项目管理软件如何选？

随着项目管理理念的普及和逐步成熟，越来越多的企业开始意识到项目管理软件对项目实施的重要作用，并期待通过部署专业的项目管理软件来提高企业的项目管理能力。

一、项目管理软件，为企业降本增效

一个完整的项目管理活动如果纯靠手工管理，管理人员需要花费大量的精力来计算、观察、监测和分析，费时费力还出错率高，是麻烦且高风险的行为。而如果借助于项目管理软件，让项目的数据和进度在软件上通过算法运行，管理人员的工作会轻松很多。合适的项目管理软件对企业生产和管理活动意义重大，能够通过提高运营效率、提高项目成功率、提高整体管理水平等为企业降本增效。

①提高运营效率

企业引进使用管理工具是管理方式的较大转变，对管理形式和工作习惯的转换。从手工管理到系统自动运行，管理人员只需要把相关内容录入到系统上，项目就会自动运行并分析、计算出相应的结论和数据，得到相应的表单和报表。管理人员不再需要自己逐个更新数据和计算，工作效率会得到显著提升。

②提高项目成功率

项目数据在项目管理工具上运行，除了提高管理人员的效率之外，还可以减少手工管理带来的错误率——数据的自动运行，让项目管理人员不再承担项目数据错误导致的偏差风险，可以有更多时间从整体上把握和管理项目，分析项目的各项结果，并根据项目情况预测风险、解决问题，提高项目的成功率。

③提高企业整体管理水平

专业的项目管理工具都有科学的方法论做支撑，能够很好的贯彻执行项目管理的理论和思想，让项目按照系统的逻辑运行，这样就有利于管理人员理解和实践优秀的项目管理方法论，提高自身的管理水平。

二、根据项目类型选择合适的项目管理软件

项目管理软件能够给企业降本增效，然而企业如何选择适宜的项目管理软件则非常考验选型人员，因为企业隶属不同行业、处在不同阶段，对项目管理的要求都不一样，选择项目管理软件时的侧重点也就不一样。因此，企业在选择项目管理软件之前，除了需要厘清自身业务需求之外，还需要对软件类型和适用范围有一定了解，不同领域、不同的性能以及不同的部署方式，都有不同的选择。

①按领域：工程类和非工程类

不同领域的项目有不同的特点，在项目管理中的侧重点也会有所不同。从大体上来说，项目管理可以分为工程类和非工程类两大类，工程类项目包括建筑工程、水利电力工程、装饰工程、工程施工等方面，涉及到设备、设计、物料的管理，专业程度高，管理范围和管理过程与非工程类项目管理迥异，因此工程类的项目管理软件自成一派。

非工程类项目管理软件应用的行业会更广泛一点，涉及到项目的计划、进度、资源、财务、文档等方面的管理，关注的重点一般在时间、效率和交付物质量等。非工程类的项目管理应用最为广泛的是三个领域：IT、产品研发、专业服务。IT项目主要指信息系统，为用户提供信息共享功能，同时，将硬件、软件、业务、信息、服务、人员有机结合起来，形成一体化网络管理平台，以整合信息资源，提高管理效率与经营效率。比如金融业的项目大多数是IT项目，通常来讲，会关注项目的全生命周期和项目流程的控制；产品研发包括制造业新产品研发和软件开发，制造业关注研发过程的跟踪和管理，软件开发行业则贯穿应用开发的全生命周期；专业服务项目包括咨询、营销、设计等领域，注重时间、人力和客户满意度。

③按功能：团队协作类和企业级项目管理

针对不同的企业规模、管理成熟度，项目管理软件有不同的分类。

当企业规模较小、管理的成熟度不高时，企业可能不需要涉及到项目管理的全流程，而是更关注项目的进度、团队协作能力以及任务协同等部分流程，这个时候企业往往会选择轻量型的协作类管理软件，这类软件也有项目的概念，但是只关注项目的进度或任务层面，注重团队协作和任务管理，不需要经过专业系统训练的项目管理人才也能容易上手操作，使用门槛低。

与协作类项目管理软件相对的是企业级的项目管理软件，覆盖项目从立项到结项的全生命周期，并涉及到企业战略的落地。对于企业级项目管理来说，实现投资收益最大化是非常重要的，因此企业的成本、收益、资源分配是关注重点；而企业战略决定了企业的盈利模式和发展方向，企业级项目必须从战略出发。企业级项目管理软件涉及到项目的成本、团队、资源、组合、战略、收益等内容，适合管理成熟度高的企业使用，这类企业一般有专业的项目管理人员或PMO，企业规模也相对较大。

③按部署方式：本地安装、云服务

软件的部署方式一般都分为本地安装和云服务两种，项目管理软件也不例外。本地安装需要部署服务器，成本较高、实施周期长但安全性较强；云服务部署则是部署在云服务器上，不需要运维步骤和成本，但安全性上不如本地部署。市面上的项目管理软件同时支持本地安装和云服务版本的也有不少，因此企业选择时更多的是考虑自身的项目管理情况。

三、选择项目管理软件的基本原则

随着项目管理市场的趋渐成熟，市面上的项目管理软件也越来越多，对于企业来说，选择越来越多，一方面更有利于选到最匹配的，但另一方面也增加了选择风险，因此企业需要掌握一些辨别和选择技巧，让最合适的项目管理软件来助力企业项目管理升级。
企业选择项目管理前需要做的功课分为两个方面，一个是自身角度，一个是软件角度。

①自身角度

自身角度是指企业要充分了解自身的项目情况，包括项目的规模、管理的成熟度、购买项目管理软件的预算等，初步判断自己需要哪些功能、部署方式等，方便有针对性的寻找合适的项目管理软件。

②软件角度

对自身状况有了了解之外，需要从软件角度考量项目与软件的匹配性。对符合条件的项目管理软件做调查，除了功能方面，还需要重点关注其支撑软件运行的方法论和理念，从科学性和专业度进行考量；另外还可以关注一下备选项目管理软件在本行业的成功案例，有必要的话可以去现场考察，以评估该软件的实施水平。

四、企业级项目管理软件

对于企业来说，即使现在的项目管理成熟度不够高，也需要不断提升自身的管理水平，并以达到企业级管理标准为目标。用企业级项目管理软件来规范项目管理的流程，将最佳实践固化，对提升企业的项目管理水平和能力有积极作用，以下以易趋为例，展示企业级项目管理软件是如何帮助企业提升项目成功率、实现投资收益最大化，从而提高管理水平和成熟度的。

1.财务规划+收益分析

企业是以营利为目的的，因此项目的成本和收益非常重要，企业级项目管理软件最好要支持精细化管理项目财务。管理层对项目财务成本（费用、采购）和收益进行分析规划，执行层在项目执行过程中汇报实际成本，再由管理层统计、分析实际与预算的偏差，根据偏差进行收益分析和决策，使得组合的成本可控、收益实现最大化。

管理层根据实际情况做财务规划，对每个项目制定相应的费用预算、采购预算和收益预算，实现成本控制和收益评估，下图为费用预算视图：

执行层则通过费用单、采购合同、销售合同汇报项目实际发生的费用和收益，系统对所有数据的收集为管理层后续的收益分析提供实际、准确的数据，下图为费用单汇报视图：

2.里程碑计划+项目分解计划

对于企业级项目管理软件来说，项目的全生命周期都要覆盖，所以项目计划也会更复杂，不仅要制定面向执行层的WBS计划，也要考虑到高层领导的需求，制定符合他们需求的里程碑计划。

里程碑计划是重大节点的项目计划，方便管理层查看和监控重大阶段的项目进度和交付物情况，有助于管理层掌握具体某个项目的质量和进度，如图：

而对于执行层来说，里程碑计划的管理颗粒度太大，他们更关注具体项目的计划和任务，专门针对执行层的项目分解计划，以WBS、甘特图、关键路径等丰富视图展示具体的项目计划，执行层可一目了然项目的计划：

3.团队管理+资源能力规划

企业级的项目管理活动要对企业的利益和收益负责，所以合理分配资源十分重要。对于管理层来说，他们需要看的是资源的整体分配情况；而执行层则需要执行具体的资源调拨计划。

管理层通过资源能力规划模块总览资源情况，了解人员的工作负荷情况，方便管理层了掌握资源动态，如图：

执行层的资源分配则由团队经理或者资源经理进行，他们根据人员的角色定位和项目经理的资源申请，合理分配角色和工时：

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