本节书摘来自异步社区出版社《Access 2007开发指南(修订版)》一书中的第1章，第1.11节，作者： 【美】Alison Balter，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

1.11　额外的提示和技巧

Access 2007开发指南(修订版)
在操作Access 2007时，有一些额外的提示和技巧值得用户注意。例如高级“导航窗格”技巧和操作多值字段的过程。下面一小节将详细讨论这些话题。

1.11.1　高级导航窗格技巧

Access 2007具备一些值得注意的极好的“导航窗格”技巧，包括创建自定义类别和组的能力，在类别中显示或隐藏组或对象，以及在自定义组中移除和保存对象。下面以创建自定义类别开始介绍，具体操作步骤如下所述：

（1）右键单击“导航窗格”顶部的菜单，将会弹出一个级联式菜单（如图1.55所示）；

（2）选择“导航选项”命令，打开“导航选项”对话框（如图1.56所示）；

（3）单击“添加项目”按钮添加一个类别，此时对话框如图1.57所示；

（4）输入新类别的名称；

（5）使用上下箭头，可以在列表中向上或向下移动该类别；

（6）单击“确定”按钮关闭该对话框，如果左键单击“导航窗格”菜单，就会在列表中看见新添加的类别（如图1.58所示）。

1．给类别添加自定义组
在有了自定义类别之后，就需要给它添加自定义组。以下是涉及到的步骤：

（1）右键单击“导航窗格”顶部的菜单，在弹出的级联式菜单中选择“导航选项”命令，打开“导航选项”对话框；

（2）选择想要添加组的类别，例如，在图1.59中，“罗斯文对象”选项被选中；

（3）单击“添加组”按钮，出现一个新的组；

（4）输入新组的名称；

（5）继续给该类别添加新的组，完成后，“导航选项”对话框如图1.60所示；

（6）单击“确定”按钮关闭该对话框，现在，这些组就会出现在该类别中（如图1.61所示）。

注意

创建自定义类别的最大数量是10个。当然，用户可以随时重命名或删除类别。
2．给自定义组添加对象
现在可以给自定义组添加对象了，可以按照以下步骤实现。

（1）选择想要添加新对象的类别。

（2）在“未分配的对象”组中，选择想要包括进自定义组中的对象，然后将它们移动到该组中。可以分别拖动这些项目；也可以按住Ctrl键，然后单击拖动多个项目；或者右键单击选中项目中的一个，移动鼠标到“添加到组”，然后单击自定义组的名称。不管使用哪种方法，Access都可以将这些对象添加到指定的组中。

注意

当从“未分配的对象”组中将数据库对象添加到自定义组中时，只是创建了连接到该对象的快捷方式。如果从自定义组中移除了该对象，是不会删除该对象的。这样操作只是移除了包含在自定义组中的快捷方式。
3．隐藏未分配的对象组
将所有对象添加到自定义组后，可能想要隐藏“未分配的对象”组。这个过程非常简单，具体操作步骤如下所述：

（1）右键单击“导航窗格”顶部的菜单，在弹出的级联式菜单中选择“导航选项”命令，打开“导航选项”对话框；

（2）选择一个类别（例如“罗斯文对象”）；

（3）在“罗斯文对象”组窗格中（如图1.62所示），取消对“未分配的对象”复选框的勾选；

（4）单击“确定”按钮关闭该对话框，“未分配的对象”组就不会再出现了（如图1.63所示）。

4．创建一个新的自定义组，让它包含现有组中的对象
另外一个技巧是创建一个新的自定义组，让它包含现有组中的对象。要完成这个过程，必须有一个自定义类别和至少包含一个项目的组。以下是该过程的操作步骤：

（1）使用“导航窗格”查看想要放置到新组的对象；

（2）右键单击该对象，在弹出的快捷菜单中选择“添加到组”>“新建组”命令（如图1.64所示），一个新组就出现在“导航窗格”中（如图1.65所示）；

（3）给新建组输入名称；

（4）注意，选中的对象出现在新组中，用户可以将其他的快捷方式拖动到该组。

除了已经学习到的这些技巧外，还可以显示或隐藏某个类别中的组和对象。实际上，可以在类别中显示或隐藏部分或所有组，以及组中的一些或所有对象。这里有一些重要的内容需要读者记住：

可以通过“导航窗格”或是通过对象本身的属性隐藏对象；
可以完全隐藏对象或组或者禁用它们。
5．完成该过程
现在，已经知道了显示或隐藏类别中组和对象的细节，本节讲述如何完成该过程。要隐藏类别中的组，只须右键单击想要隐藏的组的标题栏，然后从上下文相关的菜单中选择“隐藏”命令。要将隐藏的组恢复到类别中，就必须按照以下步骤操作：

（1）右键单击“导航窗格”顶部菜单栏，在弹出的级联式菜单中选择“导航选项”命令；

（2）选择包含隐藏对象的类别；

（3）在“<类别>组”列表中，选中隐藏组旁边的复选框；

（4）单击“确定”按钮，该组就会出现在“导航窗格”中。

6．在父本组中隐藏一个对象
有时想要在父本组中隐藏某个对象。要做的是，右键单击想要隐藏的指定对象，然后在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令。如果想要从所有类别和组中隐藏某个对象，可以按照以下步骤操作：

（1）右键单击想要隐藏的对象，在弹出的快捷菜单中选择“视图属性”命令，将打开该“属性”对话框（如图1.66所示）；

（2）选择“隐藏”复选框；

（3）单击“确定”按钮，“导航窗格”中就不会再出现该对象了。

7．恢复隐藏的对象
在隐藏某个对象之后，用户可能想要知道如何恢复它。下面介绍该过程的操作步骤：

（1）右键单击“导航窗格”顶部的菜单，在弹出的级联式菜单中选择“导航选项”命令；

（2）在“显示选项”选项区域中，选择“显示隐藏对象”复选框；

（3）单击“确定”按钮关闭该对话框返回“导航窗格”，“导航窗格”将会以浅颜色显示所有的隐藏对象（如图1.67所示）；

（4）如果从对象的父本组和类别中隐藏了该对象，那么可以右键单击该对象，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令；如果使用了“隐藏”属性从所有类别和组中隐藏该对象，那么可以右键单击该对象，在弹出的快捷菜单中选择“视图属性”命令，然后取消对“隐藏”复选框的勾选。

用户可以方便地在自定义组中添加、删除或重命名一个对象。如果想要从自定义组中删除一个项目，那么只须右键单击该对象，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。这个操作不会从数据库中删除对象，它只是从自定义组中移除了快捷方式。该对象会出现在“未分配的对象”列表中。然后可以将该对象添加给其他组。首先必须显示“未分配的对象”组。然后将该对象拖动到适当的组中。最后，如果想要重命名该对象，那么只须右键单击它，在弹出的快捷菜单中选择“重命名快捷方式”命令即可。给该快捷方式输入新的名称，然后按Enter键。

1.11.2　创建多值字段

Access 2007的另外一个新功能就是多值字段。正如它的名称所示，多值字段指的是包含了多个值的字段。它可以表示两个表之间的关系。例如，一个订单表可以给与之相连的员工使用多值字段，这样该订单就可以与多个员工相连。在订单中使用下拉列表选择某个员工时，就会出现带有复选框的列表。可以在该列表中选中多个项目，然后单击“确定”按钮关闭该列表（如图1.68所示）。

多值字段对于某些特殊情况特别适用。其中一种情形是使用Access 2007与存储在Microsoft Windows SharePoint 2007中的数据相连，并且该列表包含使用了Windows SharePoint Services中提供的某个多值字段类型的字段。另外一种情形是，希望简化数据库的设计。虽然这好像违反了基本的数据库设计原则，但是它恰好能帮助理解Microsoft Office 2007数据库引擎实际上并没有在单个字段中存储多个值。它使用系统表建立关系，然后可视化地将数据一起返回给用户。如果仔细思考这个问题，就会意识到这些表之间是多对多的关系。在这个例子中，一个订单表与多个员工表相连，并且每个员工又可以连接到多个订单。

由于Access中使用的多值字段支持SharePoint Services中相同的字段类型，所以利用多值字段可以将Access 2007和SharePoint 2007紧密地结合在一起。这意味着在链接到包含多值数据类型的SharePoint列表时，Access会在本地创建多值数据类型。当将一个Access表导出到SharePoint中时，多值字段同样会被无缝地输出到SharePoint中。实际上，如果将整个Access数据库移动到SharePoint，那么所有包含多值字段的表都会变成Windows SharePoint Services中可用的字段类型。

用户可能仍然想知道什么时候适合使用多值字段。下面就给出一些指导意见：

当想要链接SharePoint列表时；
当计划将Access表导出到SharePoint时；
当计划将Access数据库移动到SharePoint时；
当希望从一个短选择表中存储多值字段时。
警告

如果计划将数据向上适化（upsize）到Microsoft SQL Server，那么就不应该使用多值字段，因为SQL Server不支持多值字段。因此，当将Access数据库向上适化到SQL Server时，向上适化的过程会将多值字段转换为包含有限列表值的ntext（备注）字段。
现在知道什么时候该创建多值字段了，用户可以试着创建一个。具体操作步骤如下所述。

（1）在“数据表”视图中打开将会包含多值字段的表。

（2）选择“数据表”选项卡。

（3）从“字段和列”组中选择“查阅列”，将打开“查阅向导”对话框（如图1.69所示）。

（4）选择指定是希望使用查阅列查阅表或查询中的值，还是自行键入所需值。对于这个例子，选择“使用查阅列查阅表或查询中的值”按钮，然后单击“下一步”按钮。

（5）选择要用于列表之中的表（如图1.70所示），然后单击“下一步”按钮。

（6）选择想要包含到查阅中的字段（如图1.71所示）。要选择每个字段，必须单击它，然后单击“>”按钮命令，再单击“下一步”按钮。

（7）指定列表中项目的排序次序（如图1.72所示），然后单击“下一步”按钮。

（8）指定每个列的宽度（如图1.73所示），然后单击“下一步”按钮。

（9）在向导的最后一步，Access提示用户是否希望在查阅中允许使用多值字段（如图1.74所示）。选择“允许多值”复选框，单击“完成”按钮。下拉列表的结果如图1.75所示。

探索多值字段在查询中的影响
当操作查询时，用户需要知道一些关于多值字段的问题。要说明这些项目，需要按照以下步骤进行操作。

（1）打开数据库，选择“创建”选项卡。

（2）从“其他”组中选择“查询设计”，将出现“显示表”对话框。

（3）选择包含多值字段的表，然后单击“添加”按钮。

（4）单击“关闭”按钮关闭“显示表”对话框，此时屏幕如图1.76所示。

（5）单击拖动想用的字段到查询网格中，确定选择了多值字段。

（6）在“结果”组中单击“运行”按钮，结果如图1.77所示。注意，多值字段和所有选中的项目出现在一列中，它们由逗号隔开。

作为一个选择方式，可以看见“员工1”字段能够展开，这样每个员工值都在单独的行上出现。要这么做，只须改变字段行为读取“员工1.Value”（如图1.78所示）。“值”属性可以使Access在展开的窗体中显示多值字段，这样每个值就会出现在单独的行中（如图1.79所示）。注意，对于每个订单，与该订单相连的“员工ID”会在查询结果中出现在不同的行中。