疫情下如何保持高效项目交付
作者：饶炯
疫情以来，我们工作和生活的正常秩序不时受到影响，项目开发过程中不时出现项目成员被封闭或开发现场封锁的情况，很多项目不得不临时选择远程开发模式，项目沟通和协作中出现了各种新的问题和困难，严重影响交付效率。
面对这样的情况，我们研发组织不得不思考一个问题，我们是否具备了迎接疫情或未来不可抗力风险因素影响下的高效安全的远程项目组织、管理以及交付能力。
据观察发现，与项目组现场开发比较，项目采用远程开发模式面临的主要问题如下：
1、 项目成员彼此工作节奏和时间不统一；
2、 居家环境干扰多，工作状态不受控；
3、 无法面对面随时沟通，隐藏的问题和冲突增加；
4、 多任务并行，优先级不确定；
5、 不容易构建信任与获得承诺。
针对远程开发模式带来的问题，我们也分析了一些普遍存在的远程项目管理难点：
1、 管理布局分散远程团队工作分支多，在复杂的组织架构、严格且传统的管理制度环境，导致工作流不顺畅、等待情况严重。
2、 决策力削弱远程团队存在隐藏的问题和冲突，多方沟通效率下降导致决策时间和效率降低。
3、 协作性降低多空间远程协同办公，削弱相互信任、相互理解，彼此互助和协作变得困难。
4、 沟通效率下降不能面对面沟通，信息传递的准确性和及时性、效率都存在较大障碍。
那么面对这么多的问题和难点，我们研发组织究竟应该如何构建远程高效项目管理机制和能力，保持高效的项目开发和交付效率？我们在这里提出一个综合解决方案供大家参考和选择：
第一：建立高效的决策机制
首先，建立快速响应的上传下达高效决策机制，简化决策过程和协同模式，解决决策力削弱的问题，以便提升协同力，解决核心引擎问题。
比如业务、财务、技术、安全等各方面最终决策人形成一个高层决策组，技术、财务、业务、安全等各部门负责人形成一个中层决策组，项目主管形成一个项目决策组，形成一个逐级上升的问题反馈和及时决策的高效决策机制。
项目决策层在每天碰头会上解决项目组反馈过来的问题，不能解决的问题，上传到中级决策层；中级决策层每天收集项目决策层上传过来的问题，组织决策会议解决职权之内问题，超过职权范围的再上传高层决策组；高层决策组对每天上传的问题，视紧急情况组织决策会议及时决策。
第二，在线工具，提升信息传递效率和管控能力。
远程工作模式，降低了需求等任务沟通和澄清的准确性，容易造成理解的不一致，上下游工作交接容易造成遗漏和等待，多方沟通效率下降导致发现问题和解决问题时间滞后，从而导致项目进度延期和交付效率降低。
对于这些问题最好的解决方案是提供远程团队可用的在线管理工具，比如共享配置库和项目管理工具、开发测试环境相关工具等，其中需求管理工具和代码库是最优先考虑的。这些工具不仅仅提高了信息传递的效率，从项目经理、PMO、QA的角度来说，能帮助他们节约收集信息的时间，有些工具已经具备信息分类和管理统计功能，项目管理人员可将更多的时间投入到检查和监督、问题解决上。
如果我们组织已经建设了包括审批流的项目管理工具，那么只要开通远程访问权限即可。
第三，加强团队内部沟通和建立看板机制，提高项目可视化。
远程工作模式下的任务理解不一致，工作节奏不统一问题，我们建议通过学习敏捷开发的相关实践，采用每日晨会+电子看板方式相结合，确保工作节奏的同时提高任务和状态透明度，及时发现项目风险和问题。
不过针对每日晨会和看板必须给出细节要求，才能达到我们的管理目的。比如晨会和看板细节要求：
※ 选择固定的视频会议工具，每天9:00开始，并且会议期间必须打开摄像头；
※ 每个人任务分解到1-3天，缩小任务颗粒度，每天跟踪任务进度，以便识别风险和问题点；
※ 看板清晰简明，层级明确，包括本阶段任务、进度、问题解决状态，确保可视化。
第四，加强团队协作性和凝聚力。
除此之外，远程工作模式下缺乏面对面和多方协同交流，为了加强项目组成员之间协作性和凝聚力，可以通过明确每周团队目标和绩效要求并以团队为单位考核完成情况，这样在某些团队成员无法及时完成任务或遇到意外情况的时候，这种机制促使团队内部主动协作和相互帮助，激励团队进取心。同时，经常组织一些远程游戏、技术分享等活动，增进彼此的信任和默契。
第五，加强居家办公的自我管理。
针对居家环境干扰多，工作状态不受控的情况，需要给出一些居家管理指南，要求大家统一工作时间，区分居家和工作环境，确保一个可安静和专注工作的空间和状态。
在居家环境中，我们更需要关注工作的投入度，并提前设置工作前的缓冲期，以便于能够在工作时间更好地投入工作状态。
写在最后
当然管理学没有绝对的非此即彼，远程管理模式不仅限于以上提到5个方面的方法和措施，但总体来说管理的目的达到了，就是有效的解决方案。
不过，无论是现场项目的高效管理还是远程项目的高效管理都也不是一蹴而就的，我们组织还要根据组织内外部风险评估、组织管理要求和组织特点选择适配自身条件和环境的综合路线和解决方案，逐步构建高效可行的远程项目管理能力。
最后需要提醒的是，在远程工作模式下组织必须考虑和评估信息安全等方面的风险，例如远程办公终端信息安全、远程办公网络安全等，尤其是代码库和客户数据、生产环境的安全是重中之重，具体安全解决方案必须与内部信息安全专家合作。
同时，基于组织的安全策略、远程办公场景和风险等级制定相应成熟度的信息安全技术解决方案，并确保容量和性能监控比较常见的工具和方式作为安全通道，但是这些只能基本确保内部环境数据和资源安全，对于远程客户端缺乏安全方面控制，这方面可以参考行业内做的比较好的客户端安全控制解决方案。
最后，希望大家在疫情的当下，能够始终保持积极乐观的心态，在远程工作的场景下也能持续、高效地保持项目的交付。
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