PMO和PM如何准备项目状态报告及进行项目进度汇报？【附项目状态表和进度跟踪表】

PMO和项目经理负责汇报项目/多项目的进展状态。为了做好这项工作，你需要收集来自项目团队成员、供应商，以及其他项目里的关键人物的相关信息。

一般有两种方式来获得信息：正式的和非正式的。

建议你养成每天四处走走的习惯，和团队成员随意地聊聊，这样你便能了解项目的最新状态。

注意团队成员的身体语言，它能告诉你很多事情，所以要去熟悉你的团队成员，建立彼此的信任，这样使得他们会感到很舒服，也愿意来告诉你发生了什么？

在准备项目进度报告前你需要明白：谁需要什么样的信息？

在项目的规划过程组，你可能还没定义所有相关方想要看到的正在进行的项目信息。

除了周期性的项目进展状态报告，相关方可能还要求看到其他有关的信息，如进度变更、范围调整、差异报告、资源使用、更新的成本估算和质量测量等。

作为项目经理，你要负责准备他们要求的所有信息。

这里有一个好的主意，就是当相关方要求新的报告时，你要问他们几个问题，否则你可能需要不停地去准备信息，而他们却发现没用。

所以询问他们要报告的目的，就是了解需要在报告里特别介绍的信息是什么、他们喜欢多长时间收到一次报告，以及谁要收到这些报告。

建议你有了初步的报告后，和这些关键的相关方约个时间来最后确认详细的要求。

千万别忘了更新沟通计划，其中要包括新增的报告内容以及谁需要被抄送。至今我还没有做过不需要项目进展状态报告的项目。

准备项目状态报告和行动清单

我建议你要求团队成员每周以书面文字的形式发送项目状态报告，这是一个可以收集项目信息的很好的方法，以帮助你为相关方提供会议提炼和汇总信息。

有许多项目管理软件已经有状态报告的功能，如果你没有用这些软件，你可以下面这个模板来做你自己的项目状态报告。

把这个表格发给你的团队成员，设定发送项目状态报告的截止时间，然后要求他们按时给你发送报告。这个报告大部分内容是比较容易理解的。

报告的第三部分是关于进度计划和可交付成果的完成日期。比如，如果你有一个任务的截止日期是在此次汇报的周期内，就请列出这个任务及计划的截止日和实际完成日期，或如果有太多的任务不能在此列出，可以让大家参考项目进度计划。

你要基于每位成员的报告做一个完整的项目状态报告来综合所有的信息。

一旦汇总了所有的信息，你就可以在团队会议上汇报项目的进展状态。非常重要的是要让团队成员了解项目是有进展的，因为这能持续激励团队并承诺完成项目目标。

你应该在每次项目会议开始时都更新项目状态，还要说明项目进度情况，特别是当里程碑或可交付成果完成时要向团队及时汇报，你也可以考虑当团队达到了重要的里程碑或完成了可交付成果，就举行一个庆祝活动，以激励团队对下一个可交付成果持续保持专注力和热情。

最后把项目进度状态跟踪报告表分享给大家，供大家参考：

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