如何与教授用电子邮件联系
来源:http://www.douban.com/note/218446985/
昨天看到某水的《我想听听你们说话的声音》,挺感动的。今天又看到这篇《玩笑贴》,里面第一条说要开一个四课时的“邮件的写作规范及修辞”,才想起曾经也写过这个问题。这些东西是我刚来美国的时候,参加一个讲授如何写邮件的讲座的笔记,那时候我还没怎么写过事务性的邮件。现在近两年过去了,我大概平均每周要收一百封邮件,发二三十封邮件,所以对如何写邮件也有了一些新的体会。在笔记里,我把新添的东西写在[]里。
注:这事儿没有一定之规,只要掌握原则(即第六条和第十一条)就好。具体的写法其实不必拘泥。笔记里的这些“规矩”,也都是可以随着人际关系和具体情境的不同而变化的。
补一句有关“套磁”的吐槽:如果你没看过教授的论文,对其研究很不了解,邮件里通篇只有两个意思:今年招人么?你看我合适么?那也就别怪人家不回复了。你再怎么语言得体,再怎么消极礼貌,都没用。
更新: 谈谈消极礼貌
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1. 邮件主题(subject)不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的,在发件时会替换显示实际地址,所以无需在主题里再写一遍。
[RDX童鞋的补充:关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人,以及主要是什么事。很多教授只看主题。]
2. 在第一封邮件中称呼对方,两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。(例如Prof.、Hello、全名云云)
Dear Dr. *** /Dear Professor ***(***是姓)
[一定要看清楚对方的简历,确认其确实有博士学位,才能用Dr,不然以后会很尴尬的…… Professor就无所谓,Assistant Professor也是Professor。(可千万别写Assistant Professor ***!=.=)]
3. 收到回信后,可以根据对方的落款,决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字(first name),那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写,那么下一次仍然要用正式称呼。不过,在任何时候,用正式称呼都是保险的。
[如果是联系不认识的教授,最好在见面之前始终用正式称呼;如果是自己的导师或系里的经常会打交道的教授,那么可以尽快转到first name,可以拉近彼此的距离。此外,自己的身份和所处地方的文化也有很大影响。我曾经听一个美国朋友说,本科生称呼教授的first name,是很不可想像的事情;也曾听另一个美国朋友说,她在中北部某校读硕士时,两年下来都一直称自己导师是Dr.某,而且周围的同学也全是这个规矩。]
4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式:My name is *** (全名),and I am … 例如:
My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.
5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况:有人推荐;无人推荐;两人原本相识,但很久没有联系。
[这句话挺重要的,因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好,比如这个教授的同事某某某推荐你去找她,因为某某原因,那么把这个环节表述清楚即可。如果无人推荐(更常见的情况),一定要说清楚原因,例如刚刚看了人家的一篇新作云云(你要确实看过才能这么说),不然人家可能就不往下读了。]
6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negative politeness)。常用的策略有:主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用if句;多用过去时态。
[这是最最重要的两个原则之一。我几乎每天都会在各类邮件里看到这个原则,无论是学生对教授、教授对学生、教授对教授、还是学生对学生。后来我修常人方法学的课程,读到Goffman、Brown和Levinson,真是拍案叫绝。若想深入理解“消极的礼貌”,请读: Brown, P., & Levinson, S. C. (1987). Politeness: Some Universals in Language Usage. Cambridge University Press. ]
7. 避免使用I want和I would like,实在要用,就用I would love。最坏最坏,也要用I wanted代替。
[我从来没见过有人说I want或者I would like,即使是教授对学生。]
8. 多用I was wondering if(一定要用was,而不是I wonder或I am wondering)。
[打交道多了,可以不必拘泥于此。例如也可以说I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的导师,或者工作往来很密切的教授,一天到晚说“I was wondering if”,过分礼貌,其实也挺奇怪的。]
9. 多用would it be possible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。例如:(隐含的意思在括号里,但不可明写出来)
Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?
[很常用,我也经常收到教授用这个句法给我写的邮件。]
10. 避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,是不礼貌的表达。
[这个规矩最宽松,但不熟的人还是不要用please为好。]
11. 提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是:展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。或者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。
[这是最最重要的两个原则之二。]
12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是:
Thank you, and I look forward to hearing from you.
[后半句委婉地暗示着你希望她回复你的邮件。]
13. 落款之后的正式礼节问候是:Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。
[熟了之后就可以多姿多彩了,例如可以写:Best, Cheers, Regards, See you soon, Nice weekend, 云云。或者学我们一个心理测量学家,写:Make sense. 不过,最常用也最百搭的一个或许是:Thanks. 尽管你可能根本没有提出请求,也可以用这个,谢什么呢?——谢谢对方花时间读了你的邮件。]
Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. October, 2010.
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