【酷玩集团】文档管理手册
A3_1 酷玩集团文档管理手册
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目录
1.文档管理者职责
2.文档说明
2.1文档编制标准和指南
2.2文档质量等级
2.3文档具体类型
3.文档修改记录规定
4.文档统一格式规定
5.文档内容规范
6.文档存储结构规范
1.文档管理者职责
确定项目文档管理人员：李欣源。
职责：
1） 监管项目中不同规格文档的分类保存工作：包括文本、图形、表格等
2） 执行项目文档的调取改动工作：即查询、登记是否有所改动
2.文档说明
2.1文档编制标准和指南
1）文档书写规范：
管理信息系统的文档资料涉及文本、图形和表格等多种规格，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括标识符的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。
2）图表编号规则：
管理信息系统的开发过程会用很多图表，对这些图表进行有规则的编号，便于查找图表。
3)文档目录编写标准：
为了及时存档并且方便未来使用，应当编写文档目录。管理信息系统的文档目录中应当包括文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间、保管人等信息。
4）文档管理制度：
为了更好地进行信息系统的文档管理，应当建立相应的文档管理制度。文档管理制度需要根据组织实体的具体情况而定，主要包括确定文档的相关规范、文档借阅记录的登记制度、文档使用权限控制规则等。
2.2文档质量等级
1）【1级】最低限度文档：
适用于开发工作量低于1个月/人的开发者自用程序；应当包括程序清单、开发记录、测试数据和程序简介。
2）【2级】内部文档：
适用于没有与其他用户共享资源的专用程序。除1级文档提供的信息外，2级文档还应当包括程序清单内足够的注释，以便帮助用户安装和使用程序。
3）【3级】工作文档：
适用于由同一单位内若干人联合开发的程序，以及可被其他单位使用的程序。
4）【4级】正式文档：
适用于那些要正式发行供普遍使用的软件产品。关键性程序或具有重复管理应用性质（如工资计算）的程序也需要使用4级文档。
2.3文档具体类型
1）【A类】(公司内部管理文件)：
如规章制度、工作流程等，用于规范领导层干部以及各层员工的行为和工作方式。
2）【B类】（合同协议）：
如与客户、供应商、合作伙伴等干系人共同签订的合同协议，用于明确双方权利义务。
3）【C类】（报告材料）：
如年度报告、财务报表、市场分析报告等，用于反映公司的经营状况和业务发展情况。
4）【D类】（产品文档）：
如产品说明书、使用手册、安装指南等，用于向客户介绍公司的产品或服务。
5）【E类】（培训资料）：
如培训课件、教材等，用于对员工进行技能培训，以实现专业知识传承。
3.文档修改记录规定
1）重视文档撰写与审核：
依据文档编制标准和指南撰写文档，并对文档内容进行仔细审核和审批，确保文档的质量和正确性。
2）记录文档修改历史：
对于重要文档，应当建立修改记录，记录文档的修改时间、修改人员、修改内容和修改原因等信息，以备查证。
3）强化沟通和协调：
在项目执行过程中，应当注重与相关人员之间的沟通和协调，及时了解各方需求和意见，避免文档出现较大偏差或错误。
4）实施文档版本控制：
为了确保文档的统一性和版本正确性，应当对文档实施版本控制，确保每个文档都有唯一的标识符、版号和版本说明等信息。
4.文档统一格式规定
注：制定文档统一格式的意义：统一项目文档格式可以帮助团队在整个项目周期中更好地组织，存储和访问项目文档；可以提高项目文档的可读性和一致性，简化团队沟通和协作，并帮助保持文档的易于访问和管理。
1）标题格式：
统一采用“文档具体类型 文档质量等级_顺序序号<空格>文档主题（含关键词）”格式。例如“D3_6 后端阿里云服务器搭建过程记录”中的“D3_6”表示“顺序编号为6的产品开发工作文档”。（注：具体编号规则见“2.2文档质量等级”和“2.3文档具体类型”）
2）页眉和页脚：
页眉：包括文档的章节名称（若有），记录者，记录日期（左对齐）；
页脚：设置页码，统一采用“i/n”（i为当前页码，n为总页数）格式（居中对齐）；不设脚注。
3）字体（中文/英文）和字号：
标题：总标题采用“黑体/Arial，二号”格式；一级标题采用“黑体/Arial，三号”格式，写作“1.xx”；二级标题采用“黑体/Arial，小三”格式，写作“1.1.xx”；三级标题采用“黑体/Arial，四号”格式，写作“1.1.1.xx”；不设置更低级标题。
正文：统一采用“宋体/Times New Roman，小四”格式；可适当加粗、标蓝、标红、高亮重点部分；“倾斜”表示说明注释内容。
尾注：统一于各章节篇末陈列该章节参考文献或说明性材料，正文部分的引用处须设置相应尾注，采用“①②③...”标识符。
4）段落格式：
缩进：对相同级别的段落设置相同缩进。
行间距：默认为1.25倍行间距。
对齐方式：文字统一采用“两端对齐”方式；图片、表格等均统一采用“居中对齐”方式。
索引：各级标题所在的段落需要分别设置“一级”“二级”“三级”索引，（注：word文件应当建立导航），方便定位检索。
5）图片和表格格式：
图片：尽量采用下面所示格式，设置相同的水平方向长度为“13厘米”（大图）或“5厘米”（小图）；（注：保持默认图片比例，不进行拉伸）在图片下方放置图片命名，采用“图章节号-该章节内图序号 图片信息概括（含关键词）” 格式，如“图1-1 项目团队logo”
图1-1 项目团队logo
表格：尽量采用下面所示格式；在表格上方放置表格命名，采用“表章节号-该章节内表序号 表格信息概括（含关键词）”格式，如“表3-2 工作分解结构”。（注：表序号独立于图序号）
表3-2 工作分解结构
5.文档内容规范
1）项目计划：包括项目的目标、范围、进度、资源、风险等。
2）需求分析：包括项目的需求、用户需求、功能需求、验收标准等。
3）设计文档：包括项目的系统架构、设计方案、技术选型、编码规范等。
4）测试计划：包括测试用例、测试流程、测试工具、测试数据等。
5）编码文档：包括程序代码、注释、接口文档等。
6）部署文档：包括部署环境、配置信息、安装说明等。
7）维护文档：包括维护手册、故障排除指南、更新记录等。
8）项目总结报告：包括项目实施情况、成果评价、经验总结、改进建议等。
6.文档存储结构规范
1）按阶段存储：将文档按项目开发过程中的不同阶段进行划分与存储，参考项目生命期的各阶段划分，建立一级文件夹。（注：如有必要，还可按照子阶段、底层活动进行划分，建立相应文件夹）
2）按具体类型存储：在一级文件夹下，进一步按不同具体类型进行划分，应分别建立“A类、B类、C类、D类、E类”二级文件夹。
3）按质量等级存储：在二级文件夹下，进一步按不同质量等级进行划分，应分别建立“1级、2级、3级、4级”三级文件夹。
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