Excel不仅仅只是一个数据录入工具，而是非常强大的数据处理工具，而Excel中针对数据处理有一套自己的规则，按照他的规则去做，虽然在录入数据时可能会稍微麻烦点，但却能给我们以后的数据处理提供很大的便利，只要配合简单的技巧及函数，就能轻松完成各种统计汇总。请看下面的一张表格：

可能很多人再做报表的时候都会采用上面的格式，但是这种表格在做各种计算及筛选的时候就会很麻烦。下面我就给大家介绍一下数据规范化的10条建议，让你做出规范的数据表。

1.单元格减少合并操作

合并单元格内容会造成非常严重的问题，公式或者手工操作的时候都会受到影响。

2.合计放在第二行

大部分表格将合计放在了最后一行，我的建议是放在2行(针对数据源，表格不加大标题，第一行为标题行)，这样做的好处在于可以使用统一的sum公式(从3到1048576)。另外数据透视表的辅助公式,建议放在表格的左边，因为透视表的宽度有可能发生大幅度的变化，导致右边的公式被覆盖,放在左边就不会有问题了。

3.内容统一

每列数据一个表头，若干数据，确保结构统一。比如一个学校的表格,班级列，一会儿用“二班”，一会儿又变成“2班”，搞到后面会晕死的。统一的数据可以使用筛选,分类汇总等功能获得带有小计的表格,但不要在制表的时候仿照它的样式,把"小计"插在表格的中间位置，这种东西最终会把表格的使用者给害了。同时在字与字之间及每一个字前后都不要有空格，即信息库中所有填写内容都不要有空格，更不能出现无规律的中英文标点符号混在(全角字符和半角字符)。

4.严格遵守时间、日期格式的输入规范，有时候时间格式参与运算，规范化很重要。

数据输入一定注意严格统一数据规范，避免不同人输入不同内容，不利于数据和问题梳理汇总。

5.“只输入一次”原则

数据只输入一次，需要的时候使用函数(如VlOOKUP)对其引用，而不是再次输入相同的内容。

6.数据区分注意特殊属性标注

修改单元格颜色，仅仅是辅助标记，但你想指望颜色来对数据进行处理，必须掌握vba才能实现。这会把简单的问题弄复杂，即便求助也不见得有人搭理，当然了,在表格里面使用不同的颜色，还是许可的。

7.工作尽量用公式操作，减少手工动作

规范化的表格，公式应该由拖拽形成，量越大，对此操作的要求越高，否则极易出错。这就要求正确设置相对引用、绝对引用、混合引用(搞不清楚的请看我的另一篇文章“Excel相对引用、绝对引用和混合引用，你确定懂了吗？”)。完全由拖拽现成的公式组，你只要有2个数据计算是正确的，即可确保全部结果都正确。遇到过公式掌握欠佳的同事，公式是单独输入的(实际上可做成拖拽输入)，两个不同的表，数据完全相同，可结果就是错的。

8.整月数据拒绝一天一张表

一个月31天，就在一个xls文件内建立31张工作表，初学者很容易出现这种问题，这是大忌。EXCEL有个好东西叫做“数据透视表”，使用他可以很容易的进行汇总，但是如果你是“一日一表”，那就只能慢慢先合并了。

9.不同属性的数据分类存放

不同属性的数据合起来非常容易，使用&连接就可以了，但分开就困难的多。比如:单位:20元/斤,把它分到4个单元格当中:20 元 / 斤。

10.不同部门使用相同的表格样式

比如各部门的考勤计划表，由人资设计下发，各部门填写完成后收回，对于统一的样式，可以方便的合并，集中处理。同时，对于其他部门统一下发的表格，我们不能对表格结果做任何更改。

最后还要提醒大家避免引用其它工作表的数据，这条应该不能算做规范，但是由此引发的问题是有的，比如把工作表发给别人，打开的时候总会提问是否更新，这些都让人不爽。根据上面的规则对开头的表格进行整理如下：

原来的合计项我们可以通过分类汇总或者数据透视表轻松得到，如图：