国际项目投标那些事(四)怎么读海外项目招标文件
我之前做的一个项目,招标文件共5册 400多页(全英文),附件26册将近900页,配套图纸若干。假设你可以精神高度集中的5分钟阅读1页,则需要阅读108小时,以每天8小时高强度高效率阅读换算的话,则共需要阅读13.5天。
那是不是可以只读一部分呢,看半个月也不可能啊!
答案是 No。你需要读遍招标文件每一个角落,但有方法可以快速阅读。
上一篇连载讲了招标文件的组成,这篇开讲如何读标书,由谁来读并读出哪些内容。
工程公司组建的投标团队
最基本的,需要配备如下人员:
- 管理层
- 投标经理
- 技术经理(或工程经理)
- 施工经理(如有)
- 采购经理(或造价经理)
- 法务
- 财务税务
- 商务经理
- 投标经理
在稍微大一点的国际工程公司,一个投标团队的成员更加"丰富"。我做过的比较大的项目,有的投标团队人员超过40人,人员分布在四五个国家,由于时区、语言、文化的不同,管理协调起来"相当"有挑战性。
那么如何快速阅读呢?
安排不同的人读不同的部分,也就是专业的人干专业的活,但是最重要的是,阅读后,需要产出一个公司内部通用的精简版的招标文件。之后大家再阅读精简版招标文件。
举个例子:一般招标文件都有几十页甚至上百页的合同模板,在公司内部,一般比较专业的就是法务或合同经理了,所以投标经理可以把合同模板阅读的任务安排给法务,由法务去准备一个合同分析文件(这个合同分析文件要能满足各个部门的需求),如付款条件是怎样的、罚则、项目进度要求等,同时法务人员还需要对合同风险进行分析以便后续管理层决策。这个合同分析文件分享给其他部门后,大家花1个小时看一下,就基本掌握了合同的最关键内容了,同时还避免了由于人员对法务知识的短缺,而误解一部分合同内容的问题。
更一般的来说,其实主要是投标经理需要快速的浏览所有的文件,然后把每个文件需要哪些人阅读定义出来。下表中X表示必须阅读,Xx表示建议阅读或需要时阅读。下表只是个简表,真实的表格要细化。
招标文件分析
阅读了招标文件后,从项目管理的角度来说,一定是要有一个Output的,这个Output也就是招标文件分析文件,也就是我上面说的精简版的招标文件。
如上面的法务需要出一个法务分析。而税务则需要出一个税务分析,这个项目在哪些环节我需要支付税,税率分别是多少,用于最后成价使用。
而投标经理则需要做范围更广的招标文件分析,同时需要关注每个主要关注点的变化(如澄清),以后最后是否相应招标还是偏离:
- 基础信息类
- 开标时间
- 项目工期
- 付款货币
- 汇率
- 等等
- 技术类
- 工艺流程要求
- 等等
- 设备类
- 设备材质要求
- 品牌要求
- 等等
- 土建类
- 地勘
- 场地现状
- 等等
一句话汇总
那就是安排不同的人读不同的部分,也就是专业的人干专业的活,但是最重要的是,阅读后,需要产出一个公司内部通用的精简版的招标文件。
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