停止你的周报焦虑!一键生成报表模板的神器来了
进入职场后,打工人每到周末都会有一种焦虑——周报焦虑
知乎上有个近10w浏览量的热帖,“如果一家公司要写日、周报,你能得出什么结论?”
天天被日周报折磨、苦不堪言的互联网打工人一时找到了吐槽的出口,纷纷留言:
其实,总结下来,大家不喜欢写日、周报的原因大概就是3点
1.没东西写:工作量不多,写了就会被知道在摸鱼
2.写起来太麻烦:作为业务人员琐事太多,要一件一件列出来又麻烦又没意义
3.占用时间:下班的时间很宝贵,不想再浪费时间去回忆今天做了什么
既然大家都这么讨厌写日周报,那为什么大多数公司还是要保留写日周报的制度?
对于员工而言
- 日报是对每日工作的复盘,清楚知道自己今天做了什么;
- 周报是承上启下的桥梁和纽带,复盘自己一周工作的完成情况和不足点,最重要的是周报在职场上是个保护自己工作成果的最佳工具,一定要好好利用。
对管理者来说
- 通过日报明白员工目前的工作内容;
- 用周报了解员工的工作进度和工作内容是否偏离核心目标;
其实从本质上来说,日报、周报都是公司业务管理的一部分,目的是为了更好地向下管理和向上反馈,但说得好听,实际做起来却不是这么回事儿。
作为一个数据人,我就曾经在某生产制造企业的业务部门工作过一段时间,那时候每周要把十多个工厂的生产数据整合在一起做数据分析,把各个厂生产数据的Excel表重复性地复制粘贴到一个表中,分析完后还要做成周报,抄送给各个领导,每天早晚都在Excel的苦海里挣扎。
在那工作了两年后,我就跳槽到大厂当数据分析师了。刚进去的时候,我以为薪资涨了,工作量也会翻倍,但没想到大厂业务数据的日、周报基本都实现自动化了,根本不需要人工做表,这样我就可以把主要精力放在最重要的数据分析上,而不是取数整数上。
比如像下面这样的周报模板,就是自动化报表,一个模板就能代替无数张Excel表。
按我多年数据分析的经验来看,想实现上面这样的自动化报表,有三个关键问题要弄明白:
①报表的取数问题 ②报表的自动生成 ③报表的自动发送
一、报表的取数问题
对于大部分公司来说,生产进度只能人工整理汇总Excel表格,数据乱且杂,报表人的取数工作肉眼可见的困难。这就是为什么大家在做日报周报的时候,想要的数据取不出来,想填的数据填不进去,费了半天时间整理的一堆日报只能烂在自己手里。
但用FineReport直连数据库功能,就可以很好解决这个问题。
简单来说,就是FineReport在数据库的支撑下搭建了一个数据中心,想做报表时就可以直接从库中取数;同理你也可以将其集成到OA系统、ERP系统之中,随时取数、找数做报表。
除此之外,FineReport还拥有填报功能,数据部门可以根据业务人员提的需求来设计填报模板。业务人员通过设计好的模板录入数据,数据就会同步到数据库中。
二、报表的自动生成
FineReport可以将制作好的周报模板保存在数据平台中,在之后需要再次制作周报时直接将模板调出来就可以用,一劳永逸。
另外,我们在做周报的时候,为了让领导能够一眼就看清楚他想知道的数据,我们可以对数据进行图表可视化。这也不难,只要在FineReport中选择自带的数据图表就可以非常直观地观察数据,而且图表组件之间还能实现联动和下钻。
总结一下,制作好周报模板后将其保存在数据平台里,再把数据的呈现方式美化,就完成了报表的自动生成。
三、报表的自动发送
一般情况下企业每天的日报都是按时发给领导的,但是每次都需要手动上交报表,一旦临时有事,还要麻烦其他同事帮自己交报表。
这个问题可以用FineReport的定时调度功能解决,在系统设置好定时任务,它会自动按时将做好的报表发送邮件或者短信给查看报表的人。
总结
其实对于大多数企业来说,除了日报、周报等报表外,还有很多固定报表是需要定期做的。这就导致数据部门得花费大量时间在基本的取数整数工作上,费时间效率低。
而自动化报表流程不仅可以减少人力、时间成本,还可以让数据部门把主要精力放在数据分析上,真正把数据的价值用到位,让数据推动业务,辅助管理者进行决策,而不是仅仅让数据的价值停留在领导的手机和邮箱里。
关注我并转发该文章,私信回复“报表”,即可获得工具下载方式,错过可惜!
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