企业为什么要用知识管理系统？

编者按：企业知识管理发展如火如荼，企业为什么要用知识管理呢？它可以为企业带来什么？

关键词：知识管理，文档标签，历史版本，在线编辑，权限管理，水印设置，流程审批

在知识经济时代，越来越多的企业意识到企业知识管理的重要性，从企业知识管理系统、企业网盘等知识管理产品用户不断增加可以看出企业管理者也越来越重视企业知识管理。

那么，企业为什么要用知识管理系统呢？

在知识经济的打环境下，企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识的质量，进行有效的企业知识管理，为企业创造竞争优势和持续竞争优势对企业来说至关重要。

1.知识管理系统可有效对企业知识资产进行挖掘保护。主要包括集中整合、统一管理企业知识资产；建立知识的分类体系、知识索引和搜索平台、知识图谱和知识推送；管理知识的发布和版本；对知识进行有效管理并和合理归档，同时注重知识的信息安全管理。

2.知识管理有助于企业员工能力提升。当企业建立了合理的知识管理系统以后，一方面，在业务活动中，员工能方便、快速获取准确的相关知识，提高工作效率，帮助员工在其工作的领域提升专业能力。另一方面，知识管理系统建立的各个领域的专家图谱，连接各个领域的专家，当员工遇到疑难问题时，可以随时找到专家咨询，及时解决问题并提升自身能力。

3.创新创造价值。知识管理系统的建立提高了知识的重用率，避免“重复发明轮子”造成的隐形浪费。同时，知识管理让企业知识“活起来”，加快知识应用和创新能力。

具体是如何实现的？我们可以通过老厂商天翎的知识管理系统看看。

文档集中管理

（1）天翎知识管理系统支持多维度科学分类文档。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

（图释：天翎KMS标签分类）

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

文档在线编辑

（1）在线预览：支持数十种格式文档的在线阅读，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档，也支持CSD等特殊格式文档的在线预览。

（图释：天翎KMS CSD在线预览演示）

（2）在线编辑：支持不同文档格式的在线协作编辑，多人同时在线编辑无压力。

（图释：天翎KMS在线编辑演示）

团队共享协作

（1）文档资料分享

（图释：天翎KMS资料共享演示）

（2）全文检索：天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索，支持高级检索，如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等，同时体现最新浏览，最新分享，最新搜索，移动端检索功能，搜索结果根据标签权重进行排序。

（图释：天翎KMS全文检索演示）

（3）相关文档推送：在企业单位文档形成一定数据后，在办公、业务中文档系统能够利用大数据进行相关知识推送，让文档发挥最大的用处，帮助企业在办公、业务流程中起到辅助作用。

（图释：天翎KMS相关文档推送演示）

细化权限管理

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（图释：天翎KMS文件授权演示）

（2）水印设置：文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

（图释：天翎KMS水印设置演示）

自定义审批流程

天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作，实现档案全生命周期过程管理。

同时，可实现按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（图释：天翎KMS文件流程审批演示）

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