项目经理如何开好项目启动会?
项目启动会是项目的正式开始的标志,俗话说好的开始等于成功的一半,启动会开的好与不好,很大程度影响着一个项目的顺利推进,因此组织一场高质量的启动会至关重要。为保证项目启动会的成功召开,项目经理应该如何做呢?
STEP1:明确启动会的目标
如果将项目启动会的召开作为一个小的项目,我们首先要明确项目的目标是什么,项目启动会成功的界定标准是什么?这样我们才能有的放矢,围绕目标开展工作来达成目标。因此为顺利召开项目启动会,我们首先需要明确启动会召开的目的是什么?要实现哪些目标?
结合小编咨询过的众多企业,项目启动会召开的目标主要包含以下方面,当然可以结合实际情况进行调整:
1、做好项目前期工作团队与项目实施团队的工作交接。
2、宣布项目经理和项目团队的正式任命。
3、明确项目工作目标并形成共识。
4、对项目策划形成的重要内容进行宣贯,发布项目管理计划。记住,这通常也是启动会召开最重要的目标!
STEP2:分解启动会的工作内容
明确了目标,接下来为实现目标需要做工作分解,明确实现这个目标需要开展的工作:
一般而言,会议类项目的范围确定主要采用基于流程的分解方式。分为会前准备、会议召开、会后管理3个方面:
会前准备又可分为:时间准备、人员准备、场地准备、资料准备等;
会议召开主要包含:进度管理、质量管理、风险管理、人员管理等。
会后管理包含:会议记录发送、会议决议跟踪、会议总结等。
针对会前准备的内容,进一步分析得出资料准备是重点及难点工作,因此需要进一步细分。围绕会议目的,资料准备需要完成项目目标责任书、项目经理及团队任命、项目管理计划。其中项目管理计划又是重点工作,需要进一步明确。
根据项目特点不同,项目管理计划有差异,但一般包含进度计划、质量计划、费用计划、风险计划、沟通计划。
经过以上分解,可以形成如下所示的WBS:
STEP3:制定启动会的工作计划及责任分工
以项目管理计划资料准备为例,如何落实相关工作,需要制定项目管理计划编制计划及责任分工:
“敲黑板”:会议资料准备完成后,还有很关键的一步:提前发送会议通知,并将会议相关资料一并发送给参会人员。
STEP4:启动会的组织
万事具备,坐等会议召开?这么想当然不对,组织好一场会议,一定离不开会议议程的提前制定,围绕项目启动会的目标(请注意:时刻关注目标),启动会议程一般包含以下方面:
1、项目经理:介绍会议目的和会议议程。(1分钟)
2、销售经理:介绍项目客户、项目投标或合同谈判背景,双方讨论的主要问题,投标文件/合同的主要条款,项目特殊要求和初步识别的风险;移交项目相关资料并解释、澄清部分问题。(5分钟)
3、项目技术主管、电子公司项目经理/系统工程师:介绍技术构思、双方讨论的主要技术质量问题,项目投标的方案策划及文件。(5分钟)
4、项目管理部:宣布任命项目经理和项目团队,对项目目标进行说明。(5分钟)
5、项目经理:(20分钟)
项目管理计划宣贯:向项目组宣贯项目目标和总体策划结果(进度、质量、成本、风险及管控措施、项目组内部沟通汇报机制)
6、相关人员:对项目策划工作进行补充和建议。(20分钟)
7、会议决议及项目下阶段重点工作说明。(5分钟)
对标会议议程,会议前提前通知相关参会人员,会议过程中明确主持人、会议记录员等会议组织者的分工,从进度、质量、风险等方面进行控制,就可以保证启动会的顺利召开。
截止目前,离成功的启动会还差最后一小步,会后的管理。
STEP5:会后管理
会后管理的重点工作是项目会议纪要的发送,一般会议纪要最迟在会后一个工作日发出,针对会议决议事项及需后续跟踪落实事项一定要按计划跟踪落实,必要时召开会议的总结工作,为下次会议更好的召开提供经验入。
做好以上5步,保证你可以成功召开项目启动会。启动会的召开也是一个小项目,记住项目管理的流程和方法,一定可以事半功倍!
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