OFFICE——Word与Excel交互处理——邮件合并
一、基本概念
邮件合并:在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。
二、用途
1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。
3、批量打印请柬:同上2。
4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。
5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。
6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。 [1]
7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。
8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。
总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!
三、示例——准考证
(图1)考生图片
(图2)考生信息
(图3)面试准考证
对于这种Word和Excel的互交处理,一般采取“邮件合并”的方式进行,但是图片的处理略复杂,需要插入“图片域”来协同处理,具体操作如下:
1、打开面试准考证→单击【邮件】选项卡→选择“开始邮件合并”下拉菜单中的“信函”,如图4所示。
(图4)
2、单击“选择收件人”下拉菜单中的“使用现有列表”→选择已经制作好的表格(图2的表格)→选择“打开”之后会弹出一个“选择表格”对话框(要选择数据所对应的工作表Sheet)→单击“确定”。如图5所示。
(图5)
3、选择“插入合并域”→在相应的位置插入相应的“域”,如图6所示。
(图6)
4、选择【插入】选项卡中的“文档部件”下拉菜单中的“域”→选择“IncludePicture”→在右侧“域属性”的“文件名或URL”中输入“C:\Users\Administrator\Desktop\快速制作带照片的面试准考证\考生图片\123.jpg”(不含引号)。如图7所示。(123是占位用的,输入其他文本都可以。后面要替换调的。)
(图7)
5、我们会看到插入域的地方出现一把“红叉”,我们选中插入的域→按“Shift F9”进行域代码切换→在出现的域代码中,将“123”这个部分,用插入合并域中的名字来代替。如图8所示。
(图8)
6、将图片下拉至填满整个相片框→单击“完成并合并”→然后选择“编辑单个文档”→“全部”→我们会发现已经将姓名等那些文本信息填入相应的位置,但是图片没有,它还是显示不出来→这时,我们全选(Ctrl A)→按F9刷新域→就出现了考生图片。如图9所示。
(图9)
通过这个方法,把同事需要将近3天的工作量在十几分钟就完成了。^-^
备注
解决此类问题关键在于两点:
一是:数据源的Excel表格必须规范,格式要统一,不能出现混乱、错误等责任心错误,否则后面得到准考证是会出的。
二是:照片必须统一格式(如jpg格式),不建议用名字命名,因为名字可能有重名,最好用身份证号码。还有,照片要放在同一个文件夹中。
四、参考文章
http://www.360doc.com/content/17/0816/10/30583536_679576060.shtml
https://baike.baidu.com/item/%E9%82%AE%E4%BB%B6%E5%90%88%E5%B9%B6/7804213?fr=aladdin
https://baijiahao.baidu.com/s?id=1620565048798755687&wfr=spider&for=pc
https://www.cnblogs.com/-SANG/p/9048478.html
微软官方视频
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