线上办公室 x 音视频会议最佳实践
- 什么是线上办公室?
快速且实时:有别于传统音视频会议的沟通模式,更接近平时在办公室快速拉人现场沟通的场景。发起路径极简,不用建群、不需要事先确认时间和参会人、不会留下任何记录。
- 什么是音视频会议?
视频会议是一种较为重度的沟通方式。借助在线文档,从会前发起接入到会后总结,更适合针对特定议题集中讨论。
- 为什么要结合?
我们认为视频会议是“远程开会”,而不是“线上办公”。
“线上办公室”针对的,是随时可能发起的实时沟通。
一、团队晨会/周会——用音视频会议
场景:晨会/周会是远程办公模式下的固定会议,默认团队全员参加;
要做的是,对齐前段时间进展及当日 TO-DO。
提前进行时间沟通,在日历上预约重复性日程;
有序参会,主持人共享屏幕,同步各项目进展;
在协作文档上,确定当日 TO-DO,分头出击。
二、四人小分队,需要合作撰写一篇指南——用线上办公室
场景:四人小分队接到了一个协作任务;要做的是,完成一篇指南的写作。
协作过程中,并不需要四人共同决策得出结论,也无需留下协作纪要;
完成整个任务需要两至三个小时。如果三个小时全用来开会,时间过于冗长;
并且,所有成员都需要多线程工作,比如同时回复消息,或处理其他任务。
在群聊里开通线上办公室,进行快速、实时的沟通:
四个团队成员需要明确其他人在做什么,这中间也可能有快速调整;
完成指南写作的过程中,有不少细节需要确认,并共同进行字词斟酌。直接交谈效率最高;
群内其他人可以随时退出在线办公室,也可以通过 Banner 快速加入:
遇到疑问,需要其他同事快速确认并解答时:分享线上办公室入口:
完成疑问解答的同事,可以退出线上办公室,继续自己的工作啦。
三、跨部门协作,需要拉齐认知推动进展——用音视频会议
场景:在大群中接到一个明确议题的,需要跨部门协作的任务;
要做的是,确认会议时间,组织与会者对议题进行讨论,并最终形成方案落地思路。
一键创建会议群聊,专事专议更专注;
提前备好议题协作文档,结合视频会议进行默读、评论、讨论;
在群公告中,便捷协作完成会议纪要,方便与会者理清思路、凝聚共识。
四、宁静的下午时光,想开始一场头脑风暴——用线上办公室
场景:某同事在策划一场运营活动。要做的是,完成策划案的撰写;
他希望有兴趣的同事一同参与,碰撞出新的想法。
打开个人在线办公室,分享到群聊里。如果其他人有兴趣及新想法,欢迎快速加入讨论;
需要接电话?暂时给自己静音,不打扰其他人;
有兴趣但没输出,可以静音旁听;讨论告一段落,悄悄离开。
短平快稳,直接开聊。轻松愉快,好像置身办公室。
参考:线上办公室操作指南
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