技术团队如何高效开会

我身边有很多做技术的朋友，他们都有个共同点就是非常讨厌开会，每次聚在一起，这些程序员们都要说今天领导开的会是多么的无趣，他们只希望能够静下心来，沉醉在自己的代码世界中，敲代码改bug。他们的梦想是：为了让世界变得更加美好，而付出自己的青春。这才是这帮程序员最应该去做的事情。为何讨厌的会议总是来纠缠我们？我们不想开会，我们只想静静。

其实我们都知道，要想让工作顺利开展当面沟通的会议是必不可少的。可是，每当我们放下手头的工作，打断自己的思路，满怀憧憬，奔向会议室的那一瞬间，一段痛苦的时刻即将开始，就像没有味道的口香糖，想吐又找不到垃圾桶。我们原本希望通过会议让大家一起解决问题，并希望会议结论可以快速落地执行起来，但事实总是事与愿违。

实际情况是无休止的讨论，就是没有结论，甚至会出现两种观点的争论；还有一些人参与感低，当大家讨论的热火朝天时，他不是低头偷完手机就是在记事本上乱画，一副旁观者姿态；原本计划 30 分钟的会议，竟然开了 2 个小时，不是肚子饿了到了下班时间，会议还真结束不呢；很多参会者被莫名其妙地叫来，但会议的主题却与自己没太大关系。这些低效的会议让我们觉得还不如微信工作群能解决问题。

我开过最长的一次会是从下午4点开到凌晨1点多，整整9个小时，过程实在难忘。经过多次会议折腾，我总结了一套如何高效开会方法，今天分享给还在痛苦的会议中摸爬滚打的朋友们，记得把这篇文章转发给你的领导，动作一定要轻，姿势一定要帅。一共分为这六招，按照这套方法来开会，效率一定会翻倍，重要的是会议时间大大缩短。

第一招：要有明确的会议目标

每个会议都需要有一个明确的目标，且目标最好只有一个，如果有多个那么一定要分清主次，并在会议正式开始时前公示给大家，让大家提前做好准备（相关资料，相关人员发言），与会成员所有交流的内容都要围绕这个目标，在固定的时间内，锁定重要目标而不偏离主题是会议组织者最基本的素养。

其实会议目标混乱这也是最容易踩的一个坑，我们总是希望一个会议能讨论尽可能多的问题，最好每个问题都要有结论。可事实情况证明，这只是无意义的贪求。与其让精力分散，不如让目标聚焦，俗话说：不要丢了西瓜捡芝麻。

举例：

本次会议目标：讨论本月团建的用餐地点

那么会议就只讨论地点问题，不要讨论其他边缘性的问题，如：是否准备游戏互动节目，准备多少瓶饮料，是否布置场地等。

第二招：准备简单的会议流程

会议流程需要结合会议目标来制定，流程一定要越简单越好，每个环节都要合理的预估时间，会议组织者要严格执行会议流程。

作为会议的组织者，如果不知道如何计划会议流程，建议这个会议最好还是不要开了。大量事实证明，哪怕有一个简单的会议流程，也比没有要好太多。会议环节一般不要超过 4 个，环节越多，时间越难把控，风险也就越大。

我们应该在会议开场就介绍会议的目标与流程，以及结束时间，在开始前礼貌地要求大家在会议期间不要看手机，不要做与会议无关的事情，与大家达成一种会议规则，互相监督。

第三招：把控会议时间

会议时间要尽可能短，能 30 分钟开完，绝不用 35分钟，简短并不意味压缩时间而忽视重要信息，把控恰当的会议时间是会议组织者的基本功。

作为会议的组织者，要用好时间这个资源。首先需要把控的是会议的整体时间，我们需要对会议流程进行分解，分别评估每个环节的时长，从而计算出整个会议的总时长。个人建议会议不要超过一个半小时，太长的会议，只会让大家感到疲惫和崩溃。

注意，在会议进行过程中，我们需要参考已有的会议流程，把控每个环节的时间，需要做到的是灵活，而不是死板，需要根据会议现场情况来决定是否提前或延长。时间把控一定要做到合理，确保变化在一定范围内即可。

第四招：邀请合适的参会人员

邀请的参会人员是否合适，将决定会议的重量与结果，选择不合适的参会人员只会浪费企业资源，人力成本同时间一样都是最贵的资源。

其实参会人员太多往往不是什么好事，表面看来重要信息可以同步，实际情况却会让会议变得难控，如果出现一个有争议的问题，就会陷入混乱。当然还有另一种可能，所谈论得话题与有些同事的相关性不大，只需少数几人讨论，其他人要么看电脑，要么玩手机，这些都是成本的浪费。

第五招：渲染活跃的会议气氛

活跃的气氛是高效会议的兴奋剂，没人愿意花时间去参加一次沉闷无聊的会议，如何将会议变得生动有趣，让大家愿意讲出心中所想，考验的是会议组织者的互动技巧。

有些会议组织者一开场就把会议气氛搞得十分紧张，尤其是一些团队管理者。紧张的气氛会抑制大家主动表达自己的想法，从而得不到预期的会议效果。更严重的是，死气沉沉的会议将变成会议组织者的个人演讲，然而这场演讲还得不到任何的掌声。反之，作为会议组织者，我们应该学会如何活跃气氛，调动参会人员的情绪，就像一场培训一样，会议也需要有一个“破冰”的环节。

此外，我们虽然是会议组织者，但并非是独角戏演员。我们要做的是组织大家来探讨，并通过提问来引导大家去思考，最终为需要解决的问题达成结论。其实我们更像是一名编剧兼导演，其他参会者才是真正的演员。

第六招：编写会议纪要

会议中实际交流的内容肯定会比计划的更加丰富，会议组织者需要将会议所交流的内容清晰地表达出来（包括会后待办任务），当然也可以在会议前邀请一位参会者负责记录。

记录会议纪要是有必要的，也是有技巧的。由于是会议节奏较快，记录时可以仅使用一些关键字，便于会后梳理和总结。所记录的会议纪要一定要具备条理性，需要做到让没有参加会议的同事也能看得明白。对于会后需要落地执行的任务，应该指定相应的负责人和结束时间，便于跟进和追踪。

下面是我以一个季度会议为例，写的会议流程，请大家参考。

会议目标：总结上个季度产品销售情况，讨论下个季度销售打法

参会人员：销售部所有人员

会议主持人：销售部经理

记要记录人：销售部副经理

会议时间：2018.7.24（星期二）10：30---12：00

会议地点：2号会议室

会议流程

10:30-11:00（30分钟）（销售部经理总结本部门销售业绩）
11:00-11:20 (20分钟 ) (销售业务人员发言）
11:20-11:40 （20分钟）（部门经理发言下月销售打法）
11:40-12:00 (20分钟）（会议记录人发言总结会议）会议纪要发到与会人员邮箱

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