项目管理基础：10.项目沟通管理

做好沟通规划，使用软件等有利技术协助项目沟通，进而促进项目相关利益者管理的过程正式化，并且在项目团队沟通过程中确保关键信息的发布方式和方法。适时进行报告绩效。重要的：项目进行过程中要不断的改善沟通的方法与技巧。

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- 做好沟通规划，使用软件等有利技术协助项目沟通，进而促进项目相关利益者管理的过程正式化，并且在项目团队沟通过程中确保关键信息的发布方式和方法。适时进行报告绩效。重要的：项目进行过程中要不断的改善沟通的方法与技巧。
一、沟通管理的重要性
二、识别利益相关者
三、沟通规划
四、信息发布
- 1.使用技术来强化信息发布
- 2.分发信息的正式与非正式方法
- 3.用有效、适时的方式发布重要信息
- 4.选择适当的交流媒介
- 5.理解小组和个人沟通需求
- 6.为提供坏消息搭建舞台
- 7.确定沟通渠道的数量
五、项目利益相关者管理
六、绩效报告
七、改善项目沟通的建议
- 1.管理冲突
- 2.开发更好的沟通技巧
- 3.有效召开会议
- 4.有效的使用电子邮件、即时通讯和协同合作工具
- 5.使用项目沟通模板
八、使用软件协助项目沟通

一、沟通管理的重要性

现行问题：
1.业务专家等使用者与开发者之间存在技术术语的沟通问题。
2.现行教育注重技术能力而忽略沟通等软技能等方面的要求。
3.从事IT项目，信息技术与软技能同等重要。

重要性：
1.存在大量的口头沟通活动，有时会辅以笔记、图标等。
2.人们希望同伴认真倾听并做出反应。
3.非正式的公开演讲
4.位置的提升。

主要目标:
确保适时而恰当地产生、收集、发布、储存和处置项目信息。、

五个主要过程：

识别利益相关者。识别出项目的所有利益相关者，并且确定最好的管理方法。主要输出：利益相关者登记册和利益相关者管理策略。
规划沟通。确定信息及需求。输出：沟通管理计划和项目文件更新。
发布信息。使工程利益相关者即使获得所需信息。主要输出：组织过程资产更新。
管理利益相关者期望。满足需求和期望并解决问题。输出：组织过程资产更新、变更申请、项目管理计划更新及工程文件更新。
报告绩效。收集并发布绩效信息。输出：绩效报告、组织过程资产更新和表更申请。

二、识别利益相关者

为了达到项目管理的最终目标，必须识别所有利益相关者。但是在项目进行过程中，人员流动，合作关系的变化等原因，利益相关者也会变化。所以使用联络网来确保所有关键利益相关者很重要。而且要实时更新。

利益相关者登记册： 包含已被确认的项目利益相关者详情的公共文件。（不能包含敏感信息）

名字
职位
是否是组织成员
在项目中的角色和联系方法
要求和期望

利益相关者管理策略： 加强利益相关者对项目支持度的方法。
（比较敏感）

名字
角色
利益水平
影响力
潜在管理策略

三、沟通规划

沟通管理计划： 指导项目沟通的文档，跟随项目需求而变化。

项目沟通需求的确定： 理解组织结构和做好项目干系人分析。

沟通管理计划应解决的问题：

利益相关者的沟通需求。
需要沟通的信息，格式、内容、细致程度等。
谁会收到这些信息，以及谁会产生这些信息。
传达信息的推荐方式或技术。
沟通频率
为解决问题所需的向上提报程序。
更新沟通管理计划的再版程序。
常用术语表。

项目沟通中保持一致性可使组织运行更顺利，所以制定某种形式的沟通管理计划并与利益相关者尽早评审，能够帮助预防和减少以后会产生的沟通问题。

四、信息发布

决定分发信息的最佳方式。包括：技术的使用、正式和非正式的沟通和沟通的复杂度。

1.使用技术来强化信息发布

使用内部项目管理信息系统：编制文档、会议备忘录、客户需求等。编织成电子形式。可以储存本地也可以发布到网上。（不是敏感信息）
可以把这些信息标准化。同时制定备份程序。
使用一些网上企业信息平台：钉钉、微信等。

2.分发信息的正式与非正式方法

项目经理在沟通管理计划中应该根据项目的实际明确双方认可的沟通渠道。不同的人对不同程度或类型的沟通产生的反应不一样。但通常在交流项目信息时双管齐下。

补：非正式方法的好处：

很多人是外向型，喜欢与别人交谈。
可以培育人际关系，增强倾听别人的能力。
让项目发起人体验到扮演的角色，能够得到更好的反馈。

3.用有效、适时的方式发布重要信息

一些要注意的方面：

书面报告中没有提供所需的重要信息。
不愿报告坏信息的倾向。

要注意的方式：

口头交流：建立更牢固的人际关系。额外的要关注肢体语言和语气。通过观察，来与他人互动。
简短而频繁的站立会议。
鼓励面对面沟通进而限制其他的在线沟通。

4.选择适当的交流媒介

在选择何时使用何种交流方式方面，项目经理必须满足组织、项目和个人的需要。

5.理解小组和个人沟通需求

人是不可互换的：即项目进度不能只靠增加人数。所以了解沟通中的个人偏好十分重要。

项目管理者和他们的团队要明确自己和其他项目利益相关者的沟通风格、偏好。然后提供多种沟通方式和一个能够激发开放的对话环境。（原因：信息接收方很少能够完全了解信息发送方的原意。）

6.为提供坏消息搭建舞台

提供信息的语境，也就是传达坏消息前可以假设一个更坏的消息。

7.确定沟通渠道的数量

项目人数增加，交流渠道就会随之增加，使得沟通的复杂性也增加。

当团队人数超过3人时，沟通渠道就会迅速增加。
项目管理者应该试着将团队或小组的规模最小化。

五、项目利益相关者管理

项目经理特别需要了解他们怎样通过各种沟通方法、人际交往技巧和管理技巧来满足项目利益相关者的需要和期望：即项目规定的范围、时间、和成本目标。或者是使客户、发起人感到满意。

想要都满足很难，所以要进行重要性排序：期望管理矩阵。

六、绩效报告

利益相关者可获知为了完成项目预期目标过程中资源的使用情况。关键输出：绩效报告和预测

绩效报告：状态报告、进度报告

状态报告：描述项目在一个特定时间点的具体情况。截止记录时在会议范围、时间、成本目标等方面的状况。
进度报告：描述了项目团队在特定时间段完成了哪些任务。一周或者一个月。

预测： 基于过去的信息和趋势推测项目的将来状态和过程。

报告绩效的另一个重要技术：状态评审会议：
每月或每季度等阶段性，工程和项目主管在会议上报告项目的整体状态信息接受评审。

七、改善项目沟通的建议

1.管理冲突

5种控制冲突的基本方式：

2.开发更好的沟通技巧

沟通培训 ：小投资大回馈，而且软技能的知识寿命更长。
了解文化差异、进行国际性互动和国际化团队建设：改善不同文化之间的沟通技能。
领导力：适当的计划、支持改善高层管理领导的沟通，能建立起更高的期望，树立起沟通的榜样。

3.有效召开会议

有效利用会议时间的原则（避免无用或抵消的会议）：

衡量会议是否有确实举行的必要：能有更好的方法解决就避免开会。
界定会议目标和预期产出：让所有会议计划者和与会者都清晰地了解会议的目标。
确定谁应该参加会议。
在会前为与会者准备议程。
准备讲义或者直观道具：准备好后勤安排，整理自己的思绪和想法。
专业地开会：介绍出席人员、会议目的、基本要求。确保时间，做会议记录等。
提前制定会议要求。
建立关系：搞点幽默，对提议进行奖励等，保持会议的热情气氛。

4.有效的使用电子邮件、即时通讯和协同合作工具

清楚何时如何使用这些工具。

指南：

根据你所要送出的信息选择适合的发送媒介。
确保发送给正确的人。
使用有意义的主题行，使读者快速明白邮件所包含的信息。
将内容尽量限定在一个主题下，多主题则多发几封邮件。
主题部分要清晰、简明，发送之前要重读确认。
限定附件的数量和大小。
删除不需要保存或回复的邮件。
确保邮件的安全性。
尽快回复。节省阅读时间。发送时，如果不需要对方回复，一定要告知。
学会使用新更新的重要功能。
备份文档。
进行汇总和归类。

5.使用项目沟通模板

项目经理需要寻找、开发和共享相关模板和样板文档，为常见的项目沟通内容提供例子和模板：项目描述、项目阶段、月度绩效报告、问题日志等。

这些模板可以去网上搜索。

八、使用软件协助项目沟通