界面设计方法 (1) — 5. 表单功能的设计

表单功能，是4大业务功能（活动、字典、看板和表单）中的最后一个，它是各类订货、收货的凭证，是企业月度、季度和年度统计、分析的重要参考资料，是国家、企业等指定要打印、盖章交付和保存的重要形式，同时也是企业经营管理者最为常用的资料形式，领导直接用界面进行查询、分析的比较少，用固定格式的表单资料比较多，因此，表单功能是企业从经营层、管理层和执行层都非常重视的一种功能形式。
另外，具有打印要求的表单功能与其它三种用窗体形式表达的功能（活动、字典、看板），除在用途上的不同以外，在编码实现的技术方面也不一样。

一、表单功能的概念

1. 表单功能的定义
□表单：主要是用纸质形式为载体（包括电子版）展示数据的形式。
□表单功能：表单有两种的代表形式：报表和单据。通常将常用的报表类数据（表）、单据类数据（单）用固化的格式展示或打印。一般在表单上不直接设置操作功能，也不用于输入数据。表单功能具有以下的一些的特点（以下简称为：表单）。

1）粒度
每张表单内容都是根据表达的题目而确定的，粒度决定的参考建议
□用户需求：在一张表单上呈现哪些内容主要是由用户确定的，单据类会比较简单，报表类会比较复杂。
□系统需求：从开发实现的角度看，一张表单上表达的内容过多、逻辑过于复杂，有可能造成日后对表单内容的维护困难，因此内容和维护要适当平衡。

2）功能
表单是用来展示具有固化格式的数据，主要有两类表达形式：报表形式、单据形式。
□报表形式：通常展示的是多条数据。针对某个题目，将系统中某个时间段内符合条件的数据进行抽提、加工、形成分析报表。如：成本分析、销售排名一览、财务月报等。
□单据形式：通常展示的是单条数据，表现形式也大多为卡式、列表，常见的使用场景有：发票、收据、领料单、工资条等；

图1 报表与单据的示意图

3）作用
选择表单功能作为数据处理结果的输出形式，主要有两个理由（不限于此）
□保存与盖章：数据需要用纸打印出来、纸质保存、纸质提交、并要盖章等的场合。
□处理与观看：完成某个统计分析表，涉及到繁多的数据源、复杂的数据逻辑、多重的计算处理等，其结果用窗口的界面形式表达非常复杂场合。同时这样复杂的资料打印在纸上更容易阅读、分析。

2.表单功能的特殊性
表单功能与活动功能和看板功能的异同之处
1）表单功能与看板功能
两者的重要区别有两个部分
□表单形式用于打印（格式是按纸张尺寸设计的），看板形式只用于屏幕展示。
□表单用于固化、静态形式的展示，看板用于动态/静态以及多种查询形式和展示。

2）表单功能与活动功能
□单据：通常与活动功能是“一对一”的关系，比如：用活动功能的“领料记录”输入了领料的数据后，直接在该界面上打印了“领料单”，所以是一对一的关系。
□报表：通常是用多个活动功能记录数据、经过复杂的多重计算后获得的。

二、表单功能的设计

表单的格式要求大都来自于用户（用户根据自己常年的习惯、或正在使用的实体表单等为依据提出格式要求），完全由设计师提供参考意见的场景不多，所以设计师不需要太多地考虑设计理念的问题，主要注意一下复杂度和维护成本之间的关系就可以了。表单设计从三个方面考虑，即：展示对象、展示目的、展示内容，下面用报表类和单据类各一例说明表单的设计方法。

1. 报表类表单
1）格式的选择
报表通常都是由从事某个业务的用户对象根据该业务的要求提出来的，报表是用户查看数据的重要形式，所以报表的原型确定需要与用户进行细致的协商，最好要符合用户的日常习惯，通常业务设计师在报表功能设计时自由发挥的余地不太大。参见图2，报表中的数据量比较大，一般是多条数据的集成。

图2 报表类表单示意原型

2）抽提条件的设定
报表的数据在抽提时，需要借助一个条件设定界面，参见图3。比如：数据的抽出条件通常有时间、部门、产品名称、规格尺寸等。

图3 数据抽出条件的设定界面

2. 单据类表单

1）格式的选择
单据类的原型比较简单，由于是单条数据的输出，所有常见的原型形式为卡式、列表式或是主细表式。同报表一样，单据的形式也是以用户的意见为主设计的。

图4 单据类表单示意原型

2）抽提条件的设定
一般来说，单据类表单的打印按钮设置在记录该单据数据的活动界面上，这样就不需要条件设定的界面了，参加图4。
在图4（a）“合同签订”界面上设置了“打印”按钮，在一个界面上就同时可以完成输入数据、打印“采购合同”单据工作，参见图4（b）。
从这个案例还可以看出，对应与1张表单功能，需要用有2个功能来对应，项目经理在统计设计工作量时要注意。
□活动功能：输入数据用的活动功能“合同签订（界面）”，图4（a）。
□表单功能：展示数据用的表单功能“采购合同（单据）”，图4（b）。
可以看出活动和表单两个功能的名称不一样，这是因为活动的名称通常使用“名动词”，表单的名称使用“名词”带来的。

三、应用设计

由于表单不是窗口形式的界面，只有数据、格式等内容，所以表单不需要特别进行应用设计，业务设计的结果（数据的构成、界面布局等）与开发完成后的效果应该是一致的。

四、记录模板

表单设计结果的记录形式也采用“设计4件套”的模板，请参考本系列第二篇“活动功能的设计”相关部分。

■小结
4种业务功能（活动、字典、看板、表单）的设计方法介绍完了，关于设计难度没有统一的标准可供参考，由于这4种功能有很多的差异不容易直接进行比较，这个评估涉及到项目规模、业务与技术的复杂性以及设计师能力定义等内容，作为项目经理/产品经理对资源进行调配时的依据提出一些参考建议（仅作为参考）
1）看板：需要能够从企业的不同视角（组织、岗位、领域等）来理解如何充分地利用数据、信息向用户展示。企业领导层、管理层都会特别关注看板的设计，因为这是他们的重要信息获取来源之一。设计看板不但需要有业务知识、还要有一定系统知识、美工知识等。

2）表单：复杂表单的设计对业务能力要求较高，它的数据来源会非常的多、计算公式复杂且可能需要多重计算才能得到结果，如果是二维的表格，字段数、计算式以及对结果的测试等工作量都会很大。

3）字典：需要对企业的业务知识、基础数据、标准化方法、字典设计方法等有比较丰富的知识和经验，初学者比较难以胜任这个工作。

4）活动：活动的设计工作量是最大的（可能在70%以上），但由于它以输入原始数据为主，不需要很多中间的复杂计算和处理，因此相对来说难度会小一些（它的特点是承载着管理规则）。

参考结论，4种功能设计难度的参考顺序为（从高到低）：看板＞表单＞字典＞活动。

关于业务设计和应用设计的详细说明，请参见《大话软件工程—需求分析与软件设计》一书。