项目管理如何有效进行

如果想成功地实施项目，需要三大部分的知识，一个是项目管理专业知识，二是一般管理的通用知识，最后需要项目相关应用领域的专业知识。

但由于“应用领域的专业知识”是根据你实际的项目而定，外人经验无法有效借鉴外，其他两个我们都可以进行学习借鉴，所以下面我们将从这两个方面，结合：1、掌握项目管理必备的两大核心技能；2、项目管理三要素；3、项目管理5大过程49个子过程；4、常用工具；展开进行分享。

一、掌握项目管理必备的两大核心技能

1、SMART原则

Smart原则强调目标必须是具体的、可以衡量的、可以达到的、具有相关性的、具有时效性的；通过这个原则我们可以有效制定合理目标，清楚地定义项目范围、时间、成本和质量等等，从而为项目成功助力。

2、PDCA循环

PDCA循环是项目管理中经常用到的另一个工具，通过计划、执行、检查和处理将项目管理过程中产生的各项活动带入循环，并通过闭环管理不断提高项目质量。

以上两大核心技能将贯穿应用于整个项目管理的过程中，其中就包含了下面要讲到的三要素、5大过程等管理。

二、做好项目三要素的管理

项目管理的三要素，是质量、成本和时间。

三要素的意义在于，他们作为衡量一个项目的成功失败的关键指标，将贯穿一个项目的始终来指导我们的工作。他们三者的关系经常是三角关系，密不可分。三个要素在一个项目管理进行中也经常发生冲突。

一般来讲，人们总希望在非常短的时间内，以尽可能低的成本获得最好的质量结果。然而，这三种要素中的任何一个都可能成为重中之重，一旦确定其中一点，那么另外两点就需要相应进行调整。大部分项目都被迫要服从至少一个要素，所以你必须知道你的重点。

例如，假如你要在2000年前给你所有的IT系统打上千年虫补丁，你的考虑重点可能是：

时间：要在1999年12月31日前完成;
质量：要在新年来到时做到零错误;
成本：不计成本的让全部电脑系统在2000年1月1日运行正常。

当你设计一个新项目，要考虑这三种关系，明白重点所在。还要记住，在所有的项目管理案例中，你需要有效的完成项目。三个组成部分与三个要素的结合表明，一个项目管理具有一定的生命周期，需要产生一个专门，可以衡量的结果，它还包含了一套相应的实现目标的行动，并且将有限的资源最大化运用。

为了完成项目管理，你也需要一个适当的组织——一种让所有人参与进来，具有各自角色与职责的结构。每个人都需要知道做什么，为什么做，如何做，以及他们的任务何时完成。项目管理是有限制的，他们都有一个明确的开始和结束。如果时间段不明确，或者你的目标不明确，这不是一个项目管理。

三、项目管理的五大过程和49个子过程的细节管理

1、启动过程

制定项目章程：授权PM启动项目
识别相关方：搞清楚谁与项目相关

2、规划过程

制定项目管理计划：编制项目执行的蓝图
规划范围管理：为范围管理提供指南
收集需求：了解客户想要什么
定义范围：定义项目要提供什么
创建WBS：确定项目要做什么
规划进度管理：为进度管理提供指南
定义活动：确定采取哪些活动
排列活动顺序：确定工作执行的先后顺序
估算活动持续时间：估算行动所需时间
制定进度计划：制定行动指南
规划成本管理：为成本管理提供指南
估算成本：估算需要多少钱
制定预算：批准该给多少钱
规划质量管理：做计划、定标准
规划资源管理：规划需要什么资源、多少资源以及如何获取资源
估算活动资源：估算所需人、财、物
规划沟通管理：规划如何流转信息
规划风险管理：定义如何对待风险
识别风险：搞清楚风险是什么
实施定性风险分析：搞清楚哪些风险更重要
实施定量风险分析：搞清楚风险有多大
规划风险应对：确定如何回避威胁抓住机会
规划采购管理：规划采购什么，如何采购
规划相关方参与：规划如何更好让项目相关方积极参与项目

3、执行过程

指导与管理项目工作：按图索骥
管理项目知识：利用知识、生成知识、分享知识
管理质量：查过程、保质量
获取资源：获取所需人、财、物
建设团队：搞好氛围、提高绩效
管理团队：解决问题、优化绩效
管理沟通：保证双方的有效信息流动
实施风险应对：依照计划处置信息
实施采购：买卖谈判、签订合同
管理相关方参与：提升支持、降低抵制

4、监控过程

监控项目工作：全面监控项目偏差
实施整体变更控制：全面控制项目变更
确认范围：核实可交付成果有没有、对不对
控制范围：控制范围不能做多、做少、做错
控制进展：控制进度的快慢
控制成本：控制成本的俭奢
控制质量：控制质量的好坏
控制资源：控制资源的分配和使用
监督沟通：监督沟通的效果
监督风险：监督老风险、识别新风险
控制采购：管好合同、控好采购
监督相关方参与：监督相关方关系，提升相关方参与的效果和效率

5、收尾过程

结束项目或阶段：验收成果、保存知识、释放资源

四、项目经理常用的辅助工具

项目管理涉及有效的计划和对工作的系统管理，它包括定义项目目标，制定行程和安排任务，以达到特定的目标。有很多图形工具可以使项目管理更有效、更高效。对于项目经理而言，这些都是十分有用的工具，可以对项目范围进行可视化。

1、通用项目团队协作工具 Worktile

不同于Microsoft project （更适合超大型团队），Worktile是非常适合500人以下团队协作的项目管理工具，而且是国内项目管理工具总榜的TOP1。

它主要用于进行项目团队的目标管理、项目和任务的进度跟踪、任务的指派等，具备OKR管理、看板式任务管理、项目管理、甘特图、网盘等功能。相比于其他工具来说，做到了项目从目标到结果沉淀的全生命周期管理。

无论是监控项目进度，还是掌控全局，Worktile都能非常高的提升项目经理的效率，而且做到了开箱即用，不用花时间学习工具。(Worktile官网)

2、软件项目协作工具PingCode

之所以还推荐另一款项目协作工具，是因为软件项目和其他项目有非常大的不同，一些通用型的项目工具无法完全满足这类项目的管理需求，而PingCode 则是专门为软件项目协作打造的管理工具。

PingCode 有7大子产品，分别对应了项目管理、项目集管理、目标管理、测试管理、缺陷管理、知识文档管理、研发自动化管理，除此以外，它还通过应用市场与主流的开发工具打通，就比GitHub等，而且也可以在飞书、企微等使用。

和Worktile 一样也是开箱即用的类型，2021年获得了36氪-中国软件金榜-研发项目管理系列榜单第一。（PingCode 官网）

3、甘特图

甘特图有助于计划和管理项目，它把一个大型项目划分为几个小部分，并有条理地展示。每个任务都有预期完成时间，由水平的条形代表，左端代表开始日期，右边代表人物的完成日期。任务可能循序渐进，也可能并行，时间有重叠。

在项目过程中，重要的事项可以用一个小菱形标记为里程碑。从一个甘特图中，你可以清晰地看出子任务是什么，以及每个任务何时开始何时结束。可视化地呈现一个项目还可以轻松地了解每个阶段会发生的事情，从而跟踪项目进程。

4、PERT图

PERT 是项目评价和评估技巧 (project evaluation and review technique) 的英文缩写。这是用于计划和安排整个项目行程，跟踪实施阶段的主要项目管理工具之一。PERT图也能展示任务划分，时间分配和开始、结束日期。

不像甘特图用条形代表任务，PERT图用关系模型展示信息，用方框代表任务，箭头代表任务之间的关系。PERT图的排版形式使得活动之间的关系比甘特图更加明显。但它的缺点是任务较难跟进，因为有太多的联系和任务。

5、日历

日历是基于时间，易于理解的项目管理工具。这对于个人时间管理更加合适，能帮助你更好地管理每天、每周或每个月的时间行程。这种工具的出色之处在于，它有很多空间添加待办事项列表。它将提醒你每天要做的事情，确保事情能在截止日期前完成。

6、时间线

时间线也是一种可视化的项目管理工具，有助于跟踪项目进程。通过时间线，你可以直观地看到某个任务需要在什么时间完成。这是了解任务时间更加有序的方法。但是，时间线没有甘特图那么受欢迎，因为它在展示任务联系和完成状态时有局限。

7、WBS图

WBS即工作分解结构，是一种常用的项目管理工具，通过把项目分解成能有效安排的组成部分，有助于把工作可视化。WBS是一种树形结构，总任务在上方，往下分解为分项目，然后进一步分解为独立的任务。WBS与流程图相似，各组成部分逻辑连接。任务的组成部分用文字或形状解释。

8、思维导图

思维导图对于项目管理也十分有用。和其它项目管理工具不同，思维导图没那么正式，也就更灵活。你可以用它把项目分解成小任务，管理待办事项清单或者分析问题。通过思维导图，你可以插入图片，链接文件，隐藏分支来聚焦于某个部分，这些是其他项目管理工具做不到的。

9、状态表

状态表用于跟踪项目进程时十分有效。它不包含项目持续时间和任务关系等细节，但是更注重于项目状态和完成的过程。项目状态表的极佳功能是，它也包含了任务的负责人，如此一来，项目负责人可以更好地评估员工的业绩，知晓问题发生时该由谁负责。

10、HOQ

HOQ (house of quality)是指质量屋，用于界定顾客需求和产品功能之间的关系。此工具用于质量功能配置，促进团队决策。

以上10种常用工具，可以根据项目管理的实际需求，有针对性的选择使用。在项目管理中，并不是选用的工具越多，管理效果越好。但如果工具选用合适，将对我们精益项目的管理起到助力作用。

以上就是总结的关于项目管理经验的分享，希望对你有所帮助。