读书-《番茄工作法图解》
在看了《软技能-代码之外的生存指南》之后(读后感),了解到了番茄工作法这种方法,然后开始尝试去用这种方法规划工作。然后巧的是来到新公司,发现公司很推崇这种方法,很多人还一起读《番茄工作法图解》,开读书会、写文章分享。这种氛围真的是很好,于是我也开始读这本书,有不少收获,记录一下。
一开始使用的时候,最大的感触是“承诺”和“执行力”,每当我开启一个番茄钟的时候我就要完成这个番茄钟、我定了一个每周一次的习惯,那我就要坚持这个习惯。但是,对于番茄钟的用法属于随性使用,规划性少一些,也有不少疑惑。读了这本书解决了不少疑惑。下面以Q&A的形式记录一下。
1、番茄工作法到底应该怎么用?
番茄工作法主要是用来规划和跟踪一整天的工作,分为三个阶段:早上规划、一天执行、晚上回顾。
我们会有很多的待办事项,可以在平时积累这些待办记录在一个列表里。每天早上从待办列表里筛选出今天要做的事情,作为今天的待办事项。并且要对每个事情要预估一下时间,以需要几个番茄钟的方式记录,然后在执行的时候需要看自己的预估是否准确,如果不准确需要找到不准确的原因并在之后进行改进。
执行的时候就是依次执行每个事项,启动一个番茄钟进行工作,一般一个番茄钟25分钟(如果需要调整,也需要执行一两个星期之后根据经验和需要进行调整),番茄钟结束之后休息3~5分钟,然后再开启下一个番茄钟。
晚上对一天的工作进行回顾,看今天完成了什么任务,番茄工作法的执行效果如何,工作收获如何。
2、如何选择今日待办
如果有很多事情要做,那就需要按照优先级去判断。但是有时候很难全局排序,这个时候可以用“冒泡排序法”,先对两个事情对比,找出优先级高的那个,再和别的事情对比,找出优先级高的,当所有的事情对比一遍之后,留下的就是优先级最高的一个;如此循环,就能找到优先级最高的几个事情作为今日待办。
3、如何预估事情的耗时
这个确实是一个很难的事情。但是难的事情都可以进行分解。
一般来说,我们可以根据经验来判断一个事情需要的时间长短。如果一个事情的复杂度超出了我们的判断能力,或者一个事情本身很复杂的时候,一定要把它拆分成小事情,然后对每个小事情进行时间估计。一般来说,事情越复杂,我们的估计就会越不准确。
4、如果在执行过程中,还是发现时间估计少了怎么办?
举例说明,如果一个事情我们估计耗时3个番茄钟,我们每消耗一个番茄钟需要记录一下。当3个番茄钟都使用完之后,任务还没有完成,这时候需要重新估计剩余的事情还需要几个番茄钟能完成。然后继续执行。
如果第二次的时间估计还是少了,那就再次重新估计时间。
如果第三次的时间估计还是不够,那就需要考虑一下为什么会一直估计出错,这是一个很严重的问题了。
5、执行过程中被打断怎么办?
这是一个很好、很关键的问题。在工作过程中我们很容易遇到被打断的情况。
书里还给中断进行了分类,分为内部中断和外部中断。内部中断就是在执行过程中自己想出去接个水、想上个厕所等中断;外部中断就是有人过来找你(发消息、当面找你沟通)。
对于所有中断,只要产生了,就一定要放弃当前计时,等事情处理完成后再重新开始番茄钟。每个番茄钟一定是完整不可分割的。然后需要记录下为什么产生了中断,可以后续统计中断产生的原因。
6、如何避免中断?
我们还是希望执行过程不被中断,该怎么做呢?
对于需要上厕所,一定要去,不要为了完成番茄钟而做伤害身体的事情,没有必要。而且完成的番茄钟数量不会作为KPI对你的工作绩效有任何帮助。对于要接水,这个一般还是在休息时间去接水,然后执行番茄钟的时候想怎么喝水都没有问题。
对于外部中断,如果是有消息,一般来说也不会是紧急到需要立马回复的,一个番茄钟25分钟,等当前番茄钟结束之后。可以专门安排一个番茄钟处理所有的消息和回复邮件等。如果有人要当面和你沟通,这种也可以和别人约定一个时间,等番茄钟结束之后再处理。但是一旦承诺了,就一定要实现。
7、回消息和回邮件也需要番茄钟吗?
是的,这种行为也是需要耗费精力的,不要在休息时间完成,要用一个专门的番茄钟来执行。
这个我个人认为可以灵活处理,比如可以开启一个正向计时的番茄钟来处理这些事情,结束之后,如果时间不长,可以继续开启一个倒计时番茄钟来做其他的事情。
另外,如果消息和当前做的事情是统一的,也不一定需要在当前番茄钟结束之后再执行。
8、休息时间是固定的吗?
休息时间如果是看着表计时,那就不是真正的休息了,有种放风的感觉了。
而且,休息不是做给谁看的,这个全屏自己决定。有时候觉得精力比较好,也可以跳过休息阶段直接开启下一个番茄钟,但是稍微休息一下还是比较有意义的。
9、休息时间能很长吗?
最好不要,否则当你进入下一个番茄钟的时候需要重新热身。
10、晚上如何回顾?
最好的方法是遵循一个流程,比如每天晚上问自己几个固定的问题:
今天的主题是什么?今天做了什么?今天有什么收获?
收获是否够大,如果够大,是做了什么导致收获大,是否可以后续复用;如果收获不大,有没有什么可改进办法,前期估计会持续不大,每天想一个办法明天执行,持续看效果。
如果收获不大,有没有尝试走出舒适圈,做一些以前不做的事情,虽然做的不好,但是圈子可以扩大。
11、如果有一些临时事项怎么办?
有时候可能在我们的规划里,有些事情没有考虑到,或者有一些临时出现的事情,或者做着事情的时候突然想到一些事情要做。
对于这些事情,不要打断当前的番茄钟。把他们单独记录在一个计划外事项列表里。如果这些事情需要处理,那么在完成当前的番茄钟之后,给他们安排一下时间去做。
一些感想
有一些想法,不适合以问题的形式表达,直接单独写一下。
(1)番茄工作法是工具,不是目的。
番茄工作法的目的是提高效率,提高成果。它只是个工具,所以番茄钟个数多不是目的,成果和效率高才是。
所以应该另外设立目标,每天的小目标和长期的大目标,用番茄工作法这个工具,促使自己能更好的做好每天的小目标,能更快的达成长期的大目标。
(2)待办事项管理
番茄工作法是每天把待办列表里的事情筛选出今天应该做的事情,作为今天的承诺。
那么应该还需要一个工具能够管理待办列表,能知道他们的重要性和紧急性。四象限?
(3)番茄工作法强调执行
番茄工作法的思想里,强调的是执行。做好计划之后,只需要执行,这样能减少在做事时因为需要选择而产生的时间消耗。这样能保证执行的高效性。
而且,只关注执行,有另外一个好处,能快速开始。以前我就是经常想的多做得少,快速开始之后,会发现有些思考的时间都是不必要的,做完了就知道了。
记得看过一句话非常好,可以表现出快速执行的好处:我不假思索地上路,因为出发的感觉太好了,世界突然充满了可能性。
(4)大局观
只管执行,容易失去大局观。所以,在番茄工作法里,早上的挑选今日待办很重要,既是事情筛选,也是总揽大局的时机。晚上也是一样的,在执行了一天之后,晚上要做总结,可以做长期规划。
(5)反复回顾
不记得为什么会有这一项了,可能是因为对于番茄工作法做的事情要时常进行回顾,总结自己做的事情,进行改进。
但是,我自己有一个想法:时常回顾一下自己的博客。过一段时间回顾一下自己的博客,然后再过一段时间再回顾一遍,这样自己写的内容就会记忆的更加深刻?
这样能更加有效的提高自己的博客使用效率,输出本身是很有效的方式,输出之后定期回顾就更高效了。反复加强这个效果,把博客利用的更好。
所以博客需要包容更多的东西,反复回顾的不只是博客,把印象笔记也包含在这个计划里。
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