[ FI基本业务流程 ] - Accounts Payable基础知识

1. 概述

本系列文章将着重介绍SAP系统中FI 模块（FI - Financial Accounting）的主要业务流程，侧重基本概念的的介绍，以及基本配置点功能的介绍和总结。

2. 内容概述

Account Payable ( 应付账款 ) 是FI中的一个重要功能，主要用于供应商Vendor的管理。通过本章的介绍，你将会了解到以下基本概念：

* 什么是Vendor Master Data

* 应付账款管理的日常作业：

- Vendor Invoice/Credit Memo Posing：供应商发票录入

- Recurring Entry：重复性的发票录入

- Payment Transactions：对供应商的付款

* 发票录入和付款过程的几个基本概念区分（House bank/Tax account/Real cost object）

3. 业务背景

在公司运营的过程中，不可避免地要与供应商Vendor和客户Customer进行业务往来。公司生产产品，需要向供应商采购原材料或服务（例如租赁房屋）；同时，制成产成品后投入市场，向目标客户群体销售产品，为公司自身产生盈利。

在这个业务场景中，供应商和客户在SAP系统中分别被映射为Vendor和Customer，与其发生的业务，在财务的角度会以发票Invoice的形式表现并记录处理。对供应商的“应付账款”即为AP - Account Payable；对客户的“应收账款”即为AR - Account Receivable。

3.1 供应商主数据 Vendor accounts

供应商的主数据由两部分组成：General Data （例如：Vendor's Name , Address 等一些通用的数据）和Company code data（与特定公司代码相关的数据，可类比G/L account在Company code层级的数据。比如：付款条件，统驭账户等）。

特性：

（1） Account Group for Vendor: 相同account group的供应商具有相似的属性。

（2）Account Group的作用：“分类”，“控制屏幕字段显示”，“控制Number Range”

3.2 供应商相关的Daily Accounting Transaction

3.2.1 手动发票录入

与供应商的相关交易类型主要可以分为两种：“一次性交易（例如：一次性采购付款）”以及“重复性的交易（例如：每月定期向供应商缴纳房屋租金）”。下图展示了录入供应商发票的操作界面（Tx: FB60）:

特性：

（1）当录入一个费用项目expense item时，需要指定一个费用对象cost object，因为费用类科目是P&L损益类，有对应的primary cost element。

（2）因此，发票录入后，不仅会产生FI凭证，同时也会产生相应的CO凭证（CO又分为real和statistical两种，每一个cost element仅可以指定一个real的cost OBJ但可以有多个statistical的cost OBJ）。

3.2.2 重复性发票录入

接下来，介绍一种录入重复性发票的技术，即使用FBD1和F.14两个transaction。

对于重复性的invoice posting，例如每月的房租，可以建立一个recurring document，然后指定interval，在应当posting的时间节点上，执行recurring document posting。这种技术类似于BDC录屏，在创建recurring document时，录屏保存参数；在执行时，调用并调整时间参数，执行posting. 创建出来的session，通过SM35可查看并处理。

3.2.3 定期自动付款

录入完供应商的发票后，公司需要定期地进行付款动作，这个动作的实现可以通过recurring entry program实现，从而减少重复性的人工操作。最典型的transaction即Tx: F110. 会计人员，可维护相关的参数来编订付款的计划日期，系统会在指定日期，自动完成付款动作。

3.3 发票录入和付款过程的几个基础概念

* House Bank：可理解为公司自身的银行账户，维护在company code级别。在执行F110自动收款/付款动作时，在创建凭证的过程中，系统会自动找到house bank对应的G/L account。

* Tax account：录入凭证过程中的tax code以及transaction，会共同决定将tax最终post到哪个tax对应的G/L account上。

* Cost Element: SAP 系统的FI模块和CO模块，通过cost element集成在一起，若某个G/L为损益类科目，在对其进行post帐时则必须指定cost object, 这样在创建FI凭证的同时，也会将相应的费用记录在对应的Cost Object上。

* Real Cost Object的三大特性： “可重过账”，“可结算到其他CO：分摊分配”，“Credit”。

* 几个常用CO的属性关系：

>>Profit Center一定是statistical；

>>PSG一定是real；

>>Cost element必须要分配有一个real的CO；

>>Cost center一定是real类型，但可以向cost center进行statistical的posting；

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