在职场中,千万不要当这两种下属,学会汇报,让领导刮目相看!
转自:霸王课 2018-03-09 08:00:00
在职场中,向上沟通一个很重要的环节就是工作汇报。松下兴之助的传人江口克彦曾说过:”对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度。如果工作没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。”可见,工作汇报在领导眼中是多么重要。
另一方面,向领导汇报工作也要注意时机的把握,千万不要成为以下两种下属:一种下属是找妈型,无论大事小事,事无巨细地统统向领导汇报,把领导搞得精疲力尽。另一种是佛系下属,凡事无回应,无论大事小事,都不与领导汇报,把领导急得直跺脚。
一、工作汇报的正确时机
所以,我们要正确把握汇报时机。一般出现以下几种情况我们需要向领导汇报:
第一、完成日常工作、取得工作成果时
在完成日常工作或者取得工作成果时,需要及时向领导汇报。这样的话,一来可以方便领导及时协调各方工作。第二,也表明你尊重领导,让领导知道你的工作进展,及时给与你工作上的帮助和支持。
第二、工作出错时
很多下属都是报喜不报忧,只给领导汇报工作成果,出现错误时,能瞒则瞒。其实有时候并不是这样的,如果发现自己解决不了,要及时汇报,让领导及时采取措施来减少损失。
第三、超出自己决策范围,需要领导决策确认时
超出权限的事需要请示上级,一方面是表示尊重,另一方面也让自己不用承担不必要的责任。因为超出权利范围的事情,很容易失控,所以要及时向领导汇报。
二、工作汇报的两种内容结构
曾经看过这么一个故事,一家公司的总经理在门上赫然贴了一张告示,上面写着:想好三个解决方案在敲门。这就说明,在职场上,经常出现有些下属在工作汇报时,完全不想好问题的解决方案就去汇报工作。对此,建议大家想好汇报内容后再向领导汇报工作。一般情况下,大家可以按照以下两种结构进行准备。
第一种:KPT法则
说到这里,给大家推荐一个工作汇报的KPT法则,KPT法则是出自日本的工作汇报方法,主由三个部分组成:K是Keep,说明当前正在做的事务或者项目的正常描述;P是Problem:说明今日所遇到的问题;T是Try:说明接下来准备要尝试的解决方案。
第二种:PREP汇报结构
还有一种方法是,PREP汇报方法,出自麦肯锡的30秒电梯理论。麦肯锡要求公司员工能够在最短的时间,把想表达的事情说清楚、讲明白。因此,作出了PREP的汇报结构,要求汇报者能够站在一个决策者而不是执行者的角度上汇报工作。其中由四个部分组成:
1、观点:就是首先用一两句话说清楚你想要表达的核心观点,包括:希望领导原则上同意、定下一步计划或者尽快看看你的详细材料等等。
2、理由:你需要仔细分析你的汇报材料,凝结成不超过三个理由,然后试着用简洁而有力的语言表达出来。
3、证据:主要是说明汇报重点中包涵的具体细节,例如:具体现象、数据和效果估计等等。
4、重复观点:最后,再一次重复你的要求。
综上所述,我们在汇报工作时,不仅要注意汇报的时机,更要注意汇报的内容结构,因为汇报工作是和领导交流和沟通的好机会,可以让领导看到你的思考,你的格局,你的努力,变成你职场晋升的加速器。
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