第九章 项目资源管理

项目资源管理包括识别、获取和管理所需资源以完成项目的各个过程。

1. 规划资源管理

1.1 定义

定义如何估算、获取、管理和利用团队以及实物资源。

1.2 规划资源管理的工具：数据表现（层级型、责任分配矩阵、文本型）

确保每个工作包都有明确的责任人，确保全体团队成员都清楚的理解其角色和职责。一般有三种格式：层级型、矩阵型、文本型。

1）层级型组织图：是自上而下的显示各种职位和相互关系，有助于明确高层级的角色。

obs 把每个部门职责和 wbs 的工作包给对应起来。

2）文本型：适用于记录详细职责。

3）矩阵型：责任分配矩阵（Responsibility Assignment Matrix,简称 RAM），是用来显示分配给每个工作包或者活动与项目团队成员之间的联系。

旨在所有工作落实到人，确保任何一项任务都只有一个人负责，避免职责混乱。确保人人有事做、事事有人做。责任分配矩阵的一个例子是 RACI 矩阵，每一项工作都只有一个 A在负责。

每项活动，可以有很多个 r，很多个 i，很多个 c，但是只能有一个 a

1.3 规划资源管理的输出：资源管理计划

是项目管理子计划之一。是关于如何分类、分配、管理和释放项目资源的指南。
包括：

• 识别资源

• 获取资源

• 角色和职责

• 项目组织图

项目团队资源管理：关于如何定义、配备、管理和最终遣散项目团队资源的指南

• 培训

• 团队建设

• 资源控制

认可计划：将给予团队成员哪些认可和奖励，以及何时给予

1）角色和职责：
A、角色：在项目中，某人承担的职务或分配给某人的职务。
B、职权：使用项目资源、做出决策、签字批准、验收可交付成果并影响他人开展项目工作的权利。
C、职责：为完成项目活动，项目团队成员应该履行的职责和工作。
D、能力：为完成项目活动，项目团队成员所需具备的技能和才干。（一旦发现成员的能力与职责不匹配，就应该主动采取措施，比如安排培训、招募新成员、调整进度计划或工作范围）。

2）项目组织图（Project organization charts）：

以图形方式展示项目团队成员及其报告关系。

1.4 规划资源管理的输出：团队章程

团队章程是为团队创建团队价值观、共识和工作指南的文件。规定团队的核心价值观、行为规范和工作规则。使团队成员对什么行为可接受或不可接受的，建立和保持基本一致的认识。
团队章程应该由团队成员通过共同讨论来制定，而不能由少数人制定出来再强加给大家。
团队章程对项目团队成员的可接受行为确定了明确的期望。尽早制定并遵守明确的规则，可减少误解，提高生产力。
讨论诸如行为规范、沟通、决策、会议礼仪等领域，有利于团队成员相互了解彼此重要价值观。规则一旦建立，全体项目团队成员都必须遵守。

2. 估算活动资源

2.1 定义

估算执行各项活动所需的团队资源，以及材料、设备和用品的类型和数量。

2.2 估算活动资源的输入：资源日历

每个资源的工作时间和非工作时间。每个资源都有一个资源日历。所以一个项目会有 1个或多个资源日历。

2.3 估算活动资源的工具：自下而上估算

先估算每个活动所需的团队资源和实物资源，然后汇总，得出整个项目的资源需求。

2.4 估算活动资源的输出：资源分解结构

是把整个项目所需要的资源按照类别、类型进行展现

3. 获取资源

3.1 定义

获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源。

注意事项：

1）进行有效谈判，影响那些能为项目提供所需人力资源的人员；
2）不能获得项目所需的人力资源，人力资源不足或者人员能力不足，会对项目造成影响；
3）如因制约因素而无法获得所需人力资源，项目经理可能不得不使用替代资源。

3.2 获取资源的工具：谈判 Negotiation

许多项目中，通过谈判完成人员分派，是组建项目团队最主要的一个方法。项目管理团队需要与下列各方谈判：

1）职能经理：获得普通、一般资源。
2）执行组织中的其他项目管理团队：竞争特殊、稀缺资源。
3）外部组织、卖方、供应商、承包商等：获得特殊资源。谈判，它的目标很明确，需要什么资源就和谁谈判。

3.3 获取资源的工具：预分派 Pre-assignment

事先选定已经分配到位的人，不由项目经理决定。
三种情况：
1）标书中规定了；
2）项目章程中说明，高层指定；
3）特定人员的专有技能，项目离开他就做不了；

3.4 获取资源的工具：虚拟团队 Virtual Teams

有共同的目标，很少或没有时间面对面工作的一群人，比如有些人在国外、有些人工作班次和时间不同。
缺点：虚拟团队可能产生孤立感，团队成员之间难以分享知识经验，所以当采取虚拟团队的时候，沟通规划就非常重要。

3.5 获取资源的输出：实物资源分配单

记录了项目将使用的材料、设备、用品、地点和其他实物资源。

3.6 获取资源的输出：项目团队派工单 Project Team Assignments

记录了团队成员及其在项目中的角色职责 需要包含项目人员名称，相关的文件包括：

• 项目团队名录（directory）

• 项目组织图

• 进度计划

4. 建设团队 Develop Team

4.1 定义

提高工作能力，促进团队成员互动，改善团队整体氛围，以提高项目绩效。

目标：个人能力的提高，提高团队凝聚力。建设团队是为了让团队成员更加有活力、更加有氛围凝聚力。

4.2 塔克曼团队发展阶段理论

A、形成 forming--相互认识，了解项目情况与职责；相互独立，不开诚布公；
B、震荡 storming—相对独立，开始从事项目工作，对不同的观点和意见不能采取合作和开放的态度；
C、规范 norming—协同工作，按团队需要调整各自的工作习惯和行为，相互信任。
D、成熟 performing—有序工作；相互依靠，平衡高效地解决问题；
E、解散 adjourning—完成所有工作，团队成员离开项目。

由于项目是临时的，有开始、有结束，所以团队也是临时的，有形成、有解散。所以大部分团队也会经历这五个阶段，阶段一般按顺序进行，但有时也会发生逆转或跳跃。

4.3 激励理论

1）马斯洛的需求层次理论：

低层次：生理需要、安全需要、社会需要；
高层次：尊重需要、自我实现需要；
某一层次的需要相对满足了，就会向高一层次发展。追求更高一层次的需要成为驱使行为的动力。

2）赫兹伯格双因素理论：

引起员工工作动机的因素主要有两个：一是保健因素，二是激励因素。
保健因素是必要条件；激励因素是充分条件。
保健因素只能消除员工的不满，但不会带来满意感；只有激励因素才能够给员工带来满意感。
激励因素：有了就会“满意”，没有就“没有满意”。对应马斯洛需求层次理论的高层次（尊重、自我实现）。
保健因素：没有就会“不满意”，有了就“没有不满意”。对应马斯洛需求层次理论的低层次需要（生理、安全、社会）；

3）麦格雷戈的 X/Y 理论：基于对人性的不同判断来而采取不同的管理

X 理论：人之初、性本恶。大多数人逃避工作、没有进取心、不愿意承担责任，每个人都需要被监督。
Y 理论：人之初、性本善。大多数人具有创造力、勇于承担责任、每个人都希望创造价值。

4）弗洛姆的期望理论：只要努力工作就能提高他们的绩效，并且也能得到相应的回报。期望公式：M = V * E
M=激励
V=效价
E=期望值

5）麦克利兰的成就动机理论：

个人在工作环境中有三种重要的需要：
A、成就需要：争取成功，希望做得最好的需求；
B、权力需要 ：影响或控制他人，且不受他人控制的需求；
C、亲密关系需要：建立友好亲密的人际关系的需求。

4.4 建设团队的工具：集中办公 Colocation

把项目团队成员安排在同一个物理地点工作，也称为紧密矩阵、作战室 War Room。张贴进度计划，增强团队工作能力、加强沟通、培养集体感。

4.5 建设团队的工具：团队建设 （Team Building）

旨在帮助各团队成员更加有效地协同工作。
通过举办各种活动，强化团队的社交关系，打造积极合作的工作环境
状态审查会上的 5 分钟议程事项
工作场合以外举办的人际关系提升活动
非正式的沟通和活动有助于建立信任和良好的工作关系

4.6 建设团队的工具：培训

培训包括旨在提高项目团队成员能力的全部活动，可以是正式的或非正式的，可以是计划内也可以是计划外。

1）计划内培训：项目团队缺乏必要的管理和技术技能，应该按人力资源管理计划中的安排来实施预定的培训；
2）计划外培训：根据管理项目团队过程中的观察、交谈和项目绩效评估的结果，来开展必要的计划外培训。

4.7 建设项目团队的输出：团队绩效评价

随着项目团队建设的开展，项目管理团队应对项目团队的有效性进行评价。

评价指标可包括：

• 个人技能的改进

• 团队能力的改进

• 团队成员离职率的降低

• 团队凝聚力的加强

注意：建设项目团队的输出里有“事业环境因素更新”。

5. 管理团队

5.1 定义

跟踪团队成员表现，提供反馈、解决问题，并协调各种变动，以便优化项目绩效。

5.2 管理团队的工具：冲突管理

在项目环境中，冲突不可避免。冲突的来源很多，不一致的需求、对资源的竞争、技术意见、个性等等。

• 成员之间对需求的不一致意见引发冲突；

• 对资源的竞争引发冲突；

• 个性不同引发冲突

1）冲突处理顺序：

首先依靠冲突者自己解决问题
自己解决不了，再找他的直接领导协调解决
如果领导都解决不了，只能依靠 PM 去解决

2）冲突解决优劣顺序排列：

1）合作/解决问题（面对）Collaborate/Problem Solve/Confronting：直面问题、引导各方达成共识，双方都满意；双赢
2）妥协/调解 Compromise/Reconcile：各退一步、双方一定程度上满意，比如去买东西时讨价还价，你说 100，我说 80，最后各退一步 90 成交；双输
3）缓和/包容 Smooth/Accommodate：强调一直而非差异即求同存异、寻找共同点；双输
4）撤退/回避 Withdraw/Avoid：从实际问题和冲突中退出，问题先不谈；双输
5）强迫/命令 Force/Direct：利用权力来强行解决问题。（一般紧急情况使用）。赢输

五种冲突管理方法，虽然我写的是双方，但其实可以用于三方、四方、多方。

6. 控制资源

6.1 定义

确保按计划为项目分配实物资源，以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况，并采取必要纠正措施的过程。确保所分配的资源适时适地可用于项目。与管理团队过程关注团队成员不同，控制资源过程关注实物资源。

要注意的是控制资源，只针对实物资源。

7. 练习题

项目经理接管一个执行阶段的项目。在对项目进度进行初步审查期间，项目经理注意到与特定关键路径活动有关的信息不完整，有些活动还存在风险。项目经理如何才能确定每项活动的责任？

A. 工作分解结构
B. 组织分解结构
C. 风险登记册
D. 责任分配矩阵

** 答案 ** D。PM 要确定每项活动的责任，应该查看 RAM 责任分配矩阵。

项目经理为客户管理一个重要项目。项目进度和成本都在控制当中，一名关键团队成员离开，项目经理无法找到具有相当技能和经验的替代人选。项目经理首先应执行下列哪一项？

A. 继续张贴招聘广告，直到招到合格资源
B. 使用技能较低的资源继续项目执行
C. 获得客户的授权终止该项目
D. 获得项目管理办公室的协助

** 答案 ** B。pmbok 330 页：如因制约因素(如经济因素或其他项目对资源的占用)而无法获得所需团队资源,项目经理或项目团队可能不得不使用也许能力和成本不同的替代资源。在不违反法律、规章、强制性规定 或其他具体标准的前提下可以使用替代资源。

某项目经理受命负责一个处于规划阶段的咨询项目，并应开始制定资源计划。但项目经理在阅读项目章程和项目的成本效益分析后发现，已任命了三名资深分析师。该例属于下列哪一项？

A. 项目人员分配
B. 预分派
C. 组织分解结构
D. 团队列表

** 答案 ** B。已经分配好的资源，不由 PM 决定，这是人员的预分派。A 项目人员分配，这是组建团队的输出。

随着竞争的加剧，某公司不得调整其项目总体实施。项目经理必须激励团队达到较高的绩效水平。项目经理接下来应该怎么做？

A. 实施奖励制度以提高生产率
B. 审查影响团队绩效的企业环境因素
C. 考虑、招募和变更团队成员以组建一支优秀的项目团队
D. 定期针对成员个人实施绩效评估

** 答案 ** :A 。PM 要激励项目团队提高绩效，应该使用建设项目团队的工具 —— 认可与奖励。

在组建一支跨职能项目团队时，项目经理没有获得选择团队成员的直接控制权。项目经理应该怎么办？

A. 与已获任命的团队成员一起开展团队建设活动
B. 与职能经理协商，确保项目能获得可胜任工作的员工
C. 让项目团队集中办公，提高项目绩效
D. 制定基本规则，提出对可接受的团队行为的明确期望

** 答案 **:B。 PM 没有获得招人的权力，只能与职能经理谈判、协商。考获取资源的工具：谈判。

一个矩阵式组织中的项目经理正在为一个新项目配备人员，并在组织的人员库中确定了一关键资源。该资源目前隶属于职能经理，并被分配到另外一个项目上工作。项目经理应该使用什么技术？

A. 招募
B. 事先分派
C. 谈判
D. 虚拟化

** 答案 **：C。与职能经理谈判获得资源。

团队目前士气低落。团队成员之间存在严重冲突，多名团队成员同时发言，造成项目会议没有成效。团队处于下列哪一个发展阶段？

A. 解散阶段
B. 震荡阶段
C. 成熟阶段
D. 形成阶段

** 答案 **:B。震荡 storming—相互对立，开始从事项目工作，对不同的观点和意见不能采取合作和开放的态度。

项目经理目前负责的项目需要召开多次长时间的电话会议。项目成员抱怨，他们需要耳机以提高会议的舒适度。项目经理通过与项目赞助人协商并购买耳机解决了该问题。项目经理在该过程满足了下列哪项需要？

A． 保健因素
B． 认可
C． 归属
D． 尊重

** 答案 **：A。佩戴耳机是基本工作条件，赫兹伯格双因素理论中的保健因素，没有就会“不满意”，所以成员抱怨。

在一次项目状态团队会议上，一名团队成员与另外一名团队成员在纠正措施方面有不同意见。争论持续升级，语气很快都变得很强硬。其他团队成员没有参与。项目经理直接命令团队使用纠正措施。项目经理使用的是哪种冲突解决技术？

A. 妥协
B. 强迫
C. 撤退
D. 缓和

** 答案 **：B。 PM 利用权力强行解决问题。

在某历时几年的项目的实施阶段，项目经理发现已指派的资源之一将因日程冲突而不可得。项目经理在查阅资源管理计划后，发现了一个对满足项目要求的替代资源。项目经理执行的是哪一过程？

A. 建设项目团队
B. 组建项目团队
C. 管理项目团队
D. 制定资源管理计划

** 答案 **:C。解决问题，并协调各种变动，以便优化项目绩效。

项目经理观察到某些项目团队成员开始一起工作并调整工作习惯，但是，他们彼此不互相信任。 项目经理可以得出下列哪一项关于团队的结论？

A. 团队处于发展的规范阶段，很有可能倒退回震荡阶段
B. 团队处于发展的规范阶段，很有可能前进到执行阶段
C. 团队处于发展的震荡阶段，很有可能前进到规范阶段
D. 团队处于发展的震荡阶段，很有可能倒退回形成阶段

** 答案 **:A。阶段逆转或阶段跳跃也是可能发生的。

对于一个具有战略意义的重要客户项目，项目经理在确认矩阵组织中的资源可用性时，发现某个关键资源已调往一个内部项目。项目经理首先应采取何种行动？

A. 与项目赞助人协商推迟项目
B. 要求项目管理办公室将资源重新调回项目
C. 更新风险登记簿
D. 与职能经理协商将资源重新调回项目

** 答案 **：D。PM 在矩阵组织中确认人力资源可用性，也就是获取资源的过程，D 与职能经理协商将资源重新调回项目，这是与职能经理谈判来获得资源。

项目团队存在确定最终设计方案的压力。两名团队成员对某个部件的设计正确与否存在相反观点。若要让所有各方都达到一定程度的满意，项目经理能够使用哪一种技术来解决意见的不同。

A. 妥协
B. 面对
C. 促进
D. 撤退

** 答案 **：A。“若要让各方都达到一定程度上满意”，这是各退一步，妥协/调解。

一个施工项目的两名团队成员对安装防护窗意见不一致。根据天气预报，预计 24 小时内项目所在地将有雷暴天气。如果安装未完成，整个项目将受到损害。 项目经理应使用哪种冲突解决技巧？

A.合作/解决问题
B.缓和/包容
C.妥协/调解
D.强迫/命令

** 答案 **：D。24 小时内将有雷暴，一旦发生对整个项目都有影响。而此时防护窗是否安装，两名团队成员还未决定，PM 最好采用强迫/命令的方式来解决“紧急问题”。

两名工程师在项目会议中就下星期向客户提交的设计方案发生争执。鉴于讨论气氛的紧张性，项目经理决定结束会议并在向客户提交方案前另行安排会议。采用了哪类冲突解决方法？

A. 调解
B. 合作
C. 面对
D. 回避

** 答案 **：D。冲突并没有解决

项目的总建筑师和关键业主代表不能在项目中合作。这对项目进度带来不利影响。项目经理应该如何解决该问题？

A. 指定一名高级员工作为建筑师和业主代表之间的仲裁人
B. 要求总建筑师的一线经理与该建筑师讨论这个问题
C. 找出总建筑师与业主代表的共同利益，确立可能的解决方案
D. 与项目发起人协商更换关键业主代表

** 答案 **：C。总建筑师和关键业主代表有冲突，PM 应该缓解/包容，寻找共同点，求同存异。

项目团队加班工作来补偿资源制约条件。项目经理注意到两名团队成员之间的矛盾正在导致项目团队精神动力的分散。项目经理首先应该怎么做来解决矛盾并恢复项目团队的注意力?

A. 给导致矛盾的两名团队成员签发口头警告
B. 重新分配资源，避免将来产生的冲突
C. 与团队开会，确定关键问题所在，并允许公开讨论解决
D. 将团队冲突上报给项目发起人

** 答案 **：C。合作解决问题最好。

销售经理称项目可交付成果之一未能满足所需规范。销售经理与项目经理通过会谈消除了分歧并检查了备选方案。项目经理采用的是哪种冲突解决方法？

A. 强制
B. 面对/解决问题
C. 回避
D. 安抚

** 答案 **：B。合作解决问题

团队成员 A 希望离开团队，不断抱怨团队成员 B 的个性。项目经理应该怎么办？

A．告知团队成员 A 会把团队成员 B 从项目中开除
B．解决团队会议上的冲突，并促进解决方案
C．与二名团队成员分别谈话，了解他们当前关系的真实情况
D．让团队成员尝试合作到项目结束为止

** 答案 **：C。与团队成员沟通，了解情况后再来寻找解决方案。

文末

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