excel数据分析 - 10个数据透视表的优化技巧
目录
数据透视表的注意事项
1 优化切片器
2 自定义透视表和切片器排序
3 同一透视表的刷新设置
4 透视表单元格的进度条形式
5 自定义透视表的计算字段/项
6 使筛选类别并排显示
7 多重合并计算数据区域
8 用数据透视表作非重复计数
9 设置万元单位的数据格式
10 加减按钮 隐藏/添加
数据透视表的注意事项
所用的数据源应该是一维表,即每列字段都仅包含一种数据信息;
不能包含空行和空列,数据源表的首行单元格应都有文本内容
1 优化切片器
① 隐藏无数据的选项
添加切片器 → 切片器设置 → 项目排序和筛选 - 隐藏没有数据的项
② 设置切片器列数
可在切片器设置界面,设置列数、按钮高宽度、外部高宽度
③ 报表连接
将不同的数据透视表or数据透视图,通过切片器连接,实现视觉动态的多个透视表联动
注:切片器的报表连接功能,需连接的数据透视表的数据源 完全相同
④ 固定切片器的位置
右键切片器 - 大小和属性 → 锁定纵横比 → 选中 不随单元格改变位置和大小
2 自定义透视表和切片器排序
- 文件 - 选项 → 高级 → 常规 - 编辑自定义列表
- 输入自定义排序,以东南西北为例 → 可用enter键隔开,或者用英文的逗号隔开 →确定
- 回到数据透视表 - 选中表头单元格 → 左键 - 排序 → 其他排序选项
- 选择 其他选项 → 自动排序 - 取消勾选 每次自动更新报表时自动排序
- 主关键字排序顺序 - 选择之前新增的“东区,南区,北区,西区”
- 刷新透视表,此时切片器和透视表都已经按照区域排序
3 同一透视表的刷新设置
① 透视表刷新后,首行的行高保持不变
- 选中透视表任意单元格 - 右键 - 数据透视表选项 → 布局和格式 - 取消勾选(自动调整列宽) & 选中更新时保留单元格格式
- 选中透视表首行所有单元格 → 设置自动换行 → 用空格键填充首行单元格
② 设置透视表自动刷新
- 选中透视表任意单元格 - 右键 → 数据透视表选项 → 数据 - 打开文件时刷新数据
③ 利用定义名称 自动更新透视表的数据源
- 公式 - 名称管理器 → 新建名称 → 名称输入自己想设定的表名,以下表为例, 输入“石榴卖出记录”
- 引用位置 输入公式=OFFSET(工作簿!$A$1,,,COUNTA(工作簿!$A:$A),COUNTA(工作簿!$1:$1))
- 此处即 =OFFSET(CCC!$A$1,,,COUNTA(CCC!$A:$A),COUNTA(CCC!$1:$1))
- 即从A1个单元格开始,$1:$1即为第一行,如需要从A2单元格、第二行开始,则该对应的内容即可=OFFSET(CCC!$A$2,,,COUNTA(CCC!$A:$A),COUNTA(CCC!$2:$2))
- 随后往下输入新的行,刷新之前建立好的透视表 → 透视表会自动刷新数据,无需重新选择数据源
注:该定义的表是从第一列开始,所以新增的行的第一个单元格,即第一列的位置不能为空
4 透视表单元格的进度条形式
- 选中对应数据 → 开始 - 条件格式 → 数据条 - 渐变填充
- 另: 同比增长率 - 与上一年同期对比(去年同一个月)
- 环比增长率 - 与上期对比 (上个月)
5 自定义透视表的计算字段/项
① 在透视表新增自定义公式字段/项
a.新增计算字段:
- 透视表中,可添加自由算式的列值,运用目前已在透视表中的列项数值,进行自由运算。以某月的产品的库存天数为例:
- 库存天数 =库存月*30
=(当月的期末库存 ÷ 近三月的平均销量)*30
先透视表中,已经包含了各个产品的当月期末库存列数据,近三月的平均销量。透视表如下:
产品 | 求和项:期末库存 | 求和项:近3月平均销量 |
aaaa | 453049 | 715033.3333 |
cccc | 637169.8 | 98413.7 |
bbbb | 687535 | 165224 |
eeee | 536528.8 | 433857.8667 |
dddd | 55368 | 52319.33333 |
fffff | 130672 | 154896 |
gggg | 97032 | 31786.66667 |
hhhh | 28460.7 | 57251.63333 |
总计 | 2625815.3 | 1708782.533 |
- 点击 数据透视表分析 → 计算 - 字段、项目和集 → 计算字段
- 在 名称 输入 库存天数 → 在公式框输入库存天数的计算公式,可直接点击(字段)处的“期末库存”和“近3月平均销量”,添加对应符号,补充完整公式 → 点击确定后,透视表就已经新增了库存天数列
- 设置单元格格式,把小数点去掉 → 设置居中,优化呈现效果 →去掉表头里多余的字符,如“求和项:”,如出现“已有相同数据透视表字段名存在”的提示框,在表头的单元格适当添加空格即可。
- 最后结果如下:
产品 | 期末库存 | 近3月平均销量 | 库存天数 |
aaaa | 453049 | 715033 | 19 |
cccc | 637170 | 98414 | 194 |
bbbb | 687535 | 165224 | 125 |
eeee | 536529 | 433858 | 37 |
dddd | 55368 | 52319 | 32 |
fffff | 130672 | 154896 | 25 |
gggg | 97032 | 31787 | 92 |
hhhh | 28461 | 57252 | 15 |
总计 | 2625815 | 1708783 | 46 |
b.新增计算项:操作同上,不过首先要点击数据透视表中【列标签】这一单元格,计算项才可以往下操作
② 查看已存在的自定义公式列/项
- 选中透视表的点击 数据透视表分析 → 计算 - 字段、项目和集 → 列出公式
- 得出结果如下:
6 使筛选类别并排显示
- 右键筛选处单元格 → 数据透视表选项 → 布局和格式 → 在报表筛选区域显示字段 - 水平并排
- 选中后筛选区域字段,可同时在数据透视表的首行显示,呈现如下
7 多重合并计算数据区域
需求:在同个工作簿中有多个页签,需要计算同个种类字段的同种数据,如不同页签有不同产品的数据,需要计算各个产品的销量,输出在同一个数据透视表里。
注:不同页签的首行字段需要一致,即选中的每列标题一致,否则透视表会输出多列数据
步骤:
- 按 Alt + D + P 呼出(数据透视表和数据透视图向导)→ 多重合并计算数据区域 - 数据透视表 →
- 创建单页字段 → 选定区域 - 分别选中各个页签的源数据的两列 → 完成
- 输出结果如下,可在(页1)选择不同项查看数据,每项代表一个页签:
8 用数据透视表作非重复计数
- 新建透视表 - 勾选 “将此数据添加到数据模型” → 值字段设置 → 下拉 在计算类型找到非重复计数
注:未添加到数据模型的透视表,不会出现(非重复计数)的计算类型,原本的计数为重复计数
9 设置万元单位的数据格式
- 选中单元格- 右键 → 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 →在【类型】种输入0!.0,万
- 即可显示以万元为单位 结果如下
销售月 | |||
2022年1月 | 2022年2月 | 2022年3月 | 总计 |
100.7万 | 50.1万 | 79.1万 | 229.9万 |
18.9万 | 1.8万 | 6.0万 | 26.7万 |
36.7万 | 49.2万 | 85.9万 | |
0.0万 | 0.0万 | ||
1.1万 | 0.6万 | 1.0万 | 2.7万 |
10 加减按钮 隐藏/添加
要把透视表中的行 加减号去掉,取消选中 “+/-按钮” 即可
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