软通动力：电子签是HR数字化的重要抓手
近日，由智享会与法大大联合出版的《工作模式与内容的灵活管理》调研报告正式发布。在数字化浪潮席卷各行各业的当下，企业该如何顺应时代发展、完善工作模式与内容的灵活管理，是人力资源管理者亟需思考的问题。
报告中详细解析了8大名企的未来办公模式探索之路，我们将与您逐期分享欣旺达、周大福、软通动力、中骏集团、VMware、帝斯曼、开利、鼎捷软件8家企业的最佳实践案例，以期为您提供企业灵活管理方式的参考。
本期案例：软通动力（中国领先的软件与信息技术服务商）
分享嘉宾：樊蕊 软通动力综合运营管理中心人力资源经理、胡艳珺 软通动力产品管理中心高级产品经理
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项目背景
软通动力是中国领先的软件与信息技术服务商，致力于成为具有全球影响力的数字技术服务领导企业、企业数字化转型可信赖合作伙伴。凭借深厚的行业积累，软通动力在10余个重要行业服务超过1000家国内外客户，其中超过200家客户为世界500强或中国500强企业。而软通智服承载着软通整个的人力资源管理流转，在人力资源乃至整个企业流程数字化、智能化的趋势下，电子签的应用应运而生。
软通使用电子签的重点场景为入离职的管理，于2019年开始进行前期布置，对供应商的SaaS系统做全面考察与深入交流，法大大根据软通的需要进行定制化开发与本地化部署。软通于2020年正式启用电子签，及时响应了疫情风险下员工远程签署文档的迫切需求，加快了整个电子签部署的进程，让员工在非现场的情况下，也能确保各类文档的正确签署。
电子签名应用场景
·入职
2020年，远程办公、居家办公等加快了电子签相关法律法规的部署与推行。软通动力在2021年将电子签覆盖了入职场景中的所有用工文档，在保证入职相关文件合法性的前提下，逐步提高人员覆盖率与城市覆盖率。
·离职
软通在离职场景推行电子签时，发现相比入职场景的接受度，员工在离职场景中更会有对电子签跨公司、跨地域效力的担忧。从整个电子签产品来讲，员工的接受度较高，但存在因城市政策或新公司管理策略不一的担忧，因此在离职时会有部分疑问。但同时软通动力也指出，这一问题在北上广深这类大城市越来越少见。
·敏捷响应：应急新场景的应用
上海疫情期间，需要远程签署的文件也随之增多，例如疫情复工复产证明、疫情中的承诺书等文件，软通动力同样在电子签上完成签署。这些应用场景一开始并不在软通动力的计划之内，但电子签的便捷技术也让软通动力能够以最快的速度响应突发情况及业务、客户的要求。
在此之外，软通也将电子签技术与已有的OA系统进行关联，把员工在职生命周期内所有需要签署的场景，都纳入了电子签的实行计划之中，例如续签合同等文件。
价值体现
软通动力有专门的HR部门进行数据分析，并对使用电子签的员工进行自愿回访。电子签操作便捷、提示清晰、查档便利，在软通动力的实践中得到了员工的广泛好评。
内部推广
软通将公司内部电子签的推广，分为对HR部门、业务部门、员工层面的三重推广。首先交由集团HR备案电子签相关的流程使用，再针对主责的业务方解释电子签的相关信息，以便于让员工直接了解与自己相关的电子签事务，进行后续的全面推广，在这个过程中根据业务的实际情况，对整个电子签的应用落地做实际的开发优化。
上线电子签的建议
1、高兼容性的体系化系统
电子签作为数字化工具之一，会带动企业整个数字化管理系统。如果是尚未有本地信息化管理系统的中小型公司，电子签供应商如果能提供完善的文件模板管理系统进行对接，则在部署电子签时，能够节约许多时间与开发成本。而针对软通动力等对信息安全要求较高的大型公司，供应商也应当灵活地配合进行本地化部署。
2、及时响应的优化迭代
电子签施行的历史并不长，而在企业不断拓展业务场景与电子签的应用场景时，电子签系统的迭代升级能力便显得尤为重要。法大大的敏捷响应能力，让企业、员工都能够顺畅地在整个流程中运用电子签实现快速签署与存档可查，并随着业务发展与扩张进行同步推进。
3、安全有效的合规性确认
电子签是否能够长期有效地推行，与政策密切相关。电子签供应商首先应确保自身技术过硬，并了解各地政策的认可度与市场风向，为企业和员工都提供安全保障与可信度，使得企业在细节上的统筹考虑也无后顾之忧。
现存困难与未来展望
由于各地政策的不同，电子签的全面应用仍会受限，例如境外员工在境内企业就无法使用电子签获得有效的签署效力。同时，与企业原有OA审批系统的全流程对接打通也存在一定的技术困难与信息风险。因此，城市政策的变化与信息安全的保障值得每一个使用电子签的企业与供应商关注与考量。
远程办公、居家办公等模式迫使许多企业与单位思考远程签署的可行性，并在实施的过程中收获了降本增效的切实益处。电子签作为人力资源管理数字化的重要抓手，未来也将应用于更广的场景。
下一周，我们将为您推送财富中国500强企业——中骏集团的最佳实践案例，敬请关注。
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