软件项目管理

项目范围管理概述
- 项目范围的定义
- 项目范围管理
- 项目范围管理的步骤
- 项目范围管理的重要性
- 项目范围管理过程
项目启动
- 了解IT项目背景信息
- 项目启动的依据
- 项目的启动会议
项目章程
项目范围规划
- 范围规划的依据
- 项目范围管理计划
项目范围
- 范围定义
- 定义项目范围的目的
- 范围定义的依据
- 项目范围说明书
- 范围定义的工具是工作分解结构
- WBS的用途
- 制作WBS的方法
- 工作分解结构图的内容与要求
- WBS的应用
- 制定和应用好WBS要遵循的基本原则：
项目范围确认与控制
- 项目范围确认
- - IT项目范围确认的步骤
- 项目范围的控制

项目范围管理概述

缺少正确的项目需求、定义和范围确认是导致项目失败的主要原因。
IT项目最大的问题是项目需求与范围的不确定性和易动性。项目的首要工作是有效的控制项目范围。
IT人员缺乏对企业信息化的深刻理解，他们更多地把视角放在技术上面,而忽视了对企业需求获得能力和信息化的感悟能力的造就。
IT项目的成功从需求开始，优秀的需求分析与设计人员是IT 成功之本。
软件如果缺乏与管理的真正融合，所有使用者会感到软件是一个没有灵魂的躯壳，软件对于企业管理的作用就失去了许多应当体现的价值。
全面地面向需求的IT项目开发组织是一切保证的基础，如果组织不以客户需求为导向，那么任何其他努力都将化为乌有！

项目范围的定义

项目范围是指产生的项目产品及产生这些产品经过的所有过程。
项目范围的定义包括两个方面的含义:
项目产品范围
项目工作范围

项目范围管理

项目范围管理是指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制过程。
项目范围管理的主要任务是，保证项目利益相关者在项目要产生什么样的可交付成果方面达成共识，也要在如何生产这些可交付成果方面达成共识。

项目范围管理的步骤

把客户的需求转变为对项目产品的定义。
通过工作分解结构，把项目产品的定义转化为对项目工作范围的说明。
项目干系人认可并接受项目范围。
授权与执行项目工作，并对项目进展进行控制。

项目范围管理的重要性

1、范围不明确的后果是项目的范围蔓延，项目永远也做不到头；
2、对范围的理解不一致的结果是项目组的工作无法得到其他干系人的认可。
3、对于软件项目来说，这两种现象非常突出，它严重阻碍了项目的成功。
4、确定项目的范围对项目管理来说非常重要，它至少能起到如下作用：
a.提高费用、时间和资源估算的准确性
b. 确定进度测量和控制的基准
c.有助于项目分工
5、优秀的项目经理必须做到在项目的定义、开发阶段准确地界定范围，在项目的实施与收尾阶段有效地控制范围。

项目范围管理过程

1、范围规划：制定项目范围管理计划，确定与控制项目范围，定义 WBS；
2、范围定义：制定详细的项目范围说明书，作为项目决策的依据；
3、制作WBS：将项目大的可交付成果与项目工作划分为较小和更易管理的组成部分；
4、范围核实：正式验收已经完成的项目可交付成果；
5、范围控制：通过对造成项目范围变更的因素施加影响，控制项目范围的变更。

项目启动

1、项目启动是项目范围规划之前的必要活动，成功的启动项目是有效的进行项目范围管理的前提。
2、在项目启动的过程中，项目经理应该熟悉项目背景，了解项目干系人，研究项目的商业需求和用户需求，初步确定项目范围，给出项目预算、制定项目章程。
3、项目范围管理中的启动具有两层含义：
1）第一层是正式启动一个新项目；
2）第二层是确定一个既存项目是否可以进入下一个项目阶段。

了解IT项目背景信息

（1）启动项目时需要掌握的基本信息：
1、项目是否具有明确的结果定义 ü 项目是否有行业标准、国家标准或国际规范
2、项目的开始日期、截止日期是否合理 ü 项目发起人是否有权开展项目
3、项目是否有财务支持
4、项目是否有人做过、使用情况如何
（2）启动IT项目时需要掌握的技术信息：
1、采用新技术将会怎样影响使用者
2、采用新技术会对其它软件造成什么影响
3、采用新技术和正在使用的系统的兼容性
4、采用新技术的风险大小
5、采用新技术的供应商在行业中的业绩如何
6、网络建设情况如何

项目启动的依据

1、IT项目的启动一般与企业的中长期目标联系在一起，所以启动项目首先要从组织整体环境和战略计划上进行考虑。
2、项目启动应该重点考虑如下几个方面：
1）企业战略目标
2）项目选择的标准
3）项目建设的目的
4）项目成果说明书
5）与项目相关的历史资料

项目的启动会议

1、由于IT项目需求复杂、影响面广、实施周期长，涉及部门多，且相关人员没有太多经验，因此项目的启动会议尤为重要。
2、召开项目启动会议的主要目的是使项目的主要利益相关者明确项目的目标、范围、需求、背景及各自的职责与权限。
3、启动会议是否成功，直接影响到项目组工作的展开和项目的顺利实施。
4、启动会议的成功需要把握如下要点：
ü 会议目标与要求
ü 会议前的准备工作
ü 参加会议的人员
ü 会议的主要议题
5、应该明确，在项目和项目的每一个阶段，都应该举行具有成效的项目启动会议。

项目章程

1、项目章程是正式承认项目存在的重要文件，它可以是项目立项书、企业需求说明书、产品说明书、项目任务书等。
2、组织通过它来授权项目工作的正式开展。项目的主要干系人需要在项目章程上签字，以表示承认在项目需求和目的上已经达成一致，并承诺提供相关的支持。
3、项目章程应该通过管理者对项目及项目所需的条件进行客观的分析后颁发；
4、项目章程的一个重要的作用是对项目的存在与项目经理的权力从组织的高度给予确认和声明。
5、项目章程的内容
ü 项目名称
ü 项目经理
ü 联系方式
ü 启动时间和计划完成时间
ü 项目目标与预算
ü 实施策略与方法
ü 角色与职责
ü 备注

项目范围规划

1、范围的确定是逐渐进行的，从最初对于项目最终交付成果的概念，到在项目发展中对于交付成果越来越细节描述的文件，逐步深入。
2、项目应该交付所有在项目范围内所描述的内容。范围内不包括的任何工作都不应该在项目中开展。
3、范围规划就是确定项目范围，明确项目的主要可交付成果，制定项目范围管理计划，记载如何确定、确认与控制项目范围，以及如何制定与定义WBS。
4、项目范围的确定与管理直接关系到项目的整体成功。

范围规划的依据

范围的规划建立在项目启动的基础上，主要考虑的依据有：
ü 环境因素
ü 组织过程资产
ü 项目章程
ü 项目初步范围说明书

项目范围管理计划

1、项目范围管理计划描述对项目范围如何进行管理，项目范围怎样变更才能与项目要求相一致等问题。
2、项目范围管理计划是项目管理团队确定、记载、确认、管理和控制项目范围的指南。
3、项目范围管理计划的主要内容有：
ü 根据详细的项目范围说明书制作的WBS
ü 正式确认与验收项目已完成可交付成果的过程
ü 控制详细项目范围说明书变更请求处理的方式

项目范围

范围定义

Ø 范围定义是根据范围规划过程定义的范围管理计划，采取一定的方法，逐步得到精确的项目范围。
Ø 任何一个项目都有 3 个主要约束条件，即质量、时间、成本。这三个条件是相互影响、相互制约的，而且往往是由于范围影响了时间和成本。
Ø IT项目的工作是一次性的独特工作，“怎么做？”、 “做到什么程度？”，这都是项目范围定义必须回答的问题。

定义项目范围的目的

（1）便于项目的具体分工,明确各成员的权、责、利；
（2）提高对成本、时间以及资源估算的准确性；
（3）为绩效测量与控制定义一个基准计划；
（4）便于进行明确的职责分配。

范围定义的依据

Ø 在分析和界定项目产品范围和项目工作范围时，必须依据项目已有的各种文件和在项目范围定义工作中所搜集到的信息。
ü 项目文件包括：项目章程、项目初步范围说明书、项目范围管理计划、批准的变更请求。
ü 搜集的信息包括：环境因素和组织过程资产信息、 IT项目专业领域对项目交付成果和项目工作的客观要求方面的信息、项目范围变更请求方面的信息、项目限制条件与假设条件信息。
Ø 需要特别强调的是，IT项目合同中确定的各种约束条款都是项目范围定义过程中应该着重考虑的项目限制条件和项目假设前提条件。
Ø 在项目范围定义时还应该核查项目组织的日常运营和其他项目是否会对本项目范围定义产生影响或制约。
Ø 在项目范围定义时还应该充分考虑利用相关项目的历史资料和信息，这些历史项目中的错误、疏忽和经验教训对新项目的范围定义是很有借鉴作用的。

项目范围说明书

Ø 详细项目范围说明书是初步项目范围说明书的进一步细化。
Ø 详细项目范围说明书详细地说明了项目产品或可交付成果及生成这些项目交付成果所要求的工作。
Ø 详细项目范围说明书应该是项目相关利益主体对有关项目目标和要求的共同意愿表述，人们可以由此制定后续的详细计划和业绩评估基线，并开展各项项目工作。
详细的项目范围说明书主要包括如下内容：
ü 项目目标和项目范围指标
ü 项目产品范围说明
ü 项目可交付成果的规定
ü 项目约束条件和假定条件
ü 项目配置关系及其管理要求
ü 项目批准的规定
软件开发人员为客户所承担的最重要的职能是不断重复地抽取和细化产品的需求。 Ø 事实上，客户往往并不知道自己需要什么，因此他们通常不知道哪些问题是必须回答的。
Ø 如果你无法详细而清晰地将客户的需求用书面的形式表达出来，则表明你没有完成系统范围定义的任务。

范围定义的工具是工作分解结构

Ø 工作分解结构（ Work Breakdown Structure-WBS）是一种为了便于管理和控制而将项目工作任务分解的技术。
Ø WBS是一种以可交付成果为分解对象、以结果为导向的分析方法。
Ø 通过WBS对项目所涉及的工作进行分解,所有这些工作构成了项目的整体范围。

WBS的用途

Ø WBS确定了项目整个范围，并将其有条理地、分层次地组织在一起。
Ø 通过WBS，项目工作被分解为较小和更加容易管理的多项工作，而每下降一个层次意味着对其进行了更详尽地说明。
Ø 属于工作分解结构底层组成部分的计划工作叫做“工作细目”，可以安排在进度表中，用来估算费用，进行监视和控制。

制作WBS的方法

Ø 使用指导方针: 根据颁布的编制WBS的指导方针/样本/模板，制定WBS。
Ø 类比法 : 借助类似产品的WBS，用它作为起点，制定新项目的WBS。
Ø 由上至下法: 从项目最大的单位开始，逐步将它们分解成下一级的多个子项。
Ø 由下至上法: 让项目组人员一开始就尽可能地确定项目有关的各项具体任务，然后再将各项具体任务进行整合，并归总到 WBS的上一级内容当中。

工作分解结构图的内容与要求

Ø 工作分解结构是一个以产品或服务为中心的项目组成部分的“家族树”，规定了项目的全部范围。
Ø 工作分解结构图是将项目按其内在结构或实施过程的顺序进行逐层分解而形成的结构示意图。
Ø WBS主要有两个基本要素——层次结构、编码。
（1）WBS的分解层次
①先明确并识别出项目的各主要组成部分，即明确项目的主要可交付成果。
②确定每个可交付成果的详细程度是否已经达到了足以编制恰当的成本和持续时间估计。
③确定可交付成果的组成元素。
④核实分解的正确性。
Ø 最顶层是项目本身，即整个IT项目所有的工作任务总和的概括性描述。
Ø 第二层是项目的主要可交付的成果，其中必须包括的是对项目完成阶段具有里程碑意义的提交成果。
Ø 第三层是根据第二层进一步细分之后的子成果的总结，可以根据第二层的划分标准从不同的方面对子任务进行划分，根据子成果不同的特点，不断地进行分解，直到小到可以直接管理的任务的最底层。这时，可交付的子成果就会被进一步分解成一系列的工作包。工作包也叫工作任务。是整个项目的最小可控制单元。这个层次上的项目活动均是对项目客户的需求和目标的最直观的执行，也是项目团队成员关注的最底层。每个工作包都有明确的活动，有固定的执行人员，有确切的开始结束日期，有预算的资源消耗和成本计算。同时，每个工作包也是项目进度监督检查的最小控制点。
（2）结构设计。
WBS结构的总体设计对于一个有效的工作系统来说是个关键。结构应以等级状或树状来构成，使底层代表详细的信息，而且其范围很大，逐层向上。
WBS结构底层是管理项目所需的最低层次的信息，在这一层次上，能够满足用户对交流或监控的需要，这是项目经理、工程和建设人员管理项目所要求的最低水平；结构上的第二个层次将比第一层要窄，而且另一层次的用户所需的信息由本层提供，以后依次类推。
（3）WBS编码设计由高层向下层用多位码编排，要求每项工作有唯一的编码

WBS的应用

ü WBS描述了项目的工作范围，它可以使人们能够清楚地知道整个项目要做些什么工作，以及项目的可交付成果是通过开展哪些工作而生成的。
ü WBS不但是项目工作的客观描述，而且是后续项目估算、进度计划和跟踪考核的基本单位。
ü 没有包含在WBS里的工作是不应该做的。

制定和应用好WBS要遵循的基本原则：

ü 一个单位工作任务在WBS中是唯一的；
ü 一个WBS项的工作内容是下一级各项工作之和；
ü WBS中的每一项工作都必须明确由一个人来负责；
ü WBS必须与工作任务的实际执行过程一致；
ü 谁来完成WBS中的任务，谁就应该参与WBS的制定；
ü 每一个WBS项都必须归档；
ü WBS必须灵活性，以适应无法避免的变更需要。
ü WBS必须能够回溯，以确保项目范围的一致性与完整性。

项目范围确认与控制

Ø 要形成一份满足干系人需求的范围说明书和WBS是一件非常不容易的事情，而项目范围确认和范围变更控制则更具难度。
Ø 由于IT项目的特点，范围蔓延的现象屡见不鲜，正是诸如范围蔓延等类似的问题，导致了许多项目的失败。
Ø 因此，对项目范围进行确认，并制定专门的范围变更控制程序尤为重要。
Ø 范围确认是指利益相关者对项目范围的正式接受。
Ø 范围控制是指对项目范围变更的控制。项目范围控制关心的是对项目范围变更的因素施加影响，并控制这些变更，使它朝着有利于项目成功的方向发展。

项目范围确认

Ø 为了能使项目范围得以正式认可，项目团队必须形成明确的正式文件，说明项目产品及其评估程序，以评估是否正确和满意地完成了项目产品。

IT项目范围确认的步骤

① 确定需要进行范围确认的时间
② 识别范围确认需要哪些投入
③ 确定范围正式被接受的标准和要素
④ 确定范围确认会议的组织步骤
⑤ 组织范围确认会议。

项目范围的控制

Ø 范围变更的表现形式多种多样，如客户改变对功能需求的想法、项目预算发生改变甚至项目环境发生变化等。
Ø 在IT项目中，范围变更可能来自服务商、供应商或者客户，也可能来自项目组织内部。产生变更可能有如下一些原因：
ü 需求不明确
ü 系统实施时间过长
ü 用户业务需求改变
项目范围控制是指当项目范围变化时对其采取纠正措施的过程，以及为使项目朝着目标方向发展而对项目范围进行调整的过程。
Ø 进行项目范围控制时，需要重点考虑以下几个方面：
ü 范围控制是必须的，世界上不存在没有变化的IT项目。
ü 项目范围变化，并不仅仅意味着工作量的增加。
ü 项目范围控制的目的不是阻止变更的发生。
ü 积极地、主动地进行项目范围管理，使变更朝着有利于项目顺利完成的方向发展。
Ø 为保证项目变更的规范和有效实施，通常会采取以下措施：
ü 项目启动阶段的需求范围变更预防
ü 项目实施阶段的需求范围变更
Ø 项目范围的变更是项目的一部分，对项目范围变更做出回应才是最重要的。

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