大型会议的礼仪(1)
◎会议的性质和种类
(一)会议的性质和作用
会议是党政机关、企事业单位和群众团体处理重大事务,商讨问题,做出决策、总结经验、交流信息、协调关系的重要工作形式。在社会交往中,也是一种有效的手段。
三个以上的人聚在一起商讨、研究某项事情就可以称作会议。会议这种形式古已有之,对于机关单位来说,开会,是集思广益、避免失误的一种民主形式,会议制度是集体领导体制的主要工作方式方法。
随着经济体制改革的不断深化,改革开放的不断发展,企业之间和地区之间也常用会议的形式开展交流和协作活动。运用这种形式,可以用比较短的时间,花比较少的经费取得较大的效益。
(二)会议的种类
会议的种类复杂多样:
1.按范围分:有全国性会议、省(市》级会议、地(厅)级会议、县级会议和单位内部会议;不同系统,不同行业,不同专业也有各自的会议。
2.按性质分:有党派会议、政务会议、群众组织会议、经济工作会议。
3.按时间分:有长期固定的会议,有临时性会议。
4.按规模分:有大型会议、中型会议和小型会议。
5.按内容分:有综合性会议、有专题性会议。
(三)会议要求
开会要把许多人组织在一起,为了一个目的进行有条不紊的活动。组织好一次会议,任务相当复杂繁重,因此,会前的准备要考虑周到,安排具体、工作落实;进行中要精确指挥,协调一致,严格纪律,按部就班;服务工作要热情周到,耐心细致;会后要处理好善后,确保整个会议圆满成功,紧张有序,安全高效。
◎会议准备工作的礼仪
要开好一个会议,准备工作是十分重要的。会前周密详尽的准备,是会议圆满成功的基础。会议的准备工作,包括以下几个方面:
(一)建立组织
召开一个会议,要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工,各负其责。建立各种小组,可以使他们在统一领导之下,各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设:1、秘书组,负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。2、总务组,负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。3、保卫组,负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。
(二)明确任务
全体工作人员,应当明白本次会议的目的,主要解决什么问题,更要明确自己的工作任务及具体要求,以保证不出差错,不贻误工作。
(三)安排议题和议程
秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来,列出议程表,提交领导确定。根据确定的议题,安排日程,以保证会议有秩序地进行。
(四)确定与会人员
确定与会人员是一项很重要的工作。该到会的,一定要通知到;不应当到会的,就不应当参加。这里出现了差错,后果是很严重的。确定与会人员,可以采取以下方法:
1.查找有关文件、档案资料;
2.请人事部门提供;
3.征求各部门意见;
4.请示领导。
大型会议,还要对与会人员进行分组,便于分头讨论,组织活动。
(五)发出通知
名单确定后,即可向与会人发出通知,便于他们做好准备工作。有时准备工作量比较大,而距离开会时间还远,可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前,再发出开会通知。
通知一般用书面形式。内容包括:会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。
与会人接到通知后,应向大会报名。告知将参加会议,以便大会发证、排座、安排食宿等。
(六)会场
会场布置和安排是会议的又一项重要工作。会议的气氛主要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排,或庄严肃穆、或郑重朴素、或明快大方、或热烈欢快,总之,会场的布置应与会议内容相协调。
主席台,设在与代表席对面的地方。现在一般在主席台前设讲台,用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花点缀。主席台背后悬挂会标或旗帜,会议名称的标语悬挂在主席台上方。
(七)座次
代表席的座次应当统一安排,照顾全面。因为座位有前有后,有正有偏,在排座位时要根据不同情况,妥善安排,照顾到各个方面。
(八)印制证件
证件是出席会议的证明,是与会者身份、资格、权利、待遇的证件。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷,以示区别。
(九)接待和报到
外地代表到达时,应安排工作人员到车站、码头、机场接站。
到驻地后,持通知书到大会报到处报到。报到处接待人员应礼貌接待,验看有关证件后即安排食、宿,登记联系的地点、方式、并发给证件、文件等。
报到人数至少每天向秘书处汇报一次。
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