这些年，接触过几个同事，虽然在机关工作多年，但公文的基本格式还经常出错。正所谓，行家一出手，就知道有没有。且不论文章内容如何，如果连基本的格式都写不对，或者错别字很多，就会给领导和同事留下不认真、敷衍工作，甚至不称职的印象。如果是需要下发或对外的文件出现错漏，则会抹黑整个单位的形象。所以，打下一个良好的基础，养成好的公文写作习惯，非常重要。本文主要介绍公文写作格式的常见要求。

1. 页面设置（A4纸）：天头（上白边）为37 mm±1 mm，订口（左白边）为28mm±1mm，下白边为35mm±1 mm，右白边为26±1 mm。

2. 标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

3. 正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4. 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

例：

文章标题（2号小标宋体）

一、X X X(一级标题：3号黑体)

（一）X X X（二级标题：3号楷体）

1.X X X仿宋（三级标题：3号仿宋加黑）

（1）X X X仿宋（四级标题：3号仿宋）

X X X X X X X X X X X X X X X（正文：3号仿宋）

(空1行再写附件)

附件：1.X X X

---------2.X X X（2与上一行的1对齐）

5. 落款：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

6. 正文行间距一般设为固定值28磅。

7. 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

8. 最后，分享几个易错的标点符号用法。

（1） 标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间（如引语或书名号之后还有括注），宜用顿号。

示例 1：“日”“月”构成“明”字。

示例 2：《红楼梦》《三国演义》《西游记》《水浒传》，是我国长篇小说的四大名著。

示例 3：办公室里订有《人民日报》（海外版）、《光明日报》和《时代周刊》等报刊。

（2）分项列举的各项有一项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。

示例：本市先后建立起三大农业生产体系：一是建立甘蔗生产服务体系。成立糖业服务公司，主要给农民提供机耕等服务；二是建立蚕桑生产服务体系。……；三是建立热作服务体系。……。（误）

本市先后建立起三大农业生产体系：一是建立甘蔗生产服务体系。成立糖业服务公司，主要给农民提供机耕等服务。二是建立蚕桑生产服务体系。……。三是建立热作服务体系。……。（正）

（3）行文中表示引用的引号内外的标点用法：当引文完整且独立使用，或虽不独立使用但带有问号或叹号时，引号内句末点号应保留。除此之外，引号内不用句末点号。当引文处于句子停顿处（包括句子末尾）且引号内未使用点号时，引号外应使用点号；当引文位于非停顿处或者引号内已使用句末点号时，引号外不用点号。

示例 1：“沉舟侧畔千帆过，病树前头万木春。”他最喜欢这两句诗。

示例 2：书价上涨令许多读者难以接受，有些人甚至发出“还买得起书吗？”的疑问。

示例 3：他以“条件还不成熟，准备还不充分”为由，否决了我们的提议。

示例 4：司马迁为了完成《史记》的写作，使之“藏之名山”，忍受了人间最大的侮辱。

示例 5：在施工中要始终坚持“把质量当生命”。

示例 6：“言之无文，行而不远”这句话，说明了文采的重要。

示例 7：俗话说：“墙头一根草，风吹两边倒。”用这句话来形容此辈再恰当不过。

（4）行文中括号内外的标点用法：括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。句外括号行文末尾是否用句号由括号内的语段结构决定，若语段较长、内容复杂，应用句号。句内括号外是否用点号取决于括号所处位置：若句内括号处于句子停顿处，应用点号。句外括号外通常不用点号。

示例 1：如果不采取（但应如何采取呢？）十分具体的控制措施，事态将进一步扩大。

示例 2：科技协作合同（包括科研、试制、成果推广等）根据上级主管部门或有关部门的计划签订。

示例 3：应把夏朝看作原始公社向奴隶制国家过渡时期。（龙山文化遗址里，也有俯身葬。俯身者很可能就是奴隶。）

示例 4：古汉语（特别是上古汉语），对于我来说，有着常人无法想象的吸引力。

（5）用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。

示例 ：动物吃植物的方式多种多样，有的是把整个植物吃掉，如原生动物；有的是把植物的大部分吃掉，如鼠类；有的是吃掉植物的要害部位，如鸟类吃掉植物的嫩芽。（误）。

动物吃植物的方式多种多样：有的是把整个植物吃掉，如原生动物；有的是把植物的大部分吃掉，如鼠类；有的是吃掉植物的要害部位，如鸟类吃掉植物的嫩芽。（正）。

（6）另外，要注意半角符号（英文）和全角符号（中文）是不同的。

（7）还有两处易错的标点符号，请参考上文3、4内容加黑的部分。

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注：各单位格式要求可能略有区别。

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参考：1. 党政机关公文格式国家标准（2012年最新版)

2. 国家标准（GB/T 15834-2011）《标点符号用法》

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