档案的电子计算机辅助管理

档案的电子计算机辅助管理 南宁市档案局 网站：ttp://nnda.gxi.gov.cn/ 主要内容 一、电子计算机在档案工作中的应用 二、电子计算机技术基础 三、计算机档案管理系统 四、档案计算机管理技术应用前景 一、电子计算机在档案工作中的应用 (一)对机读档案目录管理 (二)档案借阅自动管理 (三)档案库房的自动管理 (四)缩微胶片的自动管理 (五)计算机词表管理 (六)档案自动标引 (七)档案业务管理 (一)对机读档案目录的管理 1.机读档案目录 指存放在计算机中的可由计算机读取处理的档案目录。 2.档案目录形成方式 (1)著录标引 (2)办公自动化应用 3.计算机对机读档案目录管理方式 (1)自动检索 (2)自动编目 (3)自动统计 (4)自动立卷 4.档案目录采集和报送(专题) (1)报送对象： 根据《中华人民共和国档案法》规定，应依法向市国家档案馆移交档案的各市直机关、团体、直属事业单位。 (2)档案目录收集范围： 各门类档案的目录数据； 纸质、照片档案数字化加工形成的扫描图像文件； 声像档案数字化加工形成的音频、视频和多媒体文件。 (3)档案目录整理规范 档案目录数据 著录要求:完整、规范地著录档案目录数据。 依据《档案著录规则》(DA/T18－1999)、《广西壮族自治区文件级档案目录数据采集方案》、《广西壮族自治区案卷级档案目录数据采集方案》。 存储格式:电子目录数据统一使用DBF格式保存。 文件与文件夹的命名:目录数据文件按照“全宗号－数据级别(分为“案卷级、归档文件级、卷内文件级”)－档案类型”格式命名。 如：0032-JNWJ-WS.DBF 数据存放的文件夹按照“数据类型(目录数据、全文数据、多媒体数据) －全宗号－数据级别(分为“案卷级、归档文件级、卷内文件级”)－档案类型”格式命名。 如：ML-0032-JNWJ-WS 全文图像数据、多媒体数据 加工规范:按国家、广西、南宁市等有关标准进行。 存储格式: 全文图像单页使用标准JPG格式保存， 多页使用标准TIFF格式保存； 全文图像通过OCR文字识别生成的文本文件使用标准DOC格式或PDF格式保存； 音频数据使用WAV格式保存；视频数据使用MPEG2格式保存； 其他类型多媒体数据如无特殊规定，以原始格式存储和报送。 文件与文件夹的命名: 单页图片文件以“档号－图像顺序号”的格式命名；如： 0032-2001-永久-0001-0002.JPG 多页图片文件、多媒体文件以“档号”形式命名；如： 0032-2001-永久-0001. TIFF 数据文件存放的文件夹按档号分级建立，每级文件夹以该级完整的档号命名。如： 0032 ∟0032-2001 ∟0032-2001-永久 ∟0032-2001-永久-0001 (4)数据报送流程 数据整理：按照自治区、南宁市标准整理。 光盘刻录:档案级光盘刻录数据，并按规范粘贴标签，标注相关信息。 表格填写:填写《档案目录数据报送情况明细表》、《档案全文、多媒体数据报送情况明细表》。 数据检测:检验合格,则接收数据，在《电子档案数据交接文据》签字确认，不合格，则报送单位对数据按规范更正后重新报送。 (二)档案借阅自动管理 1.借阅登记 2.归还登记 3.提供借阅预约登记 4.打印催还通知单 5.打印档案借阅清单 6.提供档案库存、借出、归档等信息 (三)档案库房的自动管理 (1)电子计算机随时反映库房情况。库房空间利用情况、库存档案材料的类型、档案整理编目、保管、利用等状况。 (2)库房人造“小气候”的自动控制。对库房温湿度自动调节、消防、报警、照明等系统的自动化管理以及档案字迹恢复等。 (四)缩微胶片的自动管理 实现对缩微胶片的半自动和自动检索 (五)计算机词表管理 实现