3.3.2段落的排版

一篇文章是否简洁、醒目和美观，除了文字格式的合理设置外，段落的恰当编排也是很重要

的。简单地说，段落就是以段落标记“ ”一段文字。每按一次Enter键就插入一个 段落标记，并开始一个新的段落。如果删除段落标记，那么，下一段文本就连接到上一段文本之 后，成为上一段文本的一部分，其段落格式改变成与上一段相同。

应该注意：当输入文本到页面右边界时，Word会自动换行，只有在需要开始一个新的段落时才按Enter键，而且新段落的格式设置与前一段相同。文档中，段落是一个独立的格式编排单位，它具有自身的格式特征，如左右边界、对齐方式、间距和行距、分栏等，所以，可以对单独的段落做段落编排。这里主要介绍段落左右边界的设置、段落的对齐方式、行间距与段间距的设定、段落编号、给段落加边框和底纹、分栏和制表位的设定等编排技术。

1.段落左右边界的设置

段落的左边界是指段落的左端与页面左边距之间的距离(以厘米或字符为单位)。同样，段

落的右边界是指段落的右端与页面右边距之间的距离。Word默认以页面左、右边距为段落的左、右边界，即页面左边距与段落左边界重合，页面右边距与段落右边界重合。可以使用“开始”功能区的“段落”组设置段落的左右边界。

1)使用“开始”功能区“段落”组的有关命令按钮

单击“开始”功能区“段落”组的“减少缩进量”或“增加缩进量”按钮可缩进或增加段落的左边界。这种方法由于每次的缩进量是固定不变的，因此灵活性差。

2)使用“段落”对话框使用“段落”对话框设置段落边界的步骤如下：

(1)选定拟设置左、右边界的段落。

(2)单击“开始”功能区“段落”组的“段落”按钮 ，开如图3—24所示的“段落’’对话框。

(3)在“缩进与间距”选项卡中，单击“缩进”组下的“左侧”或“右侧”文本框的增减按钮 设定左右边界的字符数。

(4)单击“特殊格式”列表框的下拉按钮，选择“首行缩进”、“悬挂缩进”或“无”确定段落首行的格式。

(5)在“预览”框中查看，确认排版效果满意后，单击“确定”按钮;若排版效果不理想，则可单击“取消”按钮取消本次设置。

3)用鼠标拖动标尺上的缩进标记

在普通视图和页面视图下，Word窗口中可以显示一水平标尺。标尺给页面设置、段落设置、表格大小的调整和制表位的设定都提供了方便。在标尺的两端有可以用来设置段落左右边界的可滑动的缩进标记，标尺的左端上下共有三个缩进标记：上方的顶向下的三角形 是首行缩进标记.下方的顶向卜-的三角形 是悬挂缩进标记.最下方的小矩形 是左缩进标记。标尺右端顶向上的三角形 是右缩进标记。

使用鼠标拖动这些标记可以对选定的段落设置左、右边界和首行缩进的格式。如果在拖动

标记的同时按住Alt键.那么在标尺上会显示出具体缩进的数值，使用户一目了然。下面分别介绍各个标记的功能： 。

·首行缩进标记：仅控制第一行第一个字符的起始位置。拖动它可以设置首行缩进的

位置。

·悬挂缩进标记：控制除段落第一行外的其余各行起始位置，且不影响第一行。拖动它可实现悬挂缩进。

·左缩进标记：控制整个段落的左缩进位置。拖动它可设置段落的左边界.拖动时首行缩进标记和悬挂缩进标记一起拖动。

·右缩进标记：控制整个段落的右缩进位置。拖动它可设置段落的右边界。

用鼠标拖动水平标尺上的缩进标记设置段落左右边界的步骤如下：

(1)选定拟设置左、右边界的段落。 、

(2)拖动首行缩进标记到所需的位置，设定首行缩进。

(3)拖动左缩进标记到所需的位置，设定左边界。

(4)拖动右缩进标记到所需的位置，设定右边界。

提示：在拖动标记时，文档窗口中出现一条虚的竖线，它表示段落边界的位置。

2.设置段落对齐方式

段落对齐方式有“两端对齐”、“左对齐”、“右对齐”、“居中”和“分散对齐”五种。可以用 “歼始”功能区“段落”组中各功能按钮和“段落”对话框来设置段落的对齐方式。

1)用“开始”功能区“段落”组中各功能按钮设置对齐方式

在“开始”功能区“段落”分组中，提供了“文本左对齐”、“居中”、“文本右对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”五个对齐按钮。Word默认的对齐方式是“两端对齐”。如果希望把文档中某些段落设置为“居中”对齐，那么只要选定这些段落，然后单击“格式”工具栏中的“居中”按钮即可。总之，设置段落对齐方式的步骤是：先选定要设置对齐方式的段落，然后单击“格式”工具栏中相应的对齐方式按钮即可。

2)用“段落”对话框来设置对齐方式具体步骤如下：

(1)选定拟设置对齐方式的段落。

(2)单击“开始”功能区“段落”组的“段落”按钮 ，打开如图3—24所示的“段落”对话框。

(3)在“缩进和间距”选项卡中，单击“对齐方式”列表框的下拉按钮，在对齐方式列表中选定相应的对齐方式。

(4)在“预览”框中查看，确认排版效果满意后，单击“确定”按钮;若排版效果不理想，则可单击“取消”按钮取消本次设置。

3)用快捷键设置

有一组快捷键可以对选定的段落实现对齐方式的快捷设置。具体如表3—3所示。

3.行间距与段间距的设定

·“单倍行距”选项设置每行的高度为可容纳这行中最大的字体，并上下留有适当的空隙。

这是默认值。

·“l.5倍行距”选项设置每行的高度为这行中最大字体高度的l.5倍。

·“2倍行距”选项设置每行的高度为这行中最大字体高度的2倍。

·“最小值”选项设置word自动调整高度以容纳最大字体。

·“固定值”选项设置成固定的行距，Word不能调节。

·“多倍行距”选项允许行距设置成到小数的倍数，如2.25倍等。

(4)在“设置值”框中键入具体的设置值。注意，有的行距选项不需要“设置值”。

(5)在“预览”框中查看，确认排版效果满意后，单击“确定”按钮;若排版效果不理想，则可单击“取消”按钮取消本次设置。

提示：

(1)段落的左右边界、特殊格式、段间距和行距的单位可以设置为“字符”、“行”或“厘米”/“磅”。其设置方法是：执行“开始”一“选项”命令，在“Word选项”对话框“高级”选项卡的“显示”栏目中将“度量单位”选定为“厘米”，如图3-25所示。如果没有选中‘‘以字符宽度为度量单位”复选框，则“格式”对话框中就以“厘米”/“磅”为单位显示;如果选中“以字符宽度为度量单位”复选框，则“格式”对话框中就以“字符”/“行”为单位显示。

(2)设置段落的左右边界、特殊格式、段间距和行距时，可以采用指定单位，如左右边界用“厘米”，首行缩进用“字符”，间距用“磅”等。只要在键入设置值的同时键入单位即可。

(3)采用“字符”单位设置首行缩进的优点是，无论字体大小如何变化，其缩进量始终保持2个字符数，格式总是一致的。

4.给段落添加边框和底纹

有时，对文章的某些重要段落或文字加上边框或底纹，使其更为突出和醒目。给段落添加边框和底纹的方法与文本加边框和底纹的方法相同(参见3.3.1节的相关内容)，只是需要注意：在“边框”或“底纹”选项卡的“应用于”列表框中应选定“段落”选项。

5.项目符号和段落编号

编排文档时，在某些段落前加上编号或某种特定的符号(称项目符号)，这样可以提高文档的可读性。手工输入段落编号或项目符号不仅效率不高，而且在增、删段落时还需修改编号顺序，容易出错。在Word中，可以在键人时自动给段落创建编号或项目符号，也可以给已键人的各段文本添加编号或项目符号。

1)在键入文本时自动创建编号或项目符号在键入文本时自动创建编号或项目符号的方法是：在键入文本时，先输入一个星号“*”，后面跟一个空格，然后输入文本。当输完一段按Enter键后，星号会自动改变成黑色圆点的项目符号，并在新的一段开始处自动添加同样的项目符号。这样，逐段输人，每一段前都有一个项目符号，最新的一段(指未输入文本的一段)前也有一个项目符号。如果要结束自动添加项目符号，可以按BackSpace键删除插入点前的项目符号，或再按一次Enter键。

在键入文本时自动创建段落编号的方法是：在键入文本时，先输入如“1.”、“(1)”、“一、”、“第一、”、“A.”等格式的起始编号，然后输入文本。当按Enter键时，在新的一段开头处就会根据上一段的编号格式自动创建编号。重复上述步骤，可以对键人的各段建立一系列的段落编号。如果要结束自动创建编号，那么可以按Backspace键删除插入点前的编号，或再按一次Enter键即可。在这些建立了编号的段落中，删除或插入某一段落时，其余的段落编号会自动修改，不必人工干预。

2)对已键人的各段文本添加项目符号或编号

使用“开始”功能区“段落”组中的“项目符号”和“编号”按钮给已有的段落添加项目符号或编号。其操作步骤如下： 、

①选定要添加项目符号(或编号)的各段落。

②在“开始”功能区“段落”组中单击“项目符号”按钮 (或“编号”按钮 )中的下拉菜单按钮 ，打开如图3—26所示的项目符号列表框(或如图3—27所示的编号列表框)。

③在“项目符号”(或“编号”)列表中，选定所需要的项目符号(或编号)，再单击“确定”按钮。

④如果“项目符号”(或”编号”)列表中没有所需要的项目符号(或编号)，可以单击“定义新符号项目”(或“定义新编号格式”)按钮，在打开的“定义新符号项目”(或“定义新编号格式’’)对话框中，选定或设置所需要的“符号项目”(或“编号”)。

6.制表位的设足

按Tab键后，插入点移动到的位置叫制表位。初学者往往用插入空格的方法来达到各行文本之间的列对齐。显然，这不是一个好方法。简单的方法是按Tab键来移动插入点到下一制表位，这样很容易做到各行文本的列对齐。Word中，默认制表位是从标尺左端开始自动设置，各制表位间的距离是2.02字符。另外，，还提供了五种不同的制表位，可以根据需要选择并设置各制表位间的距离。

1)使用标尺设置制表位

在水平标尺左端有一制表位对齐方式按钮 不断单击它可以循环出现左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐和竖线等五个制表符，可以单击选定它。使用标尺设置制表位的步骤如下：

(1)将插入点置于要设置制表位的段落。

(2)单击水平标尺左端的制表位对齐方式按钮，选定一种制表符。

(3)单击水平标尺上要设置制表位的地方。此时在该位置上出现选定的制表符图标。

(4)重复(2)、(3)两步可以完成制表位设置工作。

(5)可以拖动水平标尺上的制表符图标调整其位置，如果拖动的同时按住Ah键，则可以看到精确的位置数据。

设置好制表符位置后，当键人文本并按Tab键时，插入点将依次移到所设置的下一制表位上。如果想取消制表位的设置，那么只要往下拖动水平标尺上的制表符图标离开水平标尺即可。

2)使用“制表位”对话框设置制表位使用“制表位”对话框设置制表位的步骤如下：

(1)将插入点置于要设置制表位的段落。

(2)单击“开始”功能区“段落”组的“段落”按钮 ，打开“段落”对话框。在“段落”对话框中，单击“制表位”按钮，打开如图3—28所示的“制表位”对话框。

(3)在“制表位位置”文本框中键入具体的位置值(以字符为单位)。

(4)在“对齐方式”组中，单击选择某一种对齐方式。

(5)在“前导符”组中选择一种前导符。

(6)单击“设置”按钮。

(7)重复(3)～(6)，可以设置多个制表位。 如果要删除某个制表位，则可以在“制表位位置”文本框中选定要清除的制表位位置，并单击“清除”按钮即可。单击“全部清除”按钮可以一次清除所有设置的制表位。

设置制表位时，还可以设置带前导符的制表位，这一功能对目录排版很有用。