帮助企业降本增效，提高IT运营效率的六种方法

随着新冠疫情、经济停摆和日益增长的全球经济衰退可能性，许多CIO都预估IT预算会下降。今年春天，多家公司发布的数据显示，大多数CIO都面临裁员的情况。IDC预测全球 IT 支出将下降 5.1%。Dresner 咨询服务发现，60% 的受访者表示，大流行病正在影响 IT预算或项目。

尽管 CIO 长期以来一直坚持少花钱多办事的原则，但他们现在重新关注运营效率。鉴于 IT 在推动收入增长和确保组织在市场地位方面的重要性日益增加，CIO 需要在不削减用于推动其业务发展资金的情况下节省资金。

管理咨询公司 Swingtide 的执行顾问马克·巴纳 (Mark Barner) 表示，这意味着 IT 领导者在提高效率方面必须具有创造性和战略性，“因为他们正在努力提高效率，同时接受组织的数字化计划。” CIO 不能只是从每个款项中削减一定比例的开支并期望成功节省资金。

此外，许多顾问和资深 IT 领导表示，不能完全从实现最低成本的角度来看待效率。相反，CIO需要聚焦在实现最佳价值的层面上，在尽可能实现最精简运营的同时，为组织提供改进后的服务。

在这里，运营效率再次成为了关注的焦点，专家们提供了六种方法，可以在不降低质量的情况下提高 IT 运营效率。

1、将自动化引入 IT 运营
大多数 CIO 一直在其组织的整个业务面推行自动化，以加快运营速度、将员工从重复性任务中解放出来并最大限度地减少错误。IT 中的自动化可以带来上述好处以及更少的中断，从而提高整体运营效率。机器人流程自动化 (RPA) 技术以及决策引擎和人工智能“都有可能在降低成本方面具有价值”，马里兰大学全球校区 IT 系主任、前美国交通部首席信息官 Daniel Mintz 说。

“在 IT 内部有一些可以采用自动化的潜在对象。例如，IT 服务台的各个方面可以通过聊天机器人之类的东西实现自动化，这些东西已经存在了一段时间，但并不总是得到充分利用。”明茨补充道。

研究表明，许多 IT 领导者尚未接受自动化。Flexera 的2020年 CIO 优先事项报告发现，只有 72% 的人计划采用人工智能和机器学习，而今年只有 58% 的人计划采用 RPA。

尽管调查并未确定这些计划中的项目中有多少占比会具体让 IT 运营实现自动化，但专家表示，自动化通常将业务和 IT 运营联系起来，为组织的这两个领域提高效率。

以北极星的工作为例。Brajkovich 说，他的团队部署了 RPA 来使业务流程自动化，从 WorkFusion 中选择了一个平台，该平台提供与 API 的连接以及与公司 ERP 系统的集成，以保证 IT 运营的顺利进行。（RPA 也是 NorthStar Digital Solutions 的一部分，NorthStar Digital Solutions 是一家从 Polaris 分拆出来的科技公司，为其他运输公司提供产品。）此外，Brajkovich 说，这样的案例展示了效率是如何与创新和增长联系在一起的。

2、审查现有的IT运营情况
Polaris Transport Group of Companies的首席技术官 Dave Brajkovich 表示，他不希望他的团队或他的预算过度关注在后台基础设施上，认为资源可以更好地用于支持业务需求和创收活动。

因此，他不断在 IT 基础架构中寻找能以较低成本获得更好性能的领域。

“我们通过深入了解 IT 来最大限度地提高效率。我们在不同的部署中植入了多个层，有些系统是内部构建的，有些是现成的。尽管 IT 层与业务无缝对接，但它们可能难以操作且成本高昂。”他说。

例如，Brajkovich 最近分析了公司现有的协作软件成本与性能之间的关系。他发现他的团队平均每月大约有 600 个用户有求助的请求，平均每小时用于解决求助请求的成本约为 50 美元。

在公司首次应用协作软件时，这款软件是首选。而在今天，通过分析后，发现这款软件并非最佳选择，因此他更换了供应商，确定即使有引入新系统并培训员工使用它的成本，更换软件仍然节省了开支。事实上，他已经看到了回报。他说，求助电话几乎为零，并且软件整体性能表现事实证明更好。

Brajkovich 承认，审查现有的IT运营并不是一种不寻常的策略，但需要领导团队清楚地了解 IT 痛点在哪里。

3、聘请专业人士来管理供应商合同
当 Swingtide 顾问担任 Ascension 的 CIO 时，他看到了从供应商那里获得更多价值的机会。因此，他设立了一个供应商生命周期管理计划，并建立了一个专门的供应商管理办公室，配备了在谈判和授权方面经验丰富的专业人员。

“完整的供应商生命周期管理是一门学科，而不是在晚上或周末做的事情。”他说。并补充说他还与有技术背景的注册会计师合作，以便他们可以梳理出细节并准确比较基于各种授权和合同的成本选项。

该办公室首先针对最明显有节省机会的合同，在达到目的之前先寻找容易实现的目标。该办公室在成立的最初几年重新谈判了 200 多份合同。

Barner 说，这些更新后的合同不仅为公司节省了资金，而且还提供了更好的质量和服务，节省的成本超过了供应商管理办公室的成本。

“CIO 知道他们的预算中有多少是花在第三方上的——保守的范围是 60% 到 70%——并且对第三方的依赖将继续存在。与这种对技术供应商日益增加的依赖相关的风险只能通过良好的、具有保护性的和达成一致的合同、管理好的供应商关系以及支持流程和功能的协作来减轻。”Barner 补充道。“可以说，CIO 投资组合中的合同应该更新、彻底检查和重新谈判，因为技术进步的速度很快。”

4、减少表现不佳的项目
在许多 CIO 享受年度预算增加以及探索和创新任务的多年之后，管理顾问表示，IT 领导者应该重新确定他们的支出优先顺序，将大部分（如果不是全部）资金集中在他们确定将交付的技术和项目上。

卡内基梅隆大学泰珀商学院运筹学教授 Willem-Jan van Hoeve 说：“在当前的背景下，人们将不再投入太多资金来探索尚未在实践中证明其回报的新技术。”

当然，创新不应该消失，但CIO应该关注经证明可以提供更直接回报的技术——这一步骤需要对项目进行诚实评估，以确定它们在近期和中期是否真正有益。

与此同时，CIO 应该取消那些有潜力但没有取得成果的举措。然后可以将那些释放的资源重新定位到具有明显回报的项目。

“过去可能没有理由削减这些项目，在资金充裕时期值得冒些险，但在某些时候你需要停止这些项目，这样你就可以在其他地方开展能带来良好结果的项目。”范霍夫说。

5、继续云之旅
企业在云上的支出继续增长，软件制造商 Flexera的《2020 年云状况报告》发现，20% 的受访者表示他们在云上的年度支出将超过 1200 万美元，74% 的受访者表示每年支出超过 120 万美元。这些数字分别高于去年的 13% 和 50%。

但专家警告不要将这种增加视为额外成本，实际上到最后花在提高效率方面的投资为 IT 部门和整个组织带来了更多价值。

CBT Architects 的 CIO，Nirva Fereshetian，一直在将公司的更多工作负载（包括大型图形文件）转移到云中。在计算成本和价值时，她考虑了一系列因素，采取了一种继续云之旅的整体方法——尤其是对于复杂的工作负载——节省了员工时间并提高性能。

例如，随着她的员工从与管理本地硬件相关的商品任务转移到通过技术战略推动业务成果的高价值工作，她的公司不断向云迁移，使 Fereshetian 能够最大限度地发挥 IT 人才的作用。在评估将某些内容迁移到云是否会带来财务改进时，她还计算了提高业务连续性、减少停机时间和减少服务中断的价值。

“我认为，迁移到云的东西越多，越可以提升效率，但你必须从整体上看待这件事。即使迁移到云可能会花费更多，但如果它提供更好的业务连续性和其他价值，那仍然是一种效率提升。”她说。“在过去，效率仅意味着削减成本。然而，我认为目前的情况不仅仅是成本差异，而是关于提高服务质量、改善体验和提升商业价值。”

6、使效率成为持续的目标
随着许多企业进入一种因疫情导致的成本削减模式，专家预测，所有职能部门的高管都将被要求从预算中削减一定数额。

有远见的 CIO 将精益运营视为一种持续的管理目标，而不是将其视为一种反动的做法、一项偶尔的任务。他们不断评估他们用来运行 IT 部门的人员、流程和技术是否尽可能优化和高效。

人们通常将运营效率视为’我将进行一些分类以提高效率，然后我就完成任务了。’ 但实际上它必须成为你价值体系的一部分，成为你的做事方式；它更像是一个过程而不是一个项目。

我是帆软软件，关注我可定期收获企业数据化建设案例以及大数据前沿技术、创新思维。

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