80%的经理人都不知道的邮件常识

一封好邮件里总藏不住满满的细心和周到，让人有说不尽的舒服。

一封好邮件的基本标准是少犯错误。

为此我们必须使用一个容错率高的流程，像这样：

标题——>正文——>附件——>收件人

先写标题，这是整个邮件金字塔的塔尖，先写出来，不跑题。最后写收件人，即使按错了钮，或者按错了快捷键，也不会发出去。

接下来我们按照这个顺序来逐一解释。

一、主题

这个必须有！一个主题就是一件事。

1、邮件主题建议按照“【关键词】＋叙述”的格式来撰写，比如“【邮件书写】的正确格式”，这样方便收件人检索。

2、邮件主题不易过长，一般在10字以内，所以一定要少废话，抓重点。

3、常规邮件可以模板化，比如求职邮件最好是：「应聘岗位」「专业」「学历」「姓名」

二、正文

原则上不少于10个字。它包含称呼、内容、结束语、签名档4个部分。

1、称呼：如果可以，请一定明确收件人，尽量不要用“All”来取代。

公司内部沟通，如果公司没有明确规定，一般可以随意些，比如用俗称或直呼大名，这样显得亲切。如果是对外沟通，一定要把级别表明出来，这样对合作有好处。

2、正文内容一般按照金字塔原理进行叙述，先讲结论或结果，再1234分别论述。叙述上要逻辑清晰，同时要废话少说。

3、结束一般使用敬语，比较简单的如“以上，谢谢”“顿首”或“Best”。

4、内容如果比较多，一定注意分段，原则上1个要点1个自然段。重点部分可以加粗或者标红。文字大小颜色，如果公司没有特别要求，使用默认即可。

5、签名档：可包括姓名、职务、公司、手机、传真、地址等信息，但信息量一般不超过4行。比较高级的做法是根据对内、对外、对熟悉的人之间灵活使用不同的签名档。

三、附件

如果有附件，请注意：

1、附件一定要重新命名，让人一看即懂；

2、附件不宜超过4个，数目较多应压缩打包，并在正文中加以说明。如压缩包中包括XXX文件是对XXX的说明。

3、如果附件格式特殊，需在正文中说明打开方式。

4、超大附件建议使用网盘的方式，在正文中附上链接并加以说明即可。

四、收件人

这个必须有！！！

1、To：邮件直接关系人，要具体到每一个参与者与执行者。尽量不要用群组，除非你对组内每个成员都有清楚的认识。在一封邮件里，加入更多收件人的时候，务必在邮件开始处写上「+John」之类的提示，这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。

2、CC即抄送：有权知晓，但可以不做反馈的人，一般是与“To”相关的领导。一般是小事抄给直属领导，重要的事、跨部门合作的事还要抄给部门领导，参与人数较多、占用公司资源较多的事件追加抄给集团领导；顺序是按照领导层级和职位由高到低排列。原则是不要乱抄送，但也不要忘记重要的抄送人。

3、一般不密送。

最后附送两条忠告：

1、写之前考虑一下是否“真的”最适合邮件？邮件最适合的沟通是简单但重要的事情。太复杂的事情要先开会，再通过邮件确认。

2、写好后一定要检查！检查！检查！检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。

邮件不仅是技能的展现，更是职业习惯的浓缩。

邮件之路无止无尽，好坏得失方寸之间。

优秀，就从此刻，伴随你时时刻刻。

YoMail 陪你一起做好邮件！！！