百格活动为你揭秘清华大学办会技巧，教你摆脱学术会议管理痛点！

学术会议是一种以促进科学发展、学术交流、课题研究等学术性话题为主题的会议，是提高研究水平的重要手段。随着经济的不断高速发展，国内外的各种学术交流也变得日渐频繁，我国主办或是承办的学术会议在数量上和规模上呈逐渐上升的趋势。

学术会议管理主要包括学术管理和会务管理。随着时间的发展，传统学术会议管理模式的弊端也日益凸显。

学术管理中

无论是早期的邮寄方式还是互联网时代的Email方式，论文的收集与审核工作都是由人工进行，不仅耗时耗力，而且极易出现错误；

主办方无法掌握每位专家的评审进程情况，摘要集的排版整理工作繁杂，工作效率极低；

……

会务管理中

学术会议前期注册报名工作周期漫长，所涉及参会者注册报名、付款缴费流程较为繁琐，而且学术会议通常会涉及到国际会议，报名缴费更为复杂；

对于分会场设置众多、嘉宾演讲主题繁多的上千人国际学术会议，海量的日程安排仅靠人工布排难以实现；

传统的纸质大会手册不仅不便于携带，而且当会议议程发生变动时，无法及时修改并通知到参会人员；

……

在时间的价值日益凸显的今天，如何改进办会形式，提高会议管理效率，是学术会议主办方迫切需要解决的问题。

为适应举办国内外学术会议的需要，百格活动立足于学术会议场景，打造了学术会议管理系统，在简化工作流程的同时提高了办会效率！

（百格活动创建活动页面）

根据学术会议的管理内容和流程，百格学术会议管理系统涵盖了四个功能，分别是：会议信息管理功能，学术相关功能、会务相关功能、推广及数据汇总功能。

会议信息管理功能

主要实现会议发布设置。包括：大会基本信息设置、注册费设置、报名表单设置及增值服务。会议筹备初期，主办方确定会议名称、地点、主题、重要时间等基本信息后，即可在百格活动官网利用本模块快速建立起大会网站，可自由添加会议介绍、日程安排、注册缴费、图片直播等模块，PC端和移动端同步生成。

（会议发布页面）

智能化的后台设置，无需技术人员的帮助，即可快速搭建出专业的活动网站，会议中英文发布系统的可选设置，兼顾了国内和国外会议的应用。

（清华大学主办、国际学术会议PC官网展示）

（H5微网站）

百格学术会议管理系统有利于主办方按照预定的方向和程序进行下去，提前将会议内容、论文内容通过系统传送给参会人员，使会议内容具有前瞻性、会议安排具有时效性。参会人员随时随地可通过电脑或手机查看大会日程、论文审核情况、完成报名注册缴费等，有效的弥补了传统管理模式中报名缴费、会议日程安排、大会内容宣传等难点。

（13th International Symposium on Ionic Polymerization官网）

由中国化学协会主办的13th International Symposium on Ionic Polymerization将于8月举办，其功能齐全，样式精美的活动官网，在为活动加分的同时也提升了参会者的参会体验！如果你也想要同清华大学、中国化学协会一样，创建专业的学术会议官网，长按并识别下方二维码，即可体验哦！

学术相关功能

召开学术会议最重要的环节是征集论文，这是学术会议水平和质量的基本保障。百格学术会议系统，可从主办方、论文提供者及评审专家三者的视角来进行数字化管理，在线自助完成征文的通知发送、论文的提交、评审专家分配以及在线评审。

主 办方

主办方可在学术系统后台进行摘要配置，包括：摘要配置、议题配置、摘要提交表单、提交说明配置，完成征文通知。

（摘要配置相关设置）

主办方在后台进行评审专家管理。主要管理评审专家的信息，可设置的数据包括，评审专家姓名、评审专家百格活动账号、职责设置等。主办方可从专家信息总表里选择本次会议评审专家并为其分配评审权限。

（测试数据，仅供参考）

主办方在设定评审专家的同时，评审专家也将会收到邮件通知，提示专家被邀请为会议的摘要评审专家。

（测试数据，仅供参考）

论文提交者

注册登录百格活动平台，根据系统提示提交摘要论文，提交成功后，摘要论文会自动进入后台，系统会根据每篇提交成功的摘要在作者自选的议题顺序生成摘要编号，这一编号将作为分审的权限划分依据，由主办方分配给专家审核。

（测试数据，仅供参考）

在截止日期前，论文提供者可随时登陆大会网站在线提交摘要及全文。与过去的邮寄、Email方式相比，论文的远程提交充分提现了管理的先进性。

评审专家

专家通过注册百格活动官网，拥有自己独立的账号。可通过登录会议网站进行摘要或论文的审核工作；论文由评审员进行第一轮审核，审批提交者的摘要或全文，给出评审结果。再由裁决员进行最终裁决。

由于专家审稿的时间有限，百格学术会议管理系统为每个专家设置了分配审稿权限。专家在登录账号后，仅会显示需要审核的摘要内容，使审稿更具有针对性。

（测试数据，仅供参考）

最后，主办方根据审核结果，直接在后台选择【批量发送接受函】或者【批量发送拒绝函】，向摘要提交者发送摘要的评审结果。

百格活动的学术模块系统，不仅实现了摘要的在线收集与审核工作，在节省办会时间的同时，也能有效避免遗漏或审稿不及时情况的发生。

会务相关功能

在此模块，主办方可进行代表管理、订单管理、酒店预订管理、旅游预订管理、发票管理、胸卡设计、邮件模板。可在线管理参会人员的注册信息、缴费信息、会员身份识别及签到情况，在线设定酒店和旅游信息，参会人员在报名缴费信息填写的过程中即可完成酒店、旅游的选择。

（百格活动现场签到）

签到是现场管理的重要环节，由于学术会议一般规模比较大，参会人数较多，传统的人力签到方式效率低下，既浪费时间又无法保证现场秩序。百格活动的电子签到系统为会议现场签到提供了可靠、高效、便捷的现场签到解决方案，包括二维码签到、手环签到、人脸识别签到、RFID闸机签到、微信签到等多种签到方式可满足不同规模的学术会议签到需求！

（百格活动胸卡材质）

同时，百格活动后台提供多种规格样式胸卡的胸卡设计，可满足不同办会者需求。胸卡上的二维码将分会场、会议资料、餐厅、酒店等信息全面覆盖，真正实现无纸化、数字化、环保会议。

推广、数据汇总功能

与传统人工邀约嘉宾参会的方式不同，主办方通过百格活动后台的便捷的推广工具，直接可以把PC端官网和H5微网站的链接和二维码在不同渠道进行投放，多渠道推广助力企业品牌传播，系统会自动追踪每个渠道的报名数据。

同时主办方可通过电子邮件或短信、微信邀请函进行邀请客户参会，或使用后台的优惠码功能，来丰富会议活动的营销手段。

（微信邀请函）

学术会议中，数据整理的工作量不容小觑，稍有不慎，人工审计就会出错。通过百格活动的数据管理系统，系统自动通过对会前、会中、会后所有相关数据进行采集梳理、统计，生成指定形式的数据报表，帮助主办方沉淀数据资产。

主办方通过分析会议活动生成的数据，深入了解参会人员需求，形成对市场趋势的见解，优化营销流程和策略以迎合不断变化的市场趋势及参会人员的需求；同时会后对参会人员进行问卷回访，了解活动满意度，以便策划更完美的活动。

（图片为测试数据，仅供展示）

百格活动学术会议管理系统促进了学术会议运营管理模式的革新，实现了学术与会务的统一管理工作。在百格学术会议管理系统中，主办方可创建活动网站、实现网上注册、论文上传、论文评审、日程安排、营销推广、酒店预订、旅游管理、电子签到、数据统计后台管理等多项功能。同时多项个性化自动生成功能和模板功能的设计也增强了系统的实用性，能够满足学术会议在会前、会中、会后各环节的多样性需求，在简化工作流程的同时提高了办会效率！

从普通会议管理系统、展商管理系统再到学术会议管理系统，百格在智慧会务的发展道路上快速破冰，一路前行。新纪元下，百格将继续联合生态合作伙伴不断整合、丰富互联网会议活动解决方案体系，以原有平台为基础，结合新一代信息技术，不断探索，打造会务管理新体系，推动会务行业可持续发展！

【百格活动致力打造每一个智慧会务】

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