什么是项目沟通管理?

项目沟通管理是一系列过程的集合，这些过程有助于确保正确的人员发送、接收和理解正确的信息。项目沟通管理流程如下：

○规划沟通管理
○管理沟通
○监控沟通

如何制定项目沟通管理计划？

项目经理需要清楚地概述他们将如何管理项目之间的沟通。这可以通过创建项目沟通管理计划来实现。

在创建计划时，项目经理应该遵循以下五个步骤：

○确定你的目标：你沟通的目的是什么？你可以使用一些沟通工具来提高意识，例如状态报告。其他的可能需要采取行动，例如要求赞助者批准支出或要求客户批准项目测试。

○确定你的受众：谁是这个项目的利益相关者？你应该把所有涉及的人都列一份详尽的名单。考虑所有受项目影响或影响项目成功的人。这个列表应该包括团队成员、赞助商、客户和其他相关方。

○写下你想要传达的信息：每一种交流的信息是什么？这是要共享的实际内容。需要沟通的关键部分包括范围、进度、预算、目标、风险和可交付成果。

○选择你的渠道：消息将如何传递？它会是一份通过电子邮件发给所有利益相关者的正式报告吗？还是在团队会议上进行非正式的口头汇报？

○设定一个时间表：你什么时候传达你的信息？你的利益相关者需要每周或每月的报告吗？有最后期限吗？考虑一下不同的时区和员工时间表。

你的项目沟通管理计划应该足够详细，包括你为什么要发送信息、发送给谁、发送哪些具体信息、如何发送以及何时发送。

让你的利益相关者参与这个计划的创建是很重要的。你需要了解他们的偏好和期望。如果你过度沟通，他们可能会停止关注你。但是，如果你沟通不足，可能会导致误解和问题。

管理项目沟通

一旦项目沟通管理计划被创建并批准，项目经理的工作就是确保它的成功执行。这意味着计划需要定期审查和更新，以反映对项目或利益相关者的任何更改。

项目经理还必须管理项目沟通管理计划的执行。这包括：
○数据的收集和分析
○为沟通创建信息
○沟通信息的传输或分配
○储存任何通讯报告、档案或文件
○检索任何存储的沟通
○在项目结束或设定日期后处理任何旧的沟通

监控项目沟通

这一过程包括在整个生命周期中监控和控制项目交流。可能包括确认以下事项：
○通讯按计划进行
○他们被适当的利益相关者接受
○信息被理解
○任何相关的反馈都提供给适当的项目成员

实际的监控类型，包括方法和频率，应该是项目沟通管理计划的一部分。

如何在项目沟通管理中取得成功？

良好的沟通是项目成功的关键因素。事实上，沟通不畅是项目失败的主要原因之一。项目沟通管理确保不会发生这种情况。

成功的项目经理在各种渠道上使用正式和非正式的沟通方法。这有助于增加消息被接收的机会。使用简单的语言，坚持相关的主题，保持信息简洁，把所有的信息都包含在一个地方，以减少沟通失败的机会。

以下沟通管理技巧也可以增加项目经理成功的机会：
○较强的积极倾听技巧
○熟练的写作技巧
○优秀的口语能力
○提出问题并探索更多的信息
○设定和管理期望
○激励人们参与其中
○解决冲突的技能
○总结和复述你所听到的内容的能力

沟通不畅可能会扼杀一个项目，改善沟通能使项目成功最大化，风险最小化。此外，如果项目经理能够使用现代的项目管理软件与项目涉众人员进行有效的沟通，这意味着他们团队将获得更多的项目沟通技巧。

使用8Manage PM这样的项目管理软件可以帮助你在项目管理沟通中更好地协调团队。不论是人员申请、审批还是验收等请求，你都能通过软件实时收到通知并提醒你事项的进度与反馈。

你也可以针对项目目标，责任，期望和反馈进行清晰的沟通。8Manage PM实时跟踪项目信息，自动检测项目质量及风险，一发现异常马上预警，为你在面对问题时能有更多补救的时间。

而且，团队成员和利益相关者可以在系统内对项目某一任务或结果发起讨论或即时聊天。项目文档资料、项目成员都在同一系统上，不需跨平台操作，来龙去脉一目了然。这样针对性的沟通更有效率，对项目顺利执行至成功交付很有帮助。

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