软件项目管理第二课—项目投标准备工作及投标函

投标准备工作

（1）成立临时投标管理机构

面对34个分包，约4.3亿的投标金额，新闻出版行业领域内的软件公司都会倾注全力开展投标工作。本人所在的公司也不例外，公司在新闻出版行业发展也近20年了，主要业务是为出版社、报社提供软件技术支撑，客户包括报社和出版社。工程招标公告发布后，公司即着手准备投标工作，公司成立了以公司老总为组长的投标管理办公室，负责部署和管理投标任务的工作。投标工作组织结构如下图所示：

图 3-1 投标工作组织结构

（2）投标办公室

负责投标工作的总体协调和管理工作。

支持组

负责标书购买、投标人员所需商务材料的搜集、整理工作，标书格式的编排、印制工作。

投标组

负责标书的编写、投标答辩工作。

投标分包的确定

工程计有34个分包，招标方允许一个单位可以投标多个分包，也可以多个单位联合投标，多单位联合投标的，必须要有主次之分。每个单位最多可中标5个分包。

投标多个分包的单位，其所投包项目负责人和核心人员不得重复，并且必须提供投标单位为所投包项目人员缴纳的社保凭证。

投标办公室成立后，召开了第一次会议，会议目的即讨论所需投标分包，会议确定了筛选投标分包的基本原则。

筛选投标分包的基本原则

● 与公司业务相关的分包优先选取；

● 与公司发展战略吻合的分包优先选取；

● 具备一定技术基础和研发经验的分包；

● 与合作单位可以联合投标的分包。

经过几次会议讨论，最终确定了投标分包，投标分包总数为13个分包，分别为第03包、第06包、第07包、第08包、第11包、第14包、第15包、第16包、第17包、第18包、第23包、第26包、第34包。

标书应答

标书应答是一个艰苦卓绝的工作，时间紧，任务重。要对标书所有的指标进行响应。标书分为商务、技术方案、项目实施与服务、价格体系四部分，响应指标多达35个，其中技术方案、项目实施与服务部分的每个指标就需要少则几页、多则几十页文字应答。整个标书应答时间也就半个月的时间，每天工作到晚上10点是必须的。

（1）投标函

投标函位于投标文件的首要部分，其格式、内容必须符合招标文件的规定。本项目投标函格式如下图所示：

图 3-2 投标函

投标函明确了投标单位、投标项目负责人、投标分包、投标责任承诺、投标联系人等内容。

投标函同开标一览表一同密封到信封中。

（2）开标一览表

开标一览表需要单独密封一份，随同投标文件提交给招标机构。开标当日，投标机构启封开标一览表，公开宣读开标一览表内容。本项目开标一览表参见下图：

图 3-2 开标一览表

开标一览表主要包括投标总价、所投项目的实施周期、项目实施地点、投标保证金缴纳等内容项。

投标总价项非常重要，需要慎重填写。本表中的投标总价应与投标分项报价表中的总价一致，并且不得高于招标书给出的项目总价。投标总价可以由以下几个方面综合确定。

● 根据招标技术需求说明书，预算项目成本，项目成本可以作为报价的参考依据；

● 投标总价占整个投标书分值的10％，对是否中标有直接影响，应对项目预算认真分析、反复比较，以使所确定的最终报价最大限度地接近最优报价；

（3）投标总价不得低于招标总价的20%，防止被认为低价竞标而废标。

开标一览表非常重要，需要认真填写。本次开标过程中就发生了一公司因投标总价大写金额填写错误，导致总价过低被废标，非常遗憾。