外贸企业管理系统解决方案丨汇信

外贸企业客户管理现状及存在的问题：

1）只能管理正式客户，无法管理潜在客户。

2）现在管理主要在线外纸面管理，无法集中管理。

3）无法进行各种的客户有效分析，如客户资金状况、客户往来追踪、客户业务量分析等。

4）业务员调换岗位或离职，后续人员无法及时跟进业务。

5）客户资料过于零散，无法跟踪客户历史销售情况、客户投诉、客户来访等资料信息。

解决方案：

1）所有客户信息统一管理，能够设置必填项目，系统自动校验重复客户。

2）客户可以有严谨的审批控制，审核后数据不允许随便更改和删除。

3）可以分正式客户和潜在客户管理，能够对客户分级别管理跟踪。

4）可以管理客户的多个联系人，货代公司、目的港等，便于业务人员后续业务直接调用。

5）可以管理客户的综合信息，客户的业务成交情况，邮件信息，客户投诉信息等。

6）系统自动汇总客户资金管理，并能够管理客户的额度风险控制，确保业务风险控制。

7）灵活的权限控制，如可以实现大区内共享，大区间保密。

8）可以实现对每个客户多种唛头的管理，便于各业务模块选择调用，并随业务要求自动匹配

外贸企业产品管理现状及存在的问题：

1）只能管理量产产品，且商品信息资料太少，无法满足实际业务需要，使工作效率降低。

2）各部门没有形成联通平台,一个产品资料分散在不同部门的不同文件资料中,无法提供有效的信息支持,造成业务效率低下。

3）产品库权限多样性不够灵活，无法按部门或级别设置操作权限，比如可选配置的成本价格只能财务操作，而业务则无权操作。

4）不能够管理产品的多图片。

解决方案：

1）对样品和量产产品统一管理，并且通过量产通知单来确认样品到量产产品的审核控制。

2）可以管理产品的分类、货号、品名、中英文信息、包装信息、价格、图片、海关监管条件、配件搭配种类和用量、可选配置等多种业务实际需要产品信息。并支持系统流程中全程快速调用。

3）全公司能够统一管理产品信息，但是不同部门可以查看不同产品信息，信息透明度提高达100%，又能够保证信息的安全。

4）业务员可根据业务情况，随时在商品库选择需推广产品，直接发送邮件到指定客户或群发给某一类客户，大大提高工作效率

5）支持产品多图片管理，产品图片浏览器管理。

外贸企业对外报价管理现状及存在的问题：

1）无法直接生成不同客人的不同模板的报价单格式，并通过EMAIL直接发送给客户，只能使用线外报价。

2）无法汇总、统计，系统无法给出客人历史购买记录、历史报价等资料参照来支持业务。

3）销售价格无法自动核算，没有如利润率、换汇成本、佣金、折扣、FOB价和CIF价格等管理

4）无法根据企业要求对报价利润率审核监控的风险控制。

解决方案：

1）公司所有的报价能够在CRM系统中进行处理。大区内共享，大区之间不能互相查阅，上级能够查看下属的所有信息。

2）数据可以从商品资料，样品管理中取过来，并能够根据客户的配件搭配和可选配置自由组合快速形成底价，来参考报价。

3）可以按照底价直接核算外销价格，也能够根据客户还盘的要求价格，来倒算利润率。

4）能够打印带图片报价单和其他格式报价单，直接通过EMAIL发送给客户。

5）可以在报价中直接查看对应的邮件。报价可参考本商品、本客户历史成交价格、历史报价等资料，提高报价成功率。

6）业务员不允许更改产品的配件结构和用量。但是可以从可选配置中选择确认具体配置内容

7）报价支持最低利润率监控，及审批管理。整单报价低于底价需要总经理审，底价在11%之间，需要部门经理审核，大于11%小于18%区域经理审核，超过18%业务员直接通过。

外贸企业PI管理现状及存在的问题：

1）PI管理分散在每个业务员手中，领导不能全面查看并监控PI(合同)进度。

2）业务员完全手工操作，工作效率低,重复工作,线外价格核算有可能出现遗漏,每次签PI都要等财务书面确认

3）系统无法对合同的利润、费用、客户资金等状况进行评审监控，风险控制无法进行。

4）无法查看合同产品的历史报价和成交价记录。

5）无法查看合同变更记录与原始合同内容的对比

解决方案：

1）公司所有合同管理能够统一到数据库中，领导可以全面查看并监控合同进度。

2）业务员可以从报价单，商品资料库或者历史合同中快速调入数据信息，不需要重复录入

3）价格核算通过量产通知确认后，后续可以自由组合可选配置，形成底价，核算外销价格。

4）合同的按不同利润率评审，额度风险控制可以进行控制，避免业务风险。

5）可以查看历史报价，历史成交价格。

6）可以对合同进行变更管理，可以查看合同变更记录与原始合同内容的对比。

7）录入的信息可以管理业务，也可以直接输出各种报表，直接发送给客户，工作效率可以提高数倍，并且准确性大大提高。

8）系统自动汇总订单执行状况，便于业务员查询追踪，与客户交流，提高客户服务效率。

外贸企业客户订单管理现状及存在的问题：

1）线下做一次，ERP做一次，同一个工作重复完成,订单工作量翻了1倍

2）必须按每个产品大类制作，系统无法自动将客户PI产品分类生成。

3）无法进行客户PI的下单跟踪。

4）无客户资金及风险控制，加大了企业运行风险

解决方案：

1）数据可以直接从PI调入过来，不用重复录入

2）可以实现PI与客户订单之间一对多，多对一，一个产品，分批下单的管理。

3）可以进行合同的下单跟踪，能够记录合同的已下单数量和剩余数量。

4）客户生产订单额度控制，系统会自动调取本客户资金管理中的可用余额，冻结本次排产货值需冻结的资金，如果资金余额不足，则系统不予通过，反之则直接转ERP客户订单，系统严格监控业务风险。

外贸企业发货管理现状及存在的问题：

1）无法自动返填实际发货结果数据，客人PI实际出货和剩余出货数量的结果无法得到有效追踪。业务员不能得到预警及准确的信息与客人沟通。

2）必须单个货柜分别来显示，对同一中产品如果为多个货柜的，需要录入多次，加大工作量。

3）无客户资金及风险控制，加大了企业运行风险

解决方案：

1）可从客户生产订单或客户PI直接调入数据快速制作发货指令单，可以实现发货指令单与客户订单的多种组合对应。一个指令单可以有多个订单下的多种产品，对一个产品多个货柜的，可以只显示一条记录。

2）能够把ERP中实际发货结果导回到CRM中，并能够按此刷新实际出货和剩余出货数量

3）可以根据发货结果，制作后续发票箱单等报关结汇单据。

4）业务员能够监控管理发货计划和实际发货信息，能够全程掌握合同的执行进度。

5）发货指令和实际发货回填只录入一次，减少了重复操作，工作量可以减少数倍。

6）业务人员处理的业务操作只在CRM中处理，数据交换通过接口处理，方便快捷。

7）客户生产订单额度控制，系统会自动调取本客户资金管理中的可用余额，扣减本次发货货值及订单费用，如果资金余额不足，则系统不予通过，反之则直接转ERP客户订单，系统严格监控业务风险。

外贸企业报关结汇管理现状及存在的问题：

1）现系统不支持制作各种结汇和报关单据，每次都要重新手工录入信息，需要单独只做报关和结汇的各种发票，箱单等单据。

2）经常容易出错，出现单单不符，单证不符，延误结汇。

3)不能按照发票信息进行统计分析和查询。

4）工作重复量大，并且出错率高。

5）无法快速生成客户不同折扣的清关单据。

解决方案：

1）可以直接从实际发货调用数据直接快速生成结汇及报关单据。

2）单据可根据需要自定义设置多种模板报表。可一次性生成发票、装箱单、证明信、装船通知、产地证、委托书等各种单证，保证单单一致，单证相符，确保及时收汇。

3）可根据客户需要直接制作生成不同折扣的客户清关单据。

4）可根据报关需要，按照商品报关品名或海关编码自动合并生成全套报关，生成数据后可根据实际报关需要编辑修改报关单价或金额。

5）能汇总所有出货发票信息，便于领导管理和查询，并进行汇总分析。

6）发票中产品信息能够自动从各模块流转过来，不需要再单独录入。

7）对电放（寄送）提单，可以进行额度风险控制，减少业务风险。

外贸企业综合管理现状及存在的问题：

1）无信用险管理，全凭手工录入跟踪，效率低下。无法跟客户关联跟踪，业务员查询数据困难。

2）无核销单管理，各自手工记录，很难汇总跟进。全凭手工跟进，没有提醒功能，经常延误。

3）无退税管理，全凭手工跟进。无法统计进程、无法统计、核算退税利润。

解决方案：

1）系统统一管理，详细记录信用险额度申请管理、信用险额度管理、信用险申报管理、信用险批复管理等；系统自动汇总客户信用险使用状况，管理、查询方便、快捷。系统自动将信用险汇总到客户资料下，便于业务查询、跟进。

2）核销单登记管理、核销单领用管理、核销单预警、核销单追踪管理。

3）退税申报管理；退税统计跟踪；退税申报数据由报关数据自动刷新生成，无需人工录入。

外贸企业统计管理现状及存在的问题：

1）现系统统计无法实现业务多样性统计。

2）业务、财务统计随时需要调整增加项目，但系统开发实施成本过高。

3）因业务数据在前段存在数据缺失，所以统计数据无法汇总。

解决方案：

1）统计条件自定义，可按实际业务需要按客户、业务员、商品等信息统计相关数据，对市场进行准确分析。并可支持饼型、柱形、线性等图标显示，直观、明了。

2）统计可分权限管理，不同部门、不同职位可统计查看自身权限下的内容。

3）可以按照公司管理需要，由信息部按照业务需要，自定义设置需要报表。

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