四 利用excel实现数据可视化
在数据分析领域需要用到图表来展示分析结果。
一 图表的构成
1 图表的元素及类型
由于用户的阅读习惯通常是“之”字形，即左上角开始按“之”字型扫视屏幕或整个页面，所以设计图表时需要将最重要的内容放在最左边的顶端位置以便用户能够阅读。
1.1 图表中的6种元素
- 图表的标题
- 横轴及纵轴的标题
- 类别名称
- 图例
- 网格线
- 数据来源
通常为了精简，图表中不需要全部体现以上六种元素。
1.2 图表的类型
1）4种常见类型
i）散点图
使用场景：用于直观的展示两个指标/变量之间的关系或相关性，尤其是大数据量的时候散点图会有更精确的结果。
ii）折线图
即用线条将相关的数据点连在一起，帮助用肉眼观察随着时间的变化，数据是怎样的变化趋势。
使用场景：用于可视化含有时间序列的数据。
iii）柱状图
①堆积柱状图
- 能够比较各个类别总体的区别以及每个类别中子成分的占比情况
- 无法对占比近似的子成分做比较
②瀑布图
- 用于抽离出堆积柱状图中的一部分重点关注
- 用于展示起点和结果以及其中上升/下降的变化情况
③直方图
- 用于查看分类数据/ 离散数据的分布情况
iv）条形图
条形图即横置的柱状图。
2）由4种基本图形演化的其他图形
i）饼图
- 饼图是用面积表示数据的占比
- 应避免使用饼图
ii）箱线图
- 箱线图用于表示数据的描述统计信息，即四分位数
- 线的上下两端表示数据集的最大值及最小值
- 箱子的上下两端表示这组数据集中排在前25%和前75%位置的数值
- 箱子中间的横线表示中位数
iii）热力图
- 热力图是由高亮形式来展示数据。
常见的例子是用热力图表示道路交通状况。
热力图也可以用于网站或手机app的用户行为分析，将用户浏览、点击、访问页面居多的位置以高亮的格式化形式展示，从而根据用户观看的行为数据来改善网页或app的设计。
iv）雷达图
- 用于在固定的框架内表达某种已知结果
- 在商务及财务领域有较为广泛的应用
v）词云图
- 对数据集中出现频率较高的关键词给予视觉上的突出以显示高频关键词
vi）漏斗图
- 漏斗图通常用于做用户转化率的可视化
尽管图表种类众多，常用的还是只有即表格、散点图、折线图、柱状图及条形图五类图表。
2 根据不同业务场景选择有效的图表
2.1 数据可视化探索的四个过程
1）已有的数据是什么
即拥有什么样的数据。如拥有招聘类app的数据。
2）想要从数据中获取什么信息
即想要分析的问题是什么。如想分析哪个时间用户找工作的需求比较高。
3）使用什么方式进行可视化
即选择合适的图表类型来可视化数据分析结果。如想要分析哪个时间用户找工作的需求比较高，因为有时间序列，所以可以选择折线图来观察招聘类用户随着时间的变化。
4）呈现的可视化结果是否具有意义
即检查选用的图表是否能表达想要表示的观点。
以上四步是一个反复探索的过程，其中在选择图表类型时需要始终使用用户最容易阅读以及理解的图表。
2.2 不同业务场景下的图表选择
二 设计图表
如何用excel绘制图表以及如何避免图表绘制中的问题。
1 使用excel绘制图表
1.1 设计图表的6个原则
遵循以下6个原则，可以增强图表的可读性。
1）去掉图形的边框及网格线
这样会使得数据更加突出。
2）去除数据标记
数据标记只在确实需要标记数据的时候使用而不是默认使用。
3）对坐标轴的标签处理
避免使用倾斜的元素。
对于系统自动生成的小数点后仍有0的情况可以去掉尾数以减少数字的复杂度。
4）删掉不必要的图例
可以直接在需要描述的数据旁边做出标记以便阅读。
5）数据标签及所描述数据使用同一颜色
使用同种颜色可以使用户意识到两部分的信息是相互关联的。
6）元素要对齐
即把图表的标题及坐标轴标签按左上角对齐。
1.2 使用excel绘制图表的步骤
1）在数据透视表中选中要绘制图形的数据
2）在数据旁边生成图形
【开始】→【推荐图表】→选择需要的图表
3）将数据和图表分开至两张工作表中
在数据分析过程中，通常会将数据、数据透视表及图表分别放到三个工作表中进行管理。
在底部的工作表区新增工作表【图表-城市需求】→剪切生成的图表并粘贴在该工作表的第一个单元格中
4）删除图表中的多余元素
i）删除图表标题及图例
在标题及图例上单击右键选择删除即可。
ii）隐藏图表上的所有字段按钮
在图表中的字段上单击右键选择【隐藏图表上的所有字段按钮】即可隐藏这些按钮。
iii）删除网格线
在图表的网格线上单击右键即可删除网格线。
iv）去掉图表边框并设置透明的图表背景
在图表上点击右键并选择【设置图表区域格式】→选择【无填充】即可将图表背景色设置为透明/选择【无线条】即可去掉图标的边框。
5）对图表的配色进行优化
i）选择配色方案
①在引擎中搜索Adobe Color CC网站并打开
②点击网站中的【探索】并在出现的搜索框中搜索VTBC
③把鼠标放在该配色方案上点击【编辑副本】以打开【RGB配色值】
④把鼠标放在对应的配色上即可看到该配色的RGB值
ii）利用配色方案对图表进行颜色配置
①点击图表中的任意条形即可选中全部条形
②点击【开始-背景填充-其他颜色】
③在【其他颜色-自定义】中输入【配色方案中3个颜色的RGB值】
④在表格最上方插入一行并输入标题→拉高行高→选中标题并按照配色方案设置背景颜色→将标题的字体颜色设置为白色
6）修改图表中的字体
i）字体选择
设置中文字体为【微软雅黑】，英文字体为Arial。
ii）对齐方式
将标题及坐标轴标签按左上角对齐即可。
7）注明数据来源
在图表左下方注明数据来源辅助用户理解。
8）对数据进行排序以展示预期的数据结论
点击条形图中的任意条形即可选中所有条形→单击右键并选择【排序-升序】
//
补充
保存自定义的图表模板。
具体操作—— 选中图表并单击右键中的【另存为模板】→在弹出的对话框中定义【模板名称】并保存 使用时仍在插入-推荐图表中选择即可。
三 使用PPT制作数据分析报告
数据分析报告即以文档或PPT的形式将数据分析结果展示给用户。用户可能是老板客户，通过数据分析报告，用户可以快速了解研究问题的基本情况、结论及建议。
1.1 前期的准备工作
1）明确数据报告使用对象
深入了解数据分析报告的使用对象可以确保用户能够听懂报告内容。
2）了解用户希望从报告中得到哪些内容
明确用户想要从数据报告中获取的内容有助于确定报告的整体基调。
3）如何用数据表达观点
即图表能否展示出数据结论。
明确以上三件事后可以开始制作数据分析报告的内容。
1.2 确定数据分析报告的内容
确定数据分析报告内容比较好的方式是使用“三分钟故事”及“中心思想”两个概念。这两个概念背后的理念是将沟通和报告提炼成一段话并最终精炼成一句简洁的陈述。
1）“三分钟故事”
即如果只有三分钟时间把必要的信息告诉用户会考虑讲什么，这种方式能够确保对所要讲述的内容有清楚的理解。如果能做到这一点，即可以在演讲的时候摆脱对幻灯片或图表的依赖，从而完整的表述结论。
2）“中心思想”即内容进一步精炼为一句话。这句话包括必须能够陈述报告者自身的观点，必须切中要害且是一个完整的句子。
数据分析报告需要通过上述两个概念达到增加与报告使用者认知重叠的效果。
2 使用PPT制作数据分析报告
2.1 结构——总分总
总分总的结构即数据分析报告由开篇、正文及结尾组成。总分总结构可以让数据分析报告的结构更加清楚。
1）开篇
数据分析报告开篇的部分包括——报告的题目、报告的目录
对应到使用PPT制作数据分析报告时，可以在开始的部分放一张目录PPT来告诉用户数据分析报告包括哪几部分。之后的PPT内容按目录顺序对应每一条的幻灯片标题。这样能够让用户了解整个报告是什么，以及每一部分应该期待什么。
- 报告的标题页
即PPT的首页，需显示PPT的名称
- 报告的目录
目录里需要列出以下内容——
①分析背景与目的
②分析正文（以及正文各部分的标题）
③结论与建议
2）正文
i）分析背景与目的
- 分析背景主要阐述为什么要做这次分析以及有什么意义。
- 分析目的即通过这次分析要解决什么问题以及达到什么目的。
- 这部分还要写出报告的分析思路，清晰的展示数据报告的分析结构，便于用户就自己关心的重点进行阅读。
- 分析思路是指通过哪几方面展开，对应数据分析过程的第一步，即分析的问题是什么。
ii）分析正文
正文包括具体分析的过程与结果。
3）结尾
结尾部分包括结论及建议。
2.2 使用PPT制作数据分析报告的技巧
1）根据用户使用场景修改PPT大小
如果PPT是在电脑端展示，则需要把PPT改成横屏16:9，即在【设计-幻灯片大小】中选择【宽屏16:9】。
如果是用手机端观看，则需要在幻灯片大小中自定义宽度为14.288厘米、高度为24.6厘米，并点击【方向】及【备注、讲义和大纲】中的【纵向选项】。
2）设置空白PPT
【开始】→【版式】→【空白】即可设置空白PPT，然后再插入文本框编辑内容。
3）设计PPT的重要原则——简洁及留白
- 简洁即只呈现能强化数据分析观点的内容，将形状及颜色等控制在3个左右且PPT整体颜色的使用要一致。
- 留白即内容最多只占用61.8%的空间。
4）使用母版以减少重复操作
用于在每页PPT的固定位置显示公司Logo或其他内容，以统一幻灯片风格。
【视图】→【幻灯片母版】→设置母版内容→【关闭母版视图】
5）统一PPT字体
在PPT中新建一个文本框→右键【设置为默认文本框】
6）在excel里面绘图并插入PPT
在excel中【选中整张图表】→右键【复制】→ 在PPT中单击右键选择【粘贴-图片】即可把图表作为图片复制进PPT中。
7）PPT的结尾设计
PPT结尾通常用于宣告结论或建议。
8）PPT演示的演讲者视图
PPT只是用于演示是提示下一个话题的工具，而不是演讲稿。不要在演示时阅读每一页PPT。
在PPT【幻灯片放映】中勾选【使用演讲者视图】可以看到除本页之外的PPT页面。
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