如何真正做好项目管理？

项目要能顺利执行其实并不简单，如果又渉及多个单位合作，困难程度又大增。

从项目经理的工作日志片段，可以看出每个项目经理应该都有自已悲惨的故事，程度恐怕只有过之而无不及。项目经理到底应该有那些看家本领呢？

一个称职的项目经理应该要其备以下的能力：

1. 要易于沟通

笔者在2002年时曾经亲自问过美国的一位项目管理专家－Dr. William Wells（曾任美国阿波罗登月计划的计划主持人），问他一位项目经理最需要具备的功夫是什么。那时他的回答是「一位项目管理最需具备的有三件事，第一是沟通，第二是沟通，第三还是沟通」。

请您回想一下，在执行项目时，你花费最多时间在什么部份？跟领导报告工作进度、跟客户介绍产品及说明工作成果、跟项目成员交待工作、跟单位内的其它人员争取支持、跟合作厂商协调配合事项．．．对项目经理来说，一天内大部份的时间几乎都是在跟人沟通。

沟通，可以很简单，也可以很复杂。对于部份人来说，反正沟通就是把我的意见表达出来吗，有什么难的。可是在项目过程中有那幺多的人与项目有关，因此要考量的，不仅是把意见表达出来而已，而在于「在什么样的时间，运用什么样的方式，将什么样的信息，传达给什么样的人」。

很多项目经理都是属于「被动式的项目经理」。就是「你先说你要什么项目信息，我想办法去弄这些信息出来给你」。因此，信息整理的工作基本上是没有列入工作管制的，只能够见招拆招，抱着应付的心态来面对信息的供应。

如果换个比较主动的角度来看，项目经理先了解每个与项目有关的人想要知道什么，这些信息一定有重复的地方，然后将这些信息做个整理归类，不等你开口要，我就先提供给你，让你对项目没有疑惑，化被动为主动。这些信息整理归类的动作，直接就纳入在项目经理的工作管制之中，这样对项目经理而言，也没有任何的「意外」。

讲起来简单，做起来其实也不难，二个小时就可以做好沟通计划，几个步骤掌握住就好：

(1) 认识项目干系人

(2) 分析项目干系人的信息需求

(3) 依照信息需求找出信息种类

(4) 将信息种类归类

(5) 决定信息传递的周期

(6) 决定信息传递方式

(7) 搜集信息

(8) 传递信息

(9) 检讨信息传递成效

2. 要想的周全

项目经理有点像魔术师。事前先考虑要表演那些魔术，然后将道具准备好，跟助手、灯光及舞台配合，先仿真演练几遍，指示每个人互动方法，并且事先想到如果发生问题时如何处置；确认都没有问题后，开始表演；表演时要掌控会场气氛，使整个场子有高潮迭起的感觉；如果环节出了问题，要马上能够应变，使节目能够继续下去，而不是就此停顿；节目结束后，感谢每个人的合作，同时检讨整个表演的过程需要改进的地方，如此一段表演才算正式收尾。

项目经理的责任就是掌控全场，把这段表演完美无缺的呈现出来。不过太难了，执行过的项目的人都知道，首先客户的需求不容易了解，其次计划时间不够，再来执行时问题重重，等到收尾时只能草草了事。

表演魔术可以事先演练，找出问题先解决，执行项目可没办法先来一遍。因此项目经理能不能够将未来半年、一年或二年如何执行及因应先「演」过一遍，就对项目的成功有很大影响了。而这就靠项目经理做「计划」的功夫。做计划其实是很烦人的事，相信每个人都有经验。必须考量有多少时间、要怎幺做、有谁可以做、技术上是否可以支持、关键技术是否可以掌握等，做到这个地步，恐怕早已是满身大汗。

做个小练习：取一张白纸，在纸的上缘首先将要交给客户的产品以树状方式画出来。然后在纸的中间，将如何做出这项产品的主要工作步骤（5-6个即可），以流程图的方式由左至右用箭头连起来；需要供货商供货或其它单位配合的部份，以分支的方式指向各主要步骤。

上述步骤，就是整个计划的基础了。由上图，可以发展出细部的工作步骤及时间、所需的人力资源及预算需求、采购品项及合同商要求等。如何发展出这些细节，限于篇幅，尔后再论。

这样还不够的。再取一张白纸，将执行这些工作步骤所可能产生的问题列出来。这个是很关键的步骤，列的愈多，将来临机处理的状况愈少（试想如果项目执行过程中可能发生100个问题，你能事先考量到99个，你只要去担心那突然出现的1个；但如果你只事先考量到1个，那结果可就不得了了）。这些问题，就是你要先期处理，以减少处理意外状况的时间。

二张纸，一个计划的框架就成形了。这样其实还不足以执行项目，但是最起码项目经理先将整个项目执行过程大概想了一遍（就有如魔术师先行彩排一样），同时也建立一个以后细部计划的基础。由以上的练习来看，做计划并不难，重点在于去不去想，去不去做。

3. 要能够预测结果

日前一个朋友赴美，飞机误点，航空公司没有宣布会担误多久时间，因此在机场枯坐了三个钟头。搭乘那班班机的乘客，有的人需要转机，有的人有亲友在目的地机场接机，有的人初次访美。此时在机场看到每个人都是焦虑的眼神，焦虑的原因在于他们无法知道误点多少时间，所以没有办法控制之后的行程。你的项目是不是也是如此？

计划是「想」，执行是「做」。真的去做的时候，碰到需求、能力、技术、管理、人力等问题，都会影响到执行效果。虽然最后都可以完成，但是如果无法推测完成的时间、成本及产出，项目经理就像是那些旅客一样──彷徨无助。所以项目经理除了要会做计划之外，还要能综合研判情势，预测项目时间、成本及产出的结果。

以一个一年的项目来说，开始之后，项目经理就负了成败责任，所有的压力都落在项目经理肩上。每天项目经理要想的，不应该只是谁的问题要怎幺解决，今天的日子要怎么过，而是一年后的今天，我是否可以将客户要的东西按时交付、公司的项目盈余目标可以达成、今天无法达成的，剩下的时间里我应该怎么处理才能达成。所以总的来看，项目经理不仅要做Micro Management（细节管理），同时还要做到Macro Management（总体管理）。而要做到 Macro Management最基本的作法就是从全面预测项目结果，并且采取各种因应作法。

要如何预测结果？今天工作延误，明天也会延误，后天也照样会延误，以后到底要如何补回来呢？传统的项目经理在现在这个时点是没有概念的，结果是到项目要结束前才在赶工，到那时候才发现所要花的钱早就把利润吃光了。

比较好的作法是今天发生问题了，找出原因，评估这个问题如何解决。如果一定得增加时间及人力，那幺假设今天这个工作得延长二周，照着时程表推下去，所有相关工作，包含对人力资源、合同商、成本的影响为何都要找出来；再往下看，推到项目完成期限，是否会延误（不是所有工作的延误都对项目完成时间有影响的！）；如果有影响，就要思考后续的工作要如何先期调整，以适度的调配资源。要做这些评估，较简单的方式，可能仍得借助项目管理软件。目前项目管理软件，不论是国内或国外的，都能做到计划功能，也能够经由计划的调整，去分析对整体的影响。

项目经理的工作其实是很复杂。对于一个不愿意看全局的项目经理，这些步骤全部在不知不觉中被省去。但是对于一个企业来说，由一位没有看家本领的项目经理来执行重要的项目，公司的时间、名誉、获利及质量保证，不仅仅是儿戏。

如何真正做好项目管理？相关推荐

项目经理如何做好项目管理PMP - 持续更新
项目经理如何做好项目管理PMP 自我介绍项目管理心得概要铁三角如何做好项目计划项目立项前商业论证合同工作说明书项目阶段划分阶段一:启动识别干系人制定项目章程阶段二:规划制定项 ...
如何做好项目管理，实现高效的项目管理?
顾名思义,项目管理是对项目的定期安排和整体管理.项目管理也可以理解为项目团队人员的管理,人员管理比项目管理要困难得多.如果人员管理不善,不仅会导致项目无法高效有序地进行,还会使人员只低头忙于自己的项目 ...
企业如何做好项目管理工作？
企业的项目管理工作用最简单的话来说,就是组织.部署和协调公司资源以成功完成项目交付的最终目的. 做好项目管理重要吗? 项目管理非常重要,因为它带来了领导力.清晰性和重点,是作为一个很难实现的次要责任被 ...
云端办公后，协同软件也能轻松做好项目管理
最近很多朋友在后台问我,数字化移动办公环境下如何做好项目管理,但是问题不够聚焦,所以我决定从自己的理解出发,分享一下项目管理的一些心得.需要说明的是,传统项目管理和互联网项目管理存在很大的差异,尤其在 ...
一张图掌握10个表格和工具让你轻松做好项目管理
一张图掌握10个表格和工具让你轻松做好项目管理一.启动阶段 ①<项目成员表>: 将来自不同部门的人员组成一个团队,并定义了每个人的角色与职责团队花名册:包含了项目组所有的成员 ...
产品经理如何做好项目管理
对于产品经理来说,要做的事情不仅是写需求文档,设计产品原型.产品经理往往肩负多个职责,除了负责产品还要负责项目,这类情况在创业公司中尤其多.其实不管在大公司还是在小公司,你多少都见过一些项目问题.所以 ...
如何做好 IT 项目管理？做好项目管理常用的9大项目管理平台、7大管理方法
一个好的管理,是70%在流程.规范.工具,剩下的30%自由发挥.一个不好的管理,只有地板,每个人都要自己想办法,够到天花板.一个好的工具,就是帮助团队够到天花板的台阶.--刘润项目管理是一门复杂的艺 ...
制造业项目管理软件如何帮助企业做好项目管理？
项目产品.采购.销售.BOM变更管理不全面: 项目进度追踪管理难: 项目进度款管不清.项目尾款管不到: - - 而以上仅仅是生产制造企业所面临的项目管理问题的"冰山一角". 采用& ...
2年经验总结，告诉你如何做好项目管理
往期精选(欢迎转发~~) 如何看待程序员35岁职业危机? Java全套学习资料(14W字),耗时半年整理消息队列:从选型到原理,一文带你全部掌握肝了一个月的ETCD,从Raft原理到实践我肝了三 ...
如何做好项目管理，做好人人都是项目经理
大部分人在日常的工作当中,都或多或少的会参与项目,而项目要能顺利执行其实并不简单,如果又渉及多个单位合作,困难程度又大增. 对项目经理来说,从他们的工作日志片段可以看出每个人都有自己悲惨的故事,程度恐 ...

如何真正做好项目管理？

如何真正做好项目管理？相关推荐

最新文章

热门文章