点，与执行的员工达成共识。
Do（做执行）：多给员工空间、多走动、多观察、少干预，放手而非放任，你也不能置身事外。
Check（勤检查）：狠抓关键节点做检查、问进展、问困难、给建议、做辅导、协调资源。
Action（复盘调优）：小事尽快复盘、大事分阶段复盘、事后全面复盘，抓住每一次提升和优化的机会。

上面四条是 PDCA 的关键记忆点，言简意赅方便你记忆。按照 PDCA 的模型来看，很多 Leader 比较注重 D 和 C ，因为很多初级管理者为了证明自己，关注点在能够跟结果迅速产生关联的动作上， 而不是认真地思考整件事（事情的背景、关键节点、里程碑……）。

除此之外，C 和 D 一样，同是执行层，而执行往往比分析和决策要容易得多。 P 和 A 就被很多同学忽视了，尤其是 A ，存在感并不强。这跟互联网公司普遍追求持续迭代、快速验证的工作模式有关，我们其实并没有关注很多项目为什么失败，错了再继续下一个项目，但这样一来久而久之很容易丧失持续迭代自己的能力。

说了这么多，你要怎么用 PDCA 做过程管理呢？我们先来还原一个案例，然后再逐点分析。

如何用 PDCA 做过程管理？

1.案例还原

李明亮是一家教育公司研发中心的技术总监，前两天，公司启动了 S 级的大促项目，李明亮的团队接了其中 3 个子项目：A、B、C，那么他要怎么分配自己的时间、精力、抓住重点把控过程呢？这是第一个问题。

子项目 A （对交易系统进行改造）最复杂，风险也最高，需要对旧的核心系统做大量的改造，可旧的核心系统已经运行了好几年，负责人也迭代了好几次，这次要让谁负责呢？是团队目前能力最强的小王，还是对旧系统比较熟悉的老张？为了保证顺利交付，他想从方案设计、资源协调、落地执行、上线安排全程的深度参与，不知道是否合适，这是他遇到的第二个问题。

子项目 B（增加对新营销玩法的支持）难度适中，李明亮交给了刚进入部门的小宇，小宇主观意识非常强，给出了很多的方案，一直希望李明亮放手让自己去试，李明亮犹豫了。这是他遇到的第三个问题。

子项目 C （根据压测瓶颈联合多团队进行系统调优）难度低，但是琐碎，涉及外部团队，老马虽然沉稳，但是沟通能力差，李明亮不知道是否让他担任这个工作，遇到了第四个难题。

他计划在确定人选之后，每周五与各个项目负责人 OneOne 项目进展，每两周三个项目一起做整体进展的对焦和复盘，但因为日常也在了解情况，目前节奏很紧张，例会该取消吗？这是他遇到的最后一个问题。

2.思路分析

如果是你遇到类似的问题，怎么解决这 5 个问题呢？

在 08 讲我提到，目标的制定要“定策略、拆任务、细到人”，Plan 的重点就是把复杂的任务或项目拆解出它的关键节点与里程碑，这样你才能确认自己应该跟进什么、什么时候跟进、跟进到什么程度（以一般的技术项目为例，很多同学眼中最基本的里程碑就是各个开发的关键节点：方案确定，开始编码，进入测试，系统上线……）。

总的来说，P 需要结合具体的实际场景情况而定，比如 DB 的设计、服务的设计、上线的方案，不同的项目中可能未必都是关键节点，你要看人、看项目具体分析。

那么在前两个问题中，李明亮应该重点抓 D （执行）和 C （检查）：多给空间勤观察、狠抓节点做辅导。因为公司级项目目标比较清晰，重点在执行过程的把控上，并且因为几个项目同步进行，李明亮要保证的是三个项目的结果，自然无法完全 ALL IN 到某一个项目中。

所以，他一方面要放手给员工完成 Plan 的时间和空间，根据项目需要来确定会议的频次，确保信息及时且充分地对焦。另一方面要按照约定检查节点、对不同的项目和员工，要采取不同的方式。

子项目 A 既然难度最大，改造也是面向新系统和未来发展考虑，所以如果我是李明亮的话，会选择能力最强的小王来主导，最熟悉的老张为辅助，然后再结合最初定义好的关键节点，适当放手。

因为计划实施的主角是员工，过度干预会让员工束手束脚，所以给负责具体任务的同学足够的时间和空间，Leader 少干预，日常以观察和帮助为主。**在这里，比较重要的一点就是在于你怎么拿捏干预的度，这其实是你管理动作的核心，**我建议你在项目关键节点（P）的基础上关注团队伙伴的动态，比如项目进展中遇到的问题、团队成员的工作状态等。

很多能力和经验是历练出来的，只要过程可控，过程中走一些弯路也未必是坏事，要允许犯错。但是你要注意，放手不等于放任，更不等于不闻不问，你依然要对最终的结果负责。

针对第三个问题，既然子项目 B 的小宇能力稍弱，李明亮就应该多关注细节，了解进展，给予帮助，放手是对结果的不负责。你要在 Check 的环节多下功夫，才能确保项目和目标的一致与达成，一定要定期、多维度、较真地 Check！（比如，可以借助会议和邮件做好关键节点的把控与对焦，同时也将信息最大程度打通，那怎么用好它们就比较关键了。）以会议为例：

当然了，有的时候我们在 Check 时也会走进一些误区，比如：

到了里程碑和关键点时间才进去 Check，日常对进展不关注、不跟进；
把追杀结果当作追过程，与员工不讲 Why，不讲方法，这是“管理者”的常见病。团队 Leader 要清楚，成员需要的是你的帮助和支持，而不是简单的情绪发泄；
关键动作不够连续连贯，做出决策或者给出解决办法之后就默认问题已经解决，后续缺少跟进。

第四个问题比较容易解决。阿里有一句土话，叫“借事修人，借人成事”。项目 C 的难度和风险小就意味着更加可控，老马比较合适，针对沟通的问题，你可以驱动并帮助他在这个项目中得到锻炼，同时保持足够的关注确保整体进展与结果。

最后一个问题， 如果项目节奏紧张、你日常跟进也比较到位，那么可以取消周会。但是复盘会依然需要召开，因为前者的作用更多是信息同步对焦，它可以融入日常，而后者是将三个项目放在一起看整体，思考过程中的得失好坏，这是对团队和项目一个提炼沉淀的动作。

而Action的核心在于建立循环，复盘优化。 没有一成不变的计划与执行，只有不断调整的行动力。具体要怎么做呢？可以参考下面这些关键点。

复盘前：复盘前的核心在于思考复盘的目的和产出是什么。借此，你才可以明确复盘会议主要会聊些什么，哪些人会参加。
复盘中：自省是复盘会的基调，复盘就一个目的“找到团队的不足加以改进，以便在未来取得更好的结果”。所以每个人没必要甩锅，也没必要全盘否定。在复盘的过程中，一定要把问题找准，内部对齐，达成所有人的共识。
复盘后：会议有结论，结论有计划，计划有责任人，责任人有行动，要建立机制保证在复盘会上讨论出的结论能够落地。

总的来说，小事儿尽快复盘，借此向团队成员传授自己的经验；大事儿分阶段复盘，抓住重点矛盾，推动事情的顺利发展而非追求完美；事后全面复盘，不管对个人还是团队，找自己的问题都是 ROI 最高的方式，找到问题的一方才有改善提升的可能。

小结

今天，我结合李明亮的案例讲了对过程管理的理解，以及PDCA模型的认知和具体的应用技巧。我日常会用 PDCA 模型处理各类事务性工作，因为它不复杂，可以以较低的成本，更有条理地处理日常繁杂的工作，希望这个模型也可以是你做过程管理的利器，用它将管理方法体系化，使结果越变越好。

总的来说，这节课我想强调这样三个重点：

目标不会自己长腿走向终点，你一定要做好过程管理以取得可靠的结果。
追过程不意味着事无巨细都要做，追哪些、什么时候追、追到什么程度才是你更应该关心的。
复盘是 PDCA 管理动作中的闭环，如果每次都能提高一点点，长期积累的变化就很大了。

最后，我想说PDCA不只在管理上有用，它还是一种能够帮你应对各种问题的思考框架，也适用于项目处理，日常生活安排（比如旅游、购物等）。

在我看来，PDCA 这个管理方法遵循了个人的本能，它会将你处理事情的本能更加条理化、清晰化。所以我希望你能举一反三，把 PDCA 这个思考框架融入你生活的方方面面，既提高管理效率，也借此提高生活质量

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