48个快速操作office技巧

1.细长表格如何打印

又细又长的表格不要直接打印。

解决方法：

光标置于表格内部，ctrl+A全选表格，然后Ctrl+C复制。

接着打开world，Ctrl+V粘贴，单击布局，找到栏，选择三栏。选中表格，最后光标置于标题行，单击表格布局，重复标题行。

2.一秒删除空白页

解决方法：

首先光标置于空白页开头，右键单击段落，将行距改为固定值(1磅)，点击确定，表格下方的空白页消失啦。

3.Excel表格自动加边框

解决方法：

选中表格区域，按住【Ctrl+T】，转化胃智能表格，每次添加新数据就会自动上边框。

4.图片转表格

解决方法：

打开qq，鼠标放到这个剪切小剪刀，选择屏幕识图，框选图片，这样内容就被识别出来啦。然后点击右下方转为在线表格。

5.带单位的表格计算

在表格中，如果单位是手动输入的，直接用公式计算会出错。

科学做法：

先在前两个单元格分别输入a=10*15，a=8*3接着点击下一单元格，按住Ctrl+E，会发现所有数值都被提取出来。然后按住Ctrl+H,打开查找替换对话框，再查找处输入a,替换位这边不用输入内容，然后点击全部替换。这样就能对带单位的表格进行计算。

6.Excel表格添加图片提示

像这样鼠标右键单击就会出现对应图片提示，这种效果是怎么做？

解决办法：

首先点击单元格，右键新建注释，先讲里面内容删除，接着将光标移到注释的边框上，出现黑色十字的时候，右键选择设置“批注格式”，点击“颜色与线条”，再点击颜色的下拉按钮，选择“填充效果”，“图片”，“选择图片”。

找到准备好的图片，点击“插入”，再勾选“锁定图片纵横比”，点击确定，再次确定。最后调整图片大小，图片就会移动显示出来。

7.批量删除括号内的答案

一个个删除太麻烦了。

快速解决办法：

选中括号和答案，Ctrl+C复制，接着Ctrl+H，打开替换对话框，在查找内容这栏，按Ctrl+V粘贴，将括号内的字母换为同一个英文问号。

任意单个字符，在替换为这栏，继续按Ctrl+V粘贴，将字母改为两个空格。

最后单击“更多”，勾选使用通配符，选择“全部替换”括号内所有的答案。

8.快速对齐目录页码

你还在这样拼命敲键盘，对齐目录吗？

解决办法：

首先选中目录文本。

右键单击段落。

选择制表位，制表位位置输入34。

对齐方式选择右对齐。引导符选择第第二项。

在标尺上34个字符处。会出现一个小小的制表符标记。

接着只要在每个目录页码面前，敲一下Tab键，目录对齐就做好啦。

9.制作身份证数字小方格

首先光标置于单位格内，单击“表格布局”，拆分单元格。

拆分单元格，行数设置1，列数设置为18，也就是身份证号码的位数，点击确定。

10.整理名字到表格

老板需要你把微信聊天记录的人名添加到表格里。如果你复制粘贴，名字会全部挤到一个单元格里。

解决办法：

因为姓名中间是用顿号隔开的。勾选“其他”，在这里输入“、”。再点击“下一步”，点击“完成”。

11.Excel批量隐藏列

还在一个个手动操作。

解决办法：

首先Ctrl+F调出查找对话框。查找内容输入“说明”，点击查找全部。

关闭对话框，按下Ctrl+O,就能批量隐藏所有列。

如果要批量取消隐藏列，该如何操作？可以按住鼠标左键批量选中列，右键选择“取消隐藏列”。

12.生僻字加拼音

如果文档中有一些生僻字不会念，要是重要场合会尴尬。

选择所有人名，在【开始】选项卡的【字体】，单击【拼音指南】按钮，点击【确定】。

13.Excel二级联动下拉菜单

解决办法：

【Excel二级联动下拉菜单】

Excel

先选中右边的省份信息【公式】根据所选内容创建勾选首行点击确定。

选中城市下面的单元格【数据】数据验证允许选择序列然后在编辑栏输入这个函数：INDIRECT($A2)，点击确定。

WPS

先选中右边的省份信息【公式】指定勾选首行点击确定。

选中城市下面的单元格【数据】有效性允许选择序列然后在编辑栏输入这个函数：INDIRECT($A2)，点击确定。

14.精准移动表格

解决办法：

【Word】灵活移动表格

单击表格左上角十字符号，全选表格，同时按住shift+alt+方向键，表格就可以一行一行移动到准确的位置啦。

15.一秒去除超链接

【Word】Word一秒去除超链接

一秒清除所有超链接：Ctrl+A选中全文，接着同时按住Ctrl+Shift+F9键。

16.轻松输入生僻字

生僻字不知道怎样打出来，怎么办呢？

解决办法：

【Word】如何输入生僻字

输入法先输入一个u，接着将生僻字拆开输入（嫘=女+累），此时字和读音就出来啦。

通过U拆分生僻字的偏旁部首的方式，去输入文字，可以快速轻松输入生僻字并认识它们的读音。

17.快速录入数据

@替代输入单元格的内容，点击【确定】。

在表格里输入任意数字，快速录入班级。

18.office快捷键

world快捷键操作

Excel快捷键操作

PPT快捷键操作

19.表格文字居中对齐

选择要居中的文字，然后单击【表格布局】，再文字对齐方式这里，选择水平居中。

18.超级好用的动画刷

可以提前设置好一个动画效果，点击动画刷，可以直接套用。双击动画刷，连续套用。

19.快速压缩PPT大小

可以双击图片，点击【压缩图片】，将图片压缩为较小尺寸。同时取消【仅应用于此图片】，就对所有图片生效，点击保存。

20.超好用的PPT对齐

选择所有标题，点击【形状格式】，对齐-水平居中。

21.PPT 增加撤销次数

点击【文件】-【选项】-【高级】。

将最多可撤销次数，改为150。

22.Excel表一键生成图表

只需要选中数据，按住快捷键Alt+F1。

笔记本电脑的按键是：同时按下Fn+Alt+F1。

23.Excel转World

解决办法：

首先在world文档里，找到【纸张方向】，

选择【横向】，然后把Excel表格粘贴过来，

可以点开表格左上角小按钮，右键选择【自动调整】，根据【窗口调整表格】。

24.Excel制作导航窗口

制作导航按钮【详细步骤】

1、【Ctrl+A】全选表格背景填充浅灰色【Ctrl+G】，定位条件选择“常量”，确定任意标题上右键，设置单元格格式点边框，使用直线先选白色，点选上边框线和左边框线再选深灰色，点选下边框线和右边框线由确定。

2、选择一个标题右键，链接点击“本文档中的位置”选择对应表格可用格式刷复制一下格式。

3、选中任一单元格在左上角的名称框把它改名为“目录”在表格里选择“目录”就可以快速返回了。

25.world单独调整表格框线

world中直接拖动表格框线，会发现上下框线会跟着跑，怎么单独调整它？

解决办法：

选中这个单元格，然后单独拖动它的框线，就可以任意调整表格框线。

26.world文档ABCD快速对齐

【Word】批量对齐ABCD

Ctrl+H打开替换对话框，查找内容输入[BCD]，替换为输入^t^&，单击【更多】-勾选【使用通配符】-【全部替换】。Ctrl+A选中全文，右键-【段落】-【制表位】，分别在11字符、22字符、33字符处添加一个制表位，确定。

查找内容“[BCD]”解析：

“[ ]”表示查找的字符。

“[BCD]”表示分别查找字母“B”“C”“D”。

替换为“^t^&”解析：

“^t”表示制表符。

“^&”表示查找内容。

“^t^&”完整表述为：在原查找的内容“B”“C”“D”前，分别插入一个制表符。

“^”的输入方法：英文输入法

。

“&”的输入方法：英文输入法。

27.world文本转Excel

【Word】Word文本转Excel

选中表格内容，单击【数据】-【分列】，选择【分隔符号】分隔符号选择【逗号】【完成】。

逗号不对，要英文格式的。原来要逗号之后再加空格就可以了。

28.Excel批量设置下划线

Excel批量添加下划线

选中数据右键设置单元格格式点击自定义在类型这边输入：@*_点击确定。

@指代你输入的字符，*表示重复下个字符一直到填满整个单元格。

29.Excel分页打印

Excel按客户分页打印

Excel:

点击客户名称这列任意位置右键排序升序。

点击【数据】选项卡找到“分类汇总”分类字段选择“客户名称”，勾选“每组数据分页”，其他不变，点击确定。

按住Ctrl+P调出打印预览，这样就能够按照客户分类分页打印。

30.Excel隔行求和

总计也很简单，选中填总计值结果的单元格，再ctrl+G/定位条件/空值/确定，再Alt+=就搞定了总计的数值。

31.Excel删除空白行

【Excel】表格删除空白行

Excel版：

点击左上角小三角符号再按F5键点击定位条件勾选空值确定。

再在定位处右键选择删除勾选“下方单元格上移”确定。

32.world图片打印变清晰

【Word】Word图片打印技巧

操作步骤：单击图片，右键-选择【设置图片格式】-【图片校正】，将对比度设为100%，亮度设为30%，清晰度设为30%（数值非固定，以实际案例为准）。

33.world方框打钩

【Word】Word方框打钩

方法一：输入R，选中，将字体改为Wingdings 2

方法二：输入2611，选中，按Alt+X.

方框打叉：输入2612，选中，按Alt+X.

34.小写金额转大写

在搜狗输入法下，先输入一个V,再输入数字，就会自动出现两种金额。一种中文小写金额，一种大写金额，选择自己需要的就行哦。

35.world表格变形

【world 表格插入图片变形怎么办】：光标选中照片列右键【表格属性】，在【表格】栏下单击【选项】，取消勾选【自动重调尺寸以适应内容】确定。此时再插入图片，图片就会根据单元格的大小，自动调整尺寸。

36.world快速画线

记得这些符号输入的时候，要英文状态下。

【Word秒画线条】

① 三个减号（-）加回车，细直线。

② 三个波浪号（~）加回车，波浪线。

③ 三个（*）号，加回车，虚线。

④ 三个等号（＝）加回车，双直线。

⑤ 三个#号加回车，隔行线。

37.首行缩进

【一秒设置段落首行缩进】：选中正文文本，找到标尺上方的【首行缩进】游标，直接拖动到2个字符处，所有段落开头就自动空两格。

38.格式刷妙用

【格式刷的妙用】：只要选中文字，点击格式刷，直接套用文字格式。还可以双击格式刷，就可以一直从头刷到尾哦，要取消的话，敲击键盘左上角的Esc键就可以啦。

39.Excel快速核对两表

还在用眼睛来会比较两张表格吗？

【Excel快速核对两表】全选表一点击条件格式，新建规则使用公式输入=选择表一的第一个单元格接着输入<>选择表二的第一个单元格点开格式，填充一个提醒颜色确定。

用高级筛选的方法，操作很简单：一张表作为列表区，一张表作为条件区，筛选出来的是相同的区域，填充标记一个颜色，然后取消筛选没填充颜色的就是不一样的地方。

40.一键禁用PPT动画

【PPT】一键禁用PPT动画

【详细步骤】：如何一键禁用PPT动画：

幻灯片放映-设置幻灯片放映-勾选放映时不加动画，搞定。

41.表格跨页断开

【详细步骤】：光标置于断开的表格内，右键-【表格属性】-【行】-【允许跨页断行】-【确定】，搞定。

42.表格单独插入行

【Excel】给单独表格插入行

【详细步骤】：表格单独插入行

选中一行数据按住Ctrl+Shift鼠标放到单元格右下角，出现上下箭头符号的时候往下拖，搞定。

WPS【详细步骤】表格单独插入行

选中一行数据按住Ctrl+Shift鼠标放到单元格右下角，出现黑色十字符号的时候往下拖。

ctrl+Shift来回切换输入法。试试alt+shift。

43.批量统一图片大小

【详细步骤】：首先设置一张图片宽度（图片默认锁定纵横比，更改宽度后，高度会自动按比例更改），其他图片按

键即可~（键：重复上一步操作）

F4键无法使用的原因：一是WPS无法识别更改图片大小的操作；二是笔记本快捷键为Fn+F4；三是与其他软件快捷键冲突。

格式刷不行，格式刷对尺寸不起作用。只对阴影等图片边框和图片效果起作用。

44.如何做好工作总结

工作汇报四大要点：

老板关心的：工作成果和进展。

老板爱听的：下一步的工作和安排。

讲你该讲的：工作的风险和问题。

讲你想要的：工作所需的资源和支持。

45.world快速转为PPT

接着鼠标放在标题下的内容位置，再次单击【编辑】-【选择】，【选定所有格式类似的文本】，一下子选中所有内容，单击【样式】-【标题2】，接着按【F12】,也就是另存为的快捷键，把文档另存为在桌面。

关闭文档，打开PPT 软件，单击【新建幻灯片】，幻灯片从大纲找到刚刚保存的World 文档，插入world,world就转为PPT。

46.快速对齐姓名

千万不要敲空格键对齐姓名。

解决办法：

Ctrl+H 打开替换对话框，选择【查找】这一栏，在英文状态下输入这串通配符<(?)(?)>。用于查找所有两个字的人名。单击【更多】，勾选使用【通配符】，点击【在以下项中查找】，选择【主文档】，关闭对话框。

再【开始】选项卡下，单击【中文版式】的下拉按钮，选择【调整宽度】，将2个字符改为3个字符，点击确定，所有姓名就快速对齐。

47.解决编号与文字距离

快速调整编号距离，解决方案：

首先选中所有文字。单击鼠标右键。

调整列表缩进。然后在【编号之后】这里，选择【不特别标注】，点击【确定】。

48.制作可以打钩的方框

首先点击【开发工具】选项卡，点击【插入】，选择第一排第三个复选框，在目标位置按住鼠标左键，绘制一个复远框，接着修改文字，然后按住Ctrl+shift和鼠标左键，可以平行复制一个，改好文字，最后选中单元格，鼠标放到单元格右下角，向下拖动，这样复选框就做好啦。