[计算机]常用公文写作方法.doc

关于我校常用公文写作方法的简介一、国家关于公文的文种及分类1、12类13种公文命令(令)、决定、通知、通报、批复、公告、会议纪要、议案、意见请示、报告、函2、以行文关系划分(1)上行文(下级单位给上级单位发文)请示、报告；(2)下行文(上行单位给下级单位发文)命令(令)、决定、通知、通报、批复、公告会议纪要、议案、意见；(3)平行文(平行机关或不相隶属机关之间的公文往来)函3、以党政机关划分(1)党委和行政通用的公文通知、通报、批复、请示、报告、函、会议纪要、意见、决定；(2)只行政使用的公文命令(令)、通告、公告、议案；(3)只党委使用的公文决议、公报、条例、规定二、几种学校常用公文的写作方法(一)决定1、适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；2、需要多级向下行文或者直接下达给人民群众的决定是没有主送单位的，逐级向下行文有主送单位；正文的第一部分是决定的缘由，然后是决定的事项，最后式此项决定执行的要求。语言以说明为主，主要是阐明政策，提出要求。3、决定的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。如果是批准某一文件的决定，则写明批准对象的名称；如果是表彰、惩戒性的决定，开头部分则要叙述基本事实，也就是先进事迹或事故情况，篇幅要比一般决定长一些。主体写决定事项。用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务、措施、方案、要求等，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来；用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可以对批准此事项的根据和意义予以阐述；用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明表彰决定和项目，或处分决定、处罚方法。结尾部分要提出希望和要求。(二)通报1、适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。通报的写法与决定的写法大致相同，只是通报中要加入对所通报问题的简要分析，要采取叙述和议论结合的写作手法。2、正文可分四部分撰写一是引言部分，主要概括通报的内容、性质、作用和要求；二是事实部分，表扬性通报写先进事迹，批评性通报写错误事实。写时应注意既要把主要事实写清楚，又要概括的精练；三是分析及处理部分，对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析，有的还写出先进事迹和犯错误的原因，并且提出处理意见。表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定。批评性通报写出处分决定。(三)通知1、适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。发布规章、转达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。2、通知的种类 (1) 发布性通知内容不宜用命令(令)的文体，用通知的形式发布。既有传达的作用又有法规效力。可以用于发布本机关所制定的法规、规章、方案、办法及本级领导人的讲话。标题一般为“关于颁布(印发、发布)的通知”；(2)批转式通知和转发式通知a、批转式所转发的文件是所属下级机关的文件(报告、条例、办法等)，上级机认为下级机关上报的文件具有普遍意义，于是加上批语，用通知的形式下发下来；b、转发式常有于转发上级、同级不相隶属的机关的公文，对本机关下属各级单位具有指示、指导或参考的作用；上述两类通知要带上批转或转发的附件，如果没有附件部分，就要抄到通知中去。(3)指示性通知用于对某一事项做出具体的规定，或就某一工作提出具体要求。正文的第一段写所通知事项的缘由，第二段写通知的事项，第三段写结束语主要提出一些希望或要求；(4)事务性通知和任免通知简单明了地表达出所要通知的信息即可。(四)函1、使用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2、函的种类(1)按照函的形式分为去函和复函(2)按照函的内容分为 a、告知函平行、不相隶属单位、机关间相互告知事项、情况的公函； b、询问函单位之间提出问题或咨询某一情况的公函； c、商洽函单位之间商洽工作，请求协助或寻求解决某一问题或事项的公函； d、委托函单位之间委托办理某一事项，或代行某一职权，涉及行政、经济和法律等方面； e、请求批准函向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项。3、函的写法(1)去函第一部分发函的目的、依据或缘由，第二部分写行文的事项，第三部分写发函的要求；(2)复函第一部分写去函已经收悉，第二部分表达对去函提出问题的态度，最后提出本单位的一些具体要求；(3)函的结束语告知函可用“特此函达”；询问函可用“特呈函”、“盼予复函”；商洽函可用“可否，请研究复函”；请求批准函可用“特呈函，请予批准”；(4)函的人称“我、你、他”在函中要称作“本、贵、该”(五)请示1、适用于向上级请求指示、批准。2、请示的种类(1)呈批性请示向上级机关请求指示或批准事项；(2)呈转性请示用于请求批转所提出的工作意见或建议，各级主管部门经常使用这类请示。3、请示的写法(1)需要请求上级机关批准的事项性请示，重点写清请求事项的理由，本单位 为什么要做这件事；请示上级机关对某事项做出具体安排的请示，在说明 了事项缘由的同时，重点写明要请示安排的具体问题，即本单位应该怎么 去做；(2)结尾呈批性请示可用“以上请示，妥否，请批示”或“特此请示，请批复”； 呈转性请示可用“以上请示如无不妥，请批复XX单位贯彻执行”(六)报告1、报告是用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问时，使用的文种，是陈述性上行文。2、报告的种类及写法(1)工作报告下级单位就单一阶段工作情况向上级单位汇报所写的报告，分为综合性报告和专题性报告。 a、 综合性报告对某一工作的各方面情况及下阶段的打算进行如实地汇报，以便于上级了解，是一种有广度的报告。 b、 专题性报告向上级报告某一特定情况时使用，内容单一有针对性，是一种有深度的报告。 工作报告正文的大致构成是一、基本情况；二、主要成绩；三、经验教训；四、存在问题。结束语可用“特此报告”、“以上报告请审阅”(2)情况报告是一种信息性很强的报告，用于向上级机关及时反馈工作的进展，工作过程中反映出来的带有倾向性的问题和动向。写作时要抓住事物的重点，反映典型的事件。(3)建议报告行文单位就某方面工作提出建议，如果内容可行，上级机关往往批转给有关部门贯彻执行，也叫呈转性报告。结尾可用“以上报告如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”(4)答复报告上级单位询问某一项工作的执行结果时，下级单位根据询问的内容给予答复的报告。