第十二章 项目采购管理
基本概述
概述:采购管理是项目组从项目外部获取产品、服务或成果来满足项目的需求。由于项目的复杂度,将项目的一些工作以外包(合同)的形式给一些组织。一个项目可能有多个执行组织。在采购管理中,项目团队是甲方,除采购管理外的九个管理中,项目团队是乙方。
战略合作管理:企业仅靠自身无力应对激烈的竞争,因而借助供应链的力量,整合各成员企业的优势资源,形成整体竞争力。因此,必须必须摒弃“以企业为中心”的传统管理模式,以代之现代战略合作的管理模式。本质是供应链管理。
采购管理四个过程:
规划采购管理(又叫,编制采购计划):写一个文档。叫做采购管理计划,里面规定了,决定采购什么、何时采购、如何采购,还要记录项目对于产品、服务或成果的需求,并且寻找潜在的供应商。
实施采购:向外部发布采购文件,从潜在的供应商处获取信息、报价、投标书或建议书。审核所有建议书或报价,在潜在的供应商中选择,并与选中者谈判并签订最终合同。
控制采购:管理合同以及买卖双方之间的关系,监控合同的执行情况。并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。
结束采购:完成单次采购的过程。
采购管理八个步骤:
- 需求确定与采购计划的制定。【买一本高项书】
- 供应商的搜寻和分析。【淘宝、京东、当当、拼多多等】
- 定价:竞争报价或谈判。【看价格】
- 拟定并发出订单。【下单购买】
- 订单的跟踪与跟催。【发货进度跟踪】
- 验货和收货。【验货和收货】
- 开票和支付付款。【货到付款】
- 记录管理。【做个记录】
采购管理与五大过程组之间的关系
一、规划采购管理
- 概述:写一个文档,采购管理计划。里面规定了,决定采购什么、何时采购、如何采购,还要记录项目对于产品、服务或成果的需求,并且寻找潜在的供应商。主要内容包括:供应商管理、产品采购目录管理、采购需求管理、采购计划管理。
- ITO:
- 输入:
- 项目管理计划【分计划、项目基准(范围基准、进度基准等)】
- 需求文档
- 风险登记册【进度风险、成本风险等=>采购风险】
- 活动资源需求
- 项目进度【根据进度采购产品或服务】
- 活动成本估算【例:外包服务所需资金】
- 干系人登记册
- 组织过程资产【主要是合同类型】
- 事业环境因素
- 工具:
- 自制/外购分析
- 市场调查
- 专家判断
- 会议
- 输出:
- 采购计划【从形成采购文件到合同收尾的采购过程】,主要作用:
- 为企业组织采购提供了依据
- 可以有效地规避风险
- 有利于资源的合理配置,以取得最佳经济效益
- 采购文件【招标文件:潜在卖方的报价建议书】
- 采购工作说明书【外包工作范围说明,采购说明书来自于项目范围基准】
- 供方选择标准
- 例:规模、业绩、技术
- “自制/外购”决策
- 变更请求
- 项目文件更新
- 采购计划【从形成采购文件到合同收尾的采购过程】,主要作用:
- 输入:
二、实施采购
- 概述:向外部发布采购文件,从潜在的供应商处获取信息、报价、投标书或建议书。审核所有建议书或报价,在潜在的供应商中选择,并与选中者谈判并签订最终合同。主要内容包括:询价比价管理、采购谈判、采购合同签订
- ITO:
- 输入:
- 采购计划【采购什么、何时采购、如何采购】
- 采购文件【招标文件】
- 卖方建议书【投标文件】
- 项目文件【合同模板】
- 采购工作说明书【外包工作范围】
- 组织过程资产【以往供应商合同】
- 工具:
- 招标人会议【投标前阶段】
- 广告【招标阶段】
- 建议书评价技术【评标阶段】
- 独立估算【评标阶段】
- 专家判断【评标阶段】
- 分析技术【评标阶段】
- 采购谈判【收标阶段】,合同签署前,对合同的结构、要求、其他条款加以澄清,并取得一致意见
- 输出:
- 选中的卖方
- 合同
- 资源日历【主要指租赁资源(物),资源数量、可用日期等】
- 变更请求
- 项目管理计划更新
- 输入:
三、控制采购
- 概述:管理合同以及买卖双方之间的关系,监控合同的执行情况。并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。主要内容包括:采购不合格控制、采购文档管理、采购货物管理。
- ITO:
- 输入:
- 项目管理计划【采购管理计划等】
- 采购文件
- 合同【不可随便修改,若需修改,需双方协调一致通过,并经过批准(批准的变更请求),后面采购要按变更后的合同进行】
- 批准的变更请求【变更合同条款并经过批准,再进行采购控制】
- 工作绩效报告
- 工作绩效信息
- 工具:
- 合同变更控制系统【涉及合同修改】
- 检查与审计【检查与审计卖方产品或成果是否符合卖方要求】
- 支付系统【符合要求】
- 索赔管理【工期或费用补偿】
- 采购绩效评审【买方依据合同,审查卖方在规定的成本、进度内完成项目范围和达到质量要求的情况】
- 报告绩效【买方依据合同,评估卖方提供的工作绩效数据和工作绩效报告,形成工作绩效信息,并向买方管理层报告】
- 输出:
- 工作绩效信息
- 变更请求
- 项目管理计划的更新
- 项目文件更新
- 组织过程资产更新
- 输入:
四、结束采购
概述:完成单次采购的过程。项目收尾或阶段收尾的一部分,将相关文件归档,形成组织过程资产。
ITO:
- 输入:
- 合同
- 合同收尾程序【项目收尾过程规定了合同收尾的方法】
- 项目管理计划【采购计划】
- 采购文件
- 工具:
- 采购审计【总结采购过程的经验和教训】
- 采购谈判【解决合同中未解决的问题和争议】
- 记录管理系统
- 输出:
- 合同收尾
- 组织过程资产更新
- 输入:
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