从企业管理阶层的角度来看，想维持员工们工作时的高效率，同时又得顾及每个人的工时负荷是否恰到好处，这一直以来就是个让人头疼的课题，因此大型企业的人力资源部门通常都得花费不少心力，利用工时系统、个别访谈、员工自评…等不同方式，来掌握公司人力资源的运用现况，而这通常也让企业得付出许多额外的成本。当然，像大型企业这样的部门编制以及成本对于数量为数更多的中小企业而言，基本上就是「不可能的任务」。为了解决企业管理员工生产力、工作效率与工作参与度…的种种问题，Office 365 家族里有一个名为「工作场所分析（Workplace Analytics）」的 AI 人工智能分析工具，能够在不干扰员工日常工作的情况下，针对员工日常使用 Office 365 协同作业的相关数据进行分析，并以可视化的方式呈现出结论，同时还能持续追踪一段时间之后的趋势变化，而且这些数据也能透过各种不同的指标来做分类检视，像是依据组织分类、合作时数分类、加班时间…等等，让管理者可以充分理解身处不同项目中的员工，工时是否平均，有没有哪些人的工时出现过多或过少的情况，另外从不同部门之间合作的比例，也能判定各个项目在人力配置上是否均衡，有没有在哪个项目上发生资源投注过高的问题。

「Workplace Analytics 工作场所分析」是怎么运作的？

Office 365 内建的「Workplace Analytics 工作场所分析」，其实在功能上和我们先前介绍过的「Microsoft 我的分析」有点类似，都是透过 AI 针对搜集来的使用者行为分析的方式，呈现出更易于判读的图像化报表，只不过「Microsoft 我的分析」是让员工自我检视，而「Workplace Analytics 工作场所分析」则是以公司管理的角度，来呈现整个组织的全貌，而且更重要的是，透过「Workplace Analytics 工作场所分析」的运作，企业不再需要靠感觉判断，也无需靠人力手动计算或是请员工配合填写问卷。此外，「工作场所分析」的功能属性比较偏向「公司经营管理层面」，因此呈现出的数据信息，和「Microsoft 我的分析」可说是截然不同的，而这项功能也会采取较「宏观」的角度来呈现整个公司的现况，信息内容完全不会显示单一个人的数据状况，而是以团队为单位呈现，因此对于员工隐私权也是有一定的保护哦！

「Workplace Analytics 工作场所分析」功能解析

「Workplace Analytics 工作场所分析」透过员工的「工作量」、「专业能力」与「人际网络运用」这三大指标，来进行更全面性的分析，并从中分析团队中不同部门的成员，是否会有工时过长而导致倦勤，或是工时不足而产生人力资源未妥善运用的状况，另外在部门之间的配合度，也能从分析获取的数据来进一步判别项目进行时，内部团队是否有妥善的整合，多个项目同步进行时，公司的资源是否有独厚特定的项目…等细节。

「Workplace Analytics 工作场所分析」的仪表板主页，可以看到几个主要关键数据：数据库中的员工数、总协作时数、每人每周平均协助时数。另外在左栏也有几个主要的功能，包括探索、数据源、查询与解决方案。

在「探索」的功能中，我们可以看到默认的每周统计数据，包括总协作时数、工作日协作时数、加班协作时数…等，并列出了回复电邮与行事历工作的时数。另外在下方也列出了各个不同部门的协作时间比较，以及一段时间追踪的趋势表。

我们也能进一步比较细部的数据，像是加班协作时数，以及内部与外部协作花费的时间与相关趋势变化。

针对图表的显示维度，系统中也提供了多个不同的时间与群组检视的选项，帮助我们更能精准查看到所需要的数据内容。

图表的显示维度也能以「联集」的方式来设定不同的选取范围，像是直接指定「营销部门」的「互动率」的数值高低，来查看对应的结果。

另外在「探索」的项目中，除了前面提到的每周统计数据，另外我们也能看到各部门会议状况的总览，包括低质量会议预计将会带来的成本、过度冗长会议 、多任务会议与冲突会议的比例。

在「探索」项目中，也可以看到「管理与训练」的项目， 进一步列出「与上司交流的时间」，来了解员工是否充份享有 1对1与上司交流的时数，以确保能力培训与能力发展的层面有被顾及。

最后当然也有「人际网络与协作」的项目，让我们可以了解到各个部门中人际网络多样性与发展的规模，包括平均内部人际网络的人数、每个员工平均加入几个内部人际网络…等量化数据。

除了既有的图表，我们也能透过「查询」的功能，来客制化自己所需求的图表数据。

透过「查询」功能的选项，我们可以自行定义数据查询的「时间区间」，查询数据报括哪些部门。

透过更多复合选项的组合，企业管理者更能在短时间内完成一份符合公司当下营运所需要的参考数据，也更能实时针对数据中发现的问题，来快速调整组织的运作。

让企业真正做到人尽其才，善用资源！

对于公司的经营管理人员来说，员工其实就是公司最重要的生财工具，但相较于公司中的其他设备，「人」其实也是最难管理与掌握的，尤其是组织庞大、业务量繁多的大型企业，管理阶层更是很难掌握每一个员工的工作状况，甚至是各个部门的维运情况。不过如果有了「Workplace Analytics 工作场所分析」这个实用的工具，就能持续追踪企业中各个部门、项目的工作效率，也能让我们适时针对现况做出决策反应，而非真的发生问题之后只能选择做补救措施。当然，「Workplace Analytics 工作场所分析」对于公司的最大价值，就是能够透过员工生产力、工作效率与参与度的分析，搭配实际的业务发展成果，来了解公司是否有善用每一分一毫的人力资源，更能帮助企业真正做到「人尽其才」。此外， 「Workplace Analytics 工作场所分析」也能从数据中了解公司中的顶尖人才的工作模式，藉此也能成为公司改进其他员工工作效率的参考模板，进一步提升公司的整体绩效！不过值得注意的是，微软开发此款产品并非要取代人资的角色，而是希望可以透过数字工具的应用省去人资手动计算数据的劳力与时间成本，让人资的角色可以更进化，透过「Workplace Analytics 工作场所分析」所得出的数据与洞察做出专业的建议，成为企业主的得力策略伙伴。