财务应付结算系统设计-账单

1. 概述

账单，又称作结算单，是对应付货款、费用汇总的单据形式，是应付结算最重要的单据之一，特别是在零售行业，在制造业可能很少见，甚至在一些ERP中就没有账单的概念。账单模块主要内容包括账单生成、商家确认、开票、匹配、寄送、收票等等。

2. 名词解释

【账单】：通常也叫结算单，主要用于把交易明细按照一定规则进行汇总对账（比如采购入库单，退货单，费用单等等）零售行业用的特别多，在制造业用的不多，主要是制造业单笔交易金额比较大，交易数量比较少
【账期】：通俗来说就是结账的周期（出账单的周期），通常有月结、半月结、周结，部分公司还会有T+N账期结算，比如月结N天就表示在业务发生次月的第N天结算，N越大账期越长
【交易明细】：即业务明细，比如采购入库单，退货单，费用单等等

3. 业务交易类型

款项和费用类型	来源	开票方	说明
验收单入库单	供应链采购系统	供应商	即采购验收入库单，
退货单			即采购退货单
预付款			即采购退货单
销售出库单	销售订单OMS	供应商	按销结算模式下根据销售出库 - 售后退进行结算
售后退货单	售后系统	供应商	按销结算模式下根据销售出库 - 售后退进行结算
票扣费用	返利费用系统	供应商	零售商向商户收取的跟货物采购相关的各种费用，比如年返扣点、营销活动价格补差，库存补差等等，由商户开票给孩子王，作为孩子王业务收入的一部分
账扣费用		零售商	零售商提供给供应商各种服务而向商户收取的费用，比如仓储费、上架费，推广物料费等等，业内有一种叫法叫做“中台费用”，零售商开票给商户，作为零售商业务收入的一部分
代收代付		不开票	零售商提供给供应商代收代付业务，比如在代销模式下按销售结算（商户直接开票给顾客模式），零售商替商家代收货款，从中收收取扣点费用
可返还费用		不开票	主要是各类保证金，比如质量保证金、门店柜台保证金等等
调整单	应付结算	看调整对象	票单匹配差异或其他费用，类似于在国外ERP系统中Credit Memo或者Debit Memo

4. 账单流程以及生命周期设计

节点状态	操作人	说明
待发送	零售商	账单出具后检查无误发送给商家，商家进行对账
已作废	最终状态	在商家确认前将账单作废取消
待商家确认	商家	等待商家核对确认，如果开通电子签章，确认时直接在账单上打上电子印章，如果没有，可能需要寄送加盖公司章的纸质账单
异议中	零售商	商家对账单有异议，发起异议，零售商进行复核调整
争议待确	商家	零售商调整账单后，等待商家确认
待商家匹配开票	商家	商家确认账单后，等待开票和匹配账单，现在很多企业开发了根据账单直连开票，开票成功后系统自动匹配账单和发票
待收票匹配	零售商	商家开具并提交发票后待零售商收票确认
确认完成	最终状态	零售商收票确认完成，账单周期完成

5. 账单及交易明细主要属性

交易明细属性主要包括交易类型（采购入库单、账扣费用）、关联单号，商品相关信息（或者费用项目）、发生门店或仓库、金额、税率、税金、结算周期、收取方式、是否出账单、账单号以及相关费用来源（用于对账）

备注：

【交易类型】：关于交易类型一定要设计好，这里会影响到账单样式和结构涉及，以及往来账户设计

【结算周期】：有很多公司为了及时回收费用可能不一定按账期来，一般都是在出账单时把未收取的费用全部抵扣，所有可以在交易明细上增加一个【结算周期】的属性（选项包括：账期结算、实时结算，实时结算即表示不按账期来进行出单）

【收取方式】：为了保证清晰对账，部分供应商可能要求收支分开，在账单中不抵扣部分费用，由供应商单独打款给零售商，因此可以在费用的上面增加【收取方式】属性（账单扣款、直接收取），直接收取的费用单不参与账单出具或者提现在账单上面不参与付款金额计算

强调：在交易明细涉及时务必要考虑供应商对账维度和方式，确定是否满足对账需要，否则对账可能会成功项目上线的一项很大的风险

账单属性相对来说比较简单，主要有供应商信息、合同信息、账期、对账周期、状态、货款金额、票扣费用金额、账扣费用、预付款冲抵金额、结算单支付金额以及各类操作时间等等

6. 账单模板样式设计

账单样式的设计决定了供应商对账的清晰度和便捷性，账单可以做成下载为PDF格式，这样更为正式商务，账单通常分为几大块：

零售商和供应商合同基本信息（名称、合同号、银行账号等等）
货款（验收和退货）
票扣费用
账款费用
代收代付费用
附带开票信息和其他说明

附：以下是之前公司设计的账单模板