电子发票全流程指南摘要

1 范围

本指南梳理汇总了电子发票开具、接收、报销、入账、归档及档案管理等方法,为电子发票电子化应用提供重要参考。

2 规范性引用文件

财政部、国家档案局令第79号会计档案管理办法
财会〔2020]6号关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知
财会〔2022]6号关于联合开展电子凭证会计数据标准
财会〔2013]20号企业会计信息化工作规范
国家税务总局公告2015年第84号(国家税务总局公告2018年第31号修改)国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告
国家税务总局公告2016年第47号国家税务总局关于红字增值税发票开具有关问题的公告
国家税务总局公告2020年第1号国家税务总局关于增值税发票综合服务平台等事项的公告
国家税务总局公告2020年第22号国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告
DAI94电子会计档案管理规范

3.1 全面数字化的电子发票

自2021年12月1日起,内蒙古自治区、上海市和广东省(不含深圳市,下同)的部分纳税人试点开具全面数字化的电子发票。自2022年8月28日起,各省、自治区、直辖市和计划单列市实现全面数字化的电子发票受票全覆盖。
根据各省、自治区、直辖市发布的关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告,全面数字化的电子发票有XML格式(如图3-5所示)和展示样式(如图2所示)。以数字电文形式(XML)交付的全面数字化的电子发票,破除了PDF、OFD等版式文件限制。
XML格式：

展示样式：

电子发票开具后,发票数据文件自动发送至交易双方的税务数字账户,便利交付入账,减少人工收发;以PDF、OFD等展示样式交付的全面数字化的电子发票,可降低发票使用成本,提升纳税人用票的便利度和获得感。
全面数字化的电子发票展示样式无联次,基本内容包括:二维码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率/征收率、税额、合计、价税合计(大写、小写)、备注、开票人。
全面数字化的电子发票的发票号码为20位,其中:第1-2位代表公历年度后两位,第3-4位代表开具地区行政区划代码,第5位代表全面数字化的电子发票开具渠道等信息,第6-20位代表顺序编码。

3.2 电子会计凭证

电子会计凭证是指以电子形式生成、传输、存储的各类会计凭证,包括电子原始凭证、电子记账凭证。电子发票属于电子会计原始凭证。

3.3 电子发票开票系统

电子发票开票系统是指按国家税务总局相关技术要求开发的用于开具电子发票的计算机信息系统或软件功能模块,包括增值税发票开票软件、电子发票服务平台以及符合国家税务总局标准规范的纳税人自建电子发票服务平台和第三方电子发票服务平台。

3.4 业务系统

业务系统是指除会计核算系统外,其他产生电子会计凭证的办公自动化系统、报销系统、合同管理系统、企业资源计划系统等计算机信息系统。

3.5 报销系统

报销系统是指单位为办理报销事项、审批流转及管理会计信息所需的必要的自制或外部会计资料而开发使用的计算机信息系统或软件功能模块。一般具有付款发起、会计资料归集、流转、审核、付款等报销管理功能,是会计核算系统的重要补充。

3.6 会计核算系统

会计核算系统是指单位为进行会计核算而使用的,用于直接采集数据,处理会计业务,生成记账凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料,并对会计资料进行转换、输出、分析和利用的计算机软件、软件系统或软件功能模块。

3.7 电子会计档案管理信息系统

电子会计档案管理信息系统是指单位用于电子会计资料收集、整理、归档以及电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等业务的电子档案管理信息系统或软件功能模块。

3.8 组件

件是归档文件的整理单位。组件是指按照要求明确件的构成,并规范件内文件排序的过程,又称件的组织。

5 管理原则

电子发票电子化管理制度体系应包括但不限于以下内容:

a)电子发票的申领、开具、种类、管理人员和管理权限、开票流程、交付、发票保管等
b)电子发票的接收、查验、用途确认、查重等
c)电子发票的报销、入账相关要求,会计凭证与电子发票之间的关联关系等;
d)电子发票的归档流程、归档时间、存储方式、保管期限、档案利用等,明确不同人员对电子发票档案进行查询、复制等操作的权限及审批流程;
e)采用信息系统进行管理的单位应建立系统安全与业务安全管理、不良信息报告和协助査处制度、管理人员岗位责任制、系统安全评估机制。相关制度可参考商贸流通行业标准《电子发票全流程应用规范》,以及电子发票全流程电子化应用过程中多个环节涉及的相关技术标准。

6.1 票种核定

新办纳税人应携带相关税务资料在办税服务厅或通过电子税务局等线上方式向主管税务机关申请办理票种核定,由主管税务机关按照相关规定确定纳税人所能开具增值税电子发票的种类、数量、开票限额等事宜。已经办理增值税电子发票票种核定的纳税人,如当前领用发票的种类、数量或开票限额不能满足经菅需要的,可以携带相关税务资料在税务机关办税服务厅或通过电子税务局等线上方式向主管税务机关提出调整申请。

6.2 税控设备发行

除纳入全面数字化的电子发票试点,其他纳税人开具增值税发票(其中包含増值税电子发票)需要使用税控设备(常见有金税盘、税控盘、税务UKey)。根据《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》(2020年第22号)的规定,自各地增值税专用发票电子化实行之日起,本地区需要开具增值税发票的新办纳税人,统一领取税务UKey开具发票,税务机关向新办纳税人免费发放税务UKey。纳税人初次使用或重新申领税控设备之前,需由税务机关对税控设备进行初始化发行,将纳税人基本信息、票种核定信息等录入税控设备。纳税人基本信息、票种核定信息等如果发生变更,税控设备需要进行变更发行。

6.3 电子发票领用

已办理税务登记的纳税人,在完成增值税电子发票票种核定、税控设备发行等业务后,既可以通过办税服务厅办理增值税电子发票领用业务,也可以通过增值税发票开票软件、电子税务局等线上渠道办理电子发票领用业务。

6.4增值税电子发票填开

纳税人可以自行下载增值税税发票开票软件开具增值税电子发票。金税盘对应金税盘版开票软件,税控盘对应税控盘版开票软件,税务UKey对应税务UKey版开票软件。开具方法如下：

第一步,登录增值税发票开票软件,进入电子发票开具界面。
第二步,如实填写购买方名称、购买方纳税人识别号、购买方地址及电话、购买方开户行名称及银行账号、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息,并点击“开具”按钮。
第三步,通过电子邮箱、二维码等方式交付增值税电子发票,供受票方查闻和下载。
纳税人可以使用符合税务总局标准规范的自建电子发票服务平台或第三方电子发票康务平台开具增值税电子发票。
相对于纸质发票,增值税电子发票不得作废,如有需要,开具红字发票即可。
纳税人发生销货退回、开票有误、应税服务中止、销售折让等情形,需要开具红字增值税电子专用发票的,按照《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》(2020年第22号)有关规定执行。
(一)购买方已将电子专票用于申报抵扣的,由购买方在增值税发票管理系统(以下筒称“发票管理系统”)中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》(以下简称《信息表》),填开《信息表》时不填写相对应的蓝字电子专票信息。
购买方未将电子专票用于申报抵扣的,由销售方在发票管理系统中填开并上传《信息表》,填开《信息表》时应填写相对应的蓝字电子专票信患。
(二)税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》,系统自动校验通过后,生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》,并将信息同步至纳税人端系统中。
(三)销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字电子专票,在发票管理系统中以销项负数开具。红字电子专票应与《信息表》一一对应。
(四)购买方已将电子专票用于申报抵扣的,应当暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出,待取得销售方开具的红字电子专票后,与《信息表》一并作为记账凭证。纳税人需要开具红字增值税电子普通发票的,可以在所对应的蓝字发票金额范围内开具多份红字发票。

6.5 全面数字化的电子发票的开具方式

开具全面数字化的电子发票,纳税人不再需要领取税控专用设备;通过“赋码制”取消特定发票号段申领,发票信息生成后,系统自动分配唯一的发票号码;通过“授信制”自动为纳税人赋予开具金额总额度,实现开票“零前置”。基于全面数字化的电子发票的以上特性,试点纳税人通过实名验证后无需使用税控专用设备,无需办理发票票种核定,无需领用发票,使用电子发票服务平台即可直接开票。

6.6全面数字化的电子发票的交付方式

试点纳税人可以通过电子发票服务平台税务数字账户自动交付全面数字化的电子发票,也可通过电子邮件、二维码等方式自行交付全面数字化的电子发票。交付样式(XML格式或PDF、OFD版式文件格式)可根据需要由交付方自行选择。
销售方成功开具发票后,系统默认将电子发票文件及数据自动交付至购买方的税务数字账户;如果购买方为未录入组织机构代码的党政机关及事业单位,或购买方为未录入身份证件号的自然人,系统无法自动交付,销售方可使用自行交付方式,即通过电子发票服务平台税务数字账户查询发票后自行选择电子邮件、二维码、电子文件导出等方式交付全面数字化的电子发票。

6.7 符合会计数据标准电子凭证

开具财政部联合税务总局等相关部门联合开展电子凭证会计数据标准试点工作,实现了相关电子凭证开具、接收、解析、报销、入账、保存等全流程处理,推动解决电子凭证无纸化报销入账“最后一公里”问题。具备开具符合会计数据标准电子凭证能力的开具端单位应按照要求,开具(交付)符合相关主管部门有关业务规范和标准的电子凭证(即为接收端单位接收处理的电子凭证),并保障该电子凭证的所有数据信息来源合法、真实及不被篡改。开具端单位将电子凭证(含符合会计数据标准的电子凭证结构化数据文件,以下简称“电子凭证结构化数据文件”)发送给接收端单位。

7 报销

在线报销方式： 已建设业务系统和报销系统的单位,增值税电子发票的归集、登记、验真、审批等可通过在线方式完成。
线下报销方式： 对于没有应用报销系统,或是报销系统尚不具备报销审批功能的单位,电子发票的报销审批、归集、登记等流程一般通过纸质报销单采用线下方式进行。电子发票通过通讯软件传输先由报销人提交审批人完成审批程序,再由会计人员在报销时完成电子发票的查重、登记。
打印输出纸质件方式审批： 报销人将电子发票打印输出纸质件后,将其与填写好的报销单、其他原始凭证等一起通过线下方式进行报销审批,同时将收票人收到的电子发票的电子文件原件通过电子邮箱等通信软件传输至报销审批人,再传输至会计人员。采用此种方法前,单位应公布报销审批人、会计人员用于收取电子发票的电子邮箱等信息。
不打印输出纸质方式审批： 即报销人不打印电子发票输出纸质件,而是直接填写纸质报销单,报销审批人仅审核纸质报销单。电子发票的电子文件原件通过电子邮箱等通信软件从收票人传输至报销审批人,再传输至会计人员。

8 查重

会计人员对电子发票进行验真后,还应对电子发票与已经登记并报销的电子发票进行查重,如发现收到的电子发票与已经报销过并在会计人员处登记过的电子发票重复,应拒绝报销并及时通知报销人。

9 通过电子发票服务平台税务数字账户进行用途确认

全面数字化的电子发票用票试点纳税人取得电子专票用于申报抵扣增值税进项税额或申请出口退税、代办退税的,应当登录电子发票服务平台税务数字账户,进行抵扣勾选、退税勾选或代办退税勾选的用途确认操作。受票方也可通过电子发票服务平台进行不抵扣勾选的用途确认操作。

10 电子发票档案保管

a)电子发票实行在线归档管理的单位,应为电子发票档案的安全存储配置适当的在线存储设备,档案人员应按附录F进行检测,发现问题尽快采取措施解决。
b)电子发票实行线下归档管理的单位,档案人员应每两年对离线存储的电子发票档案进行一次可用性检测,方法见附录F。发现存在读取风险的应尽快采取措施解决。

11 附录

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