【财务】FMS财务管理系统---费用管理

在FMS财务管理系统中，和公司主营业务收入相关的费用有哪些？本篇文章中，笔者对具体分类和流程进行了系统的分析和总结，与大家分享。

财务中的费用管理主要包括销售费用、财务费用、管理费用等几大部分，看到费用大家首先想到的应该是个人报销、交通费用、餐饮费用及相关的补助等，这些都属于管理费用；

本文要介绍的是和公司主营业务收入有关的费用，即销售产生的费用、促销产生的费用、存货管理或货物运输过程产生的费用，如果有线下业务还包括线下店的相关费用（租金、水电等等），不同的费用类型在财务作账时对应不同的会计科目，要区别处理。

一、财务中的费用分类

会计中的费用主要指三大期间费用——管理费用、财务费用，销售费用，这部分内容摘自会计书上，大家可以了解一下。

1. 管理费用

指企业为组织和管理生产经营活动而发生的各种管理费用，包括企业在筹建期间发生的开办费、董事会和行政管理部门在企业的经营管理中发生的或者应由企业统一负担的公司经费（包括行政管理部门职工薪酬、物料消耗、低值易耗品摊销、办公费和差旅费等）、董事会费等很多费用。

企业应通过“管理费用”科目，核算管理费用的发生和结转情况。

该科目借方登记企业发生的各项管理费用，贷方登记期末全转入“本年利润”科目的管理费用，结转后该科目应无余额。

2. 财务费用

指企业为筹集生产经营所需资金等发生的筹资费用，包括利息支出（减利息收入）、汇兑损益以及相关的手续费、企业发生或收到的现金折扣等。

企业应通过“财务费用”科目，核算财务费用的发生和结转情况。

该科目借方登记企业发生的各项财务费用，贷方登记期末结转入“本年利润” 科目的财务费用。结转后该科目应无余额。

3. 销售费用

指企业在销商品和材料、提供劳务过程中发生的各项费用。企业应通过“销售费用”科目，核算销售费用的发生和结转情况。

该科目借方登记企业所发生的各项销售费用，贷方登记期末结转入“本年利润”科目的销售费用，结转后该科目应无余额。

明细科目：运输费、折旧费、工资、社保费、住房公积金、福利费、业务招待费、广告费等。

二、FMS财务系统的费用分类

在FMS电商系统中,我个人总结的费用主要包括与应收、应付以及存货有关的费用。

1. 与应收有关的费用

促销活动产生的费用如满减、单品直降、使用优惠券等影响收入或毛利的相关费用。

2. 与应付有关的费用

供应商罚款、用户退货产生的运费、用户投诉产生的赔偿金(此部分可以使用质保金抵扣)等，此外还有一部分是在仓库产生的装卸费、标签费等，如果是供应商承担的，在应付结算时需要有相关项。

3. 与存货有关的费用

商品报损产生的损失、物流运输过程中发生的货物丢失、商品领用、仓储费用等等。

费用在财务中的重要性是非常关键的，因为在财务的三大报表中都会有体现，先看一个财务恒等式：

收入－费用（成本）＝利润

这里的费用就包括了上述介绍的各种费用，只有确定了费用，才能知道企业是否盈利，也能分析出问题所在。

三、费用管理流程

还是参照以前的方式，我们先看一张图（费用来源、过程、监控）

费用来源：费用单据的产生依赖于各种业务单据，如促销中的折扣、直降等，仓储费用中的装卸费、拆装费、板位费，售后时的赔偿等
费用单据：产生的费用单据可能因为要求有的数据项可能不同，但是可以尽量统一起来，这样在后续的应收、应付等相关报表和单据中数据源相同，开发逻辑会相对简单。
责任归属：即确定费用归属的成本中心（财务账），每种费用由不同的部门承担，有利于后续财务分析，加强控制。
费用报表：通过费用报表来进行统计、监控费用数据，为BI或其他报表提供数据。
费用分摊：这里主要是指应收中产生的费用进行分摊，确定到每个商品级的分摊费用是多少，最常见的是各种促销活动的分摊；这样后续可以在收入成本报表中体现出费用项，商品成本等，也可以依赖此报表进行促销效果的分析。
应付结算：在财务应付结算中主要包括货款及费用项两大类，费用项的数据来源就依赖于费用单据。

下面简单介绍下费用单据、结算和费用分摊以及收入成本报表。

1. 费用单据

单据字段：前面讲了费用单据来源，但有的费用单据涉及到结算，有的仅是体现在报表中，所以要区分费用类型；我的理解按应收、应付、存货等几大类进行区分。

费用单据生成分为手动录入、系统流转生成两种；费用的抵扣方式在应付中应该分为货款抵扣与非货款抵扣两类。

主要字段如：费用单据号、费用分类、费用来源、自动/手动、费用成本中心或责任部门（一般在组织结构中责任部门与成本中心有映射关系）、费用原因、费用类型、费用金额、关联单号、付款方式、供应商（应付涉及）等。

审批流程：有些类型的费用单据产生后，需要业务和财务进行审核后才能生效。费用单据装态应该有：录入状态、待审核、已审核、已结算等。具体可以根据业务场景进行设计。

2. 费用结算

以应付结算为例，费用单据产生后，经过审批后，财务系统需要根据费用单据审批时间确定其归属的账期。

根据经验，我个人认为在应付结算涉及的费用单据中主要字段是：供应商、费用支付方式（货款抵扣、非货款抵扣）、费用金额、审批时间。

货款抵扣：也可以叫账扣，即在结算单中如果有此部分费用单据，则在应付金额中扣除此部分金额；
非货款抵扣：此部分分为收款或付款即费用的归属来确定，这里又涉及到收款单和付款单两种。

具体在结算单中的体现及样式可以参照后续的应付结算部分内容，这里需要着重指出的是费用单据要与财务确认，例如下面的表格进行统计收集：

3. 费用分摊及相关报表

费用分摊可以分为促销活动分摊、仓储费用分摊等，我的理解是通过分摊是确定成本等内容，这两部分的算法是比较复杂的，并不是简单的一个报表就能解决的。

活动分摊：根据商品销售过程中产生的优惠等在订单完成后进行明细分摊；促销金额又分为现金折扣和非现金折扣，在财务账务处理中是有所不同的，可以参照第５篇；

对于活动分摊因为涉及到用户的支付，所以在前端购物流程中就会有相关的金额计算与分摊，当单据流转到后端底盘系统后会再次分摊，要记录活动ID、具体在单据明细中的分摊情况（一般可以按照商品的金额比例分摊）。

此外活动分摊还涉及发票的开具，业务越写越复杂，此处只简单介绍吧：）

仓储费用分摊：一般的电商公司的仓库是第三方的，所以此部分又涉及和仓储费用的结算，同时又需要将仓储的费用分摊到商品中，以便后续的收入成本核算。

4. 仓储类报表和收入成本报表

收入成本报表的数据中费用部分有来源于仓储类报表中的数据，可见相关的报表都是相互关联的，所以在FMS(财务进销存管理系统)中数据的核对与验证是非常重要的；

我个人还是倾向于财务数据的产生要分层，每一层数据计算逻辑不能跨层，尽量隔离减少系统间的耦合度（财务系统就是数据的搬运工）。

总结

费用单据管理、结算、分摊及报表统计是费用中管理的主要部分，后续还应结合财务软件进行调整设计，费用最终是要体现在财务相关报表和应付结算中的，在下一篇财务应付管理部分还会继续介绍，最后感谢您的阅读！