【计算机基础04】Excel知识

第4章 电子表格Excel

制作和数字的统计，且对数据进行分析和整理，可和Word，、PowerPoint协同工作，与多种数据库或其他类软件交流信息。

4.1 基本概念与基本操作

4.1.1 Excel的启动和退出

1. Excel的启动

3种方法：

① 开始->所有程序->单击

② 任务栏开始按钮

③ 快捷方式图标

2. Excel的退出

3种方法：

① 单击关闭按钮

② 文件选项卡->关闭

③ Alt+F4键

4.1.2 基本概念

1. 工作薄

即文档窗口，是处理和存储用户数据的文件，扩展名.xlsx，一个Excel可包含多个工作表，用户将一些相关工作表存放在一个工作薄中

2. 工作表

工作表是组成工作薄的基本单位。工作薄就像是一个活页夹，工作表是其中一张活页纸；

一个工作表存放一组密切相关的数据；

一个工作薄最多可包括的工作表个数取决于计算机可用内存的大小；

只有一个是当前工作表，或称为活动工作表；

每个工作表都有一个名称，在屏幕上对应一个标签，所有，工作表名又称为标签名；

双击工作表标签或右击工作表标签，在快捷菜单中选择重命名可将其更名；

工作表名最多可含31个字符，并且不能有冒号、斜线、问号、星号、左边方括号等，可包含空格

3. 单元格

工作表是由成行和列的线条组成，行线和列线交叉而成的矩形框称为单元格；

单元格是组成工作表的基本元素；

一个工作表最多可包含16384列、1048576行；

每一列由ABCDEF等表示，每一行用123456等表示；

每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格，称为活动单元格；

活动单元格名在屏幕上的名称框中反映出来；

注意：名称框显示活动单元格地址

4. 数据类型

3种数据类型：文本数据、数值数据、日期时间数据

1）文本数据

文本数据常用来表示名称，可以是汉字、英文字母、数字、空格、及其其他键盘能输入的字符。不能用来进行数学运算，但可以通过连接运算符&进行连接

2）数值数据

数值数据表示一个数值或币值，可是整数、小数、带正负号数、带千分位数、带货币符号数、科学计数法数

3）日期时间数据

日期时间数据表示一个日期或时间。日期输入格式是年份可以是2位、4位。时间输入格式是时：分、时：分am、时：分pm、显示时间按24小时制显示

5. 编辑栏

单元格中的信息可以是公式，公式可以是一个计算式。参与计算的数据可以是常数、也可以是单元格引用、还可以是使用Excel提供的内部函数；

单元格输入公式后，Excel将计算结果显示出来。若公式中单元格引用，当被引用单元格的值发生变化时，计算结果也随之变化。

6. 函数

Excel提供了351个内部函数，分为财务函数、日期和时间函数、数字和三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数、工程函数、多维数据集函数共11类。

7. 图表

除了以文字的形式表现外，还可以图的形式表现，就是图表。

图表有二维、三维两种类型。每种类型都有柱形图、条形图、折线图、饼图、面积图、xy散点图等。

8. 填充柄

小黑块。复制到相邻单元格中或填充日期系列。

4.1.3 认识Excel窗口

Excel窗口由文件选项卡、快速访问工具类、标题栏、功能区、名称框、编辑栏、列标、行标、工作区、工作表标签、状态栏等。

编辑栏包括取消按钮、输入按钮、插入函数按钮、编辑框

1. 文件选项卡

打开即可查看Backstage视图。用于文档执行操作的命令集。

2. 快速访问工具栏

包含日常工作中频繁使用的3个命令，保存、撤销、恢复。用户也可以向其中添加常用命令。可进行添加/删除。

3. 标题栏

显示应用程序的名称及本窗口所编辑文档的文件名。

4. 功能区

文档上方，功能区横跨Excel的顶部。3个基本组件：选项卡、组、命令。

1）选项卡

7个基本选项卡：开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图。每个选项卡代表一个活动区域。

对于其他活动区域，如绘图、SmartArt图形、图表，系统将根据需要显示相应的选项卡。

2）组

每个选项卡都包含若干个组，这些组将相关项显示在一起。

对话框启动器：早期版本功能

3）命令

每个组包含若干个命令。命令即按钮、用于输入信息的框、菜单。

5. 编辑栏

编辑栏在功能区下方、工作表上方。

编辑栏由名称框、移动滑块、编辑栏、微调按钮、展开/折叠编辑栏按钮等组成。

移动滑块上有取消、输入、插入函数3个按钮

鼠标发送左右移动滑块可以改变名称框的大小

6. 使用键盘操作功能区

按Alt键就会显示

4.1.4 Excel的基本操作

工作薄的基本操作、工作表的基本操作、单元格的基本操作

1. 工作簿的基本操作

1）新建工作簿的方法

① 启动Excel，自动创建

② 单击新建按钮

③ 文件->新建->可用模板->空包工作簿->创建

创建基于模板的工作簿

2）打开工作簿

4种方式打开被保存在磁盘中的文件：

① Ctrl+O

② 单击打开

③ 文件->打开->对话框

④ 文件->最近所用文件

自动打开专用文件夹：xlstart，用户只需将自动打开的文件存放在此，在打开启动Excel时就会自动打开这些文件

通过自主设置，一次打开多个工作簿：

文件->选项->Excel选项->高级->常规->启动时打开此目录中的所有文件->填入路径和文件夹名->确定

3）保存工作簿

分3种情况：

① 首次保存。Ctrl+S 或单击保存按钮或选择文件下保存选项

设置密码：

文件->另存为->工具按钮->常规选项->打开权限密码和修改权限密码->输入密码

其他方式设置密码：

文件->信息->保护工作簿->用密码加密->加密文档->输入密码

② 保存已保存过的工作簿。Ctrl+S 或保存按钮或文件选项下的保存

③ 自动保存工作簿的自动恢复信息。文件->选项->单击->保存->保存自动恢复信息时间间隔->分钟

可设置自动恢复文件为准，指定自动保存所处理的文件位置。

自动恢复不能代替定期保存文件。

4）切换工作簿

若打开了若干个工作簿文件，则每个工作薄文件对应一个窗口，即每个文件对应一个任务。

切换工作簿的2种方式：

① 视图->窗口->切换窗口->工作簿

② 任务栏上单击相应的任务按钮，在打开的工作簿文件间切换

5）隐藏或显示工作薄窗口

隐藏：视图->窗口->隐藏

显示：视图->窗口->取消隐藏->取消隐藏->取消隐藏工作簿

2. 工作表的基本操作

工作簿包含3个默认的工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3

新建工作表、删除工作表、工作表改名、切换工作表

1）选择工作表

2）插入工作表

单击插入工作表标签

在Sheet1前面插入工作表：

选择Sheet1->开始->单元格->插入->插入工作表；

右键->单击Sheet1工作表标签->插入->常用->工作表->确定

注意：插入工作表后，系统自动将其作为工作表，并自动按顺序排序

一次性插入多个工作表：

选中->按shift->再选中其他2个->开始->单元格组->插入->插入工作表

3）增加新建工作簿内的工作表数目

文件->选项->Excel选项->常规->新建工作簿时->包含的工作表数->最大为255

4）移动或复制工作表

利用工作表的复制和移动，可实现2个工作簿间或工作簿内部工作表的复制和移动

移动：鼠标拖动

赋值：Ctrl+拖动

其他方法移动复制：

右键工作表->移动或复制->对话框

可将选定工作表移动到当前工作簿的某一工作表前后，也可跨工作簿移动

建立副本：即复制

5）删除工作表

开始->单元格->删除

删除一个工作表：

① 选定->开始->单元格->删除->删除工作表

② 右键->删除

删除工作表后，不能使用撤销功能恢复

6）隐藏或显示工作表

用户可隐藏工作簿中的任意工作表。

隐藏：开始->单元格组->格式->可见性->隐藏或取消隐藏->隐藏工作表

显示：开始->单元格组->格式->可见性->坚持和取消隐藏->取消隐藏工作表->对话框

7）为工作表设置背景图案

添加：单击工作表标签->页面布局->页面设置->背景->工作表背景

删除：页面布局->页面设置组->删除背景

8）为工作表设置保护措施

选定->审阅->更改->保护工作表按钮->对话框->选中保护工作表及锁定的单元格内容->取消工作表保护时使用密码->允许此工作表的所有用户进行

9）重命名工作表

① 鼠标右键单击工作表标签->重命名

② 双击工作表

Esc键取消

10）调整工作表的显示比例

① 视图->显示比例

② 右下角；单击一次10%

11）切换工作表

单击

3. 单元格的基本操作

1）选择单元格

2）选择单元格区域

3种方法选择矩形区域：

① 单击A2，并按住鼠标左键拖动鼠标指针到C5；A2是活动单元

② 单击A2，Shift键再单击C5

③ 名称框输入：A2:C5

选中一行或一列。单击行号或列标

选中整个工作表。Ctrl+A 或左上角全选

选中多个区域。选中一个区域后，再Ctrl，以此选中其他各个区域。其中，最后选中的第一个单元格为活动单元格

条件选择单元格区域。如选择所有数值单元、公式单元等

选择工作表A2:C5单元格区域中各单元格均为数值常量。D2、D5单元格分别输入公式。分别条件选中单元格区域A2:C5、D2和D5单元格

开始->编辑->查找和选择->定位条件->定位条件对话框->常量->数字；

。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。->公式

不论以何种方式选中单元格区域，在工作表单击任意单元格，即可取消所进行的选定操作

3）单元格内光标定位

在单元格内定位输入光标时，双击单元格或单击单元格后按F2键或将光标定位在编辑栏中，出现 | 光标后，键盘的左右键将光标定位

4）向单元格输入数据

输入数据时，总是只能往活动单元格内输入数据。

单元格内数据通常有3种基本类型，即文本型、数值型(数字、日期和时间)、公式。 Excel能自动识别所输入的数据类型、并进行转换

① 输入文本型数据：

文本型数据用来表示一个名字或名称，汉字、英文字母、数字、空格等键盘输入的符号；

文本型数据仅供显示或打印用，不能进行算术运算；

输入文本型数据时，可直接输入；

数字作为文本时，键入英文单引号；

单元格内输入分段内容，按Alt+Enter组合键表示一段内容

文本型数据不超过单元格宽度：自动左对齐

文本型数据长度超过单元格宽度：右边单元格无内容时，扩展到右边列显示；当右边单元格有内容时，根据单元格宽度截断显示

② 输入数值型数据：

数值型数据进行各种各样的运算和分析；

数值型数据的格式可以设置成整数、小数、分数、百分数、科学计数、货币等类型；

可创建复杂的图标及制作各种图形；

进行数据比较、制定规划等工作较有用

+号可省略、小括号括起来得表负数、数据包含$、%、/、e、E等符号时，系统会自动转换成相应的数据格式。

数值型数据在单元格中靠右对齐显示；当数据长度超出定位的单元格宽度，则按指数形式显示或显示#，存储的是原始数据，通过调整宽度来实现

被输入B2单元格后，B3单元格变成活动单元；

中文状态输入$会变成￥；

③ 输入日期型数据

格式6种：

月/日；月-日；×月×日；年/月/日；年-月-日；×年×月×日

单击B1输入2014/01/28，再按Tab键，日期变成2014-1-28，C1为活动单元；

单击B1输入01/28，再按Tab键，1月28日，C1变成活动单元；

2位数字表示年份：00~29两位数字的年份时2000-2029，30~99表示的是1930-1999年；默认情况下，日期型数据在单元格靠右对齐显示，如果日期数据长度超过单元格的宽度，则单元格显示#，可通过调整列宽显示

④ 输入时间型数据

格式6种:

时：分、时：分 AM、时：分 PM、时：分：秒、时：分：秒 AM、时：分：秒 PM

AM：上午，PM：下午，前面必须有空格；

带AM或PM的时间，小时数的取值范围是0~12；

不带AM或PM的时间，小时数的取值范围是0~23；

Ctrl+Shift+;组合键，输入系统的当前时间；

如果输入AM、PM是小写，则自动转换成大写；不超过列宽，数据自动右对齐；若超过则显示#

⑤ 在单元格内区域中输入数据

输入完数据后按Tab或Enter键。

Tab键：下一列；

Enter键：下一行；

⑥ 在不同单元格中一次输入相同数据

选定->其中一个输入->Ctrl+Enter

⑦ 在活动单元格中输入数据后，可进行如下操作

5）单元格的命名

2种方法：

① 选中->公式->定义名称->定义名称->新建名称->输入->确定

② 选中->编辑栏的名称框

格式要求：第一个字符必须是字母或下划线，名称中不能有空格，且不能与单元格引用相同

6）基本运算

使用函数或公式完成基本计算

① 创建公式

在单元格内输入公式，自动显示计算结果；

公式可是运算式、内部函数；参数运算的数据可是常数、单元格引用

公式允许使用的运算符如下：

有多个数学运算符时，顺序优先级决定：%、^、*和/、+和-；

优先级相同：从左到右顺序运算；

文本运算符（文本连接符）：连接文本数据或数值，运算结果是文本类型。

例子：=计算机&应用结果是：计算机应用

公式同时出现数学运算符和文本运算符，先数学运算符后文本运算符。

2种方法创建公式：

输入等号=标志公式的开始，输入公式，单元格地址、常数、数学运算符，直接存到单元格
输入等号=，输入运算符、常数或圆括。单击单元格或选取单元格区域来代替输入单元格或单元格区域的地址

输入时：公式显示在编辑栏和其所在单元格中；

输入后：单元格显示公式运算结果，编辑栏显示公式本身

在一个单元格公式中，单元格的引用指的是单元格的地址

② 复制公式三种方法

单击含有公式的单元格，拖拽填充柄；复制相邻的单元格
单击单元格->开始->剪贴板->复制/粘贴；可复制不相邻的
右击单元格->复制->粘贴

③ 单元格的引用

单元格地址：相对引用、绝对引用、混合引用

相对引用，默认的方式：包含单元格的列标与行号，如A1、B4，移动或复制公式时，系统会根据移动的位置自动调节公式中的相对引用。

绝对引用：列标与行号前均加上美元符号$。移动或复制时，不会改变公式中的绝对引用

混合引用：在列标或行号前加上美元符号$。例如，$A1指 A是绝对引用 1是相对引用。当移动或复制时，系统会改变公式中的相对部分不带$者；不改变绝对部分带$者

④ 编辑公式

2种方式：

双击所在的单元格->输入要改变的内容
单击所在单元格->在编辑栏中输入->Enter

⑤ 函数

常用函数SUM、AVERAGE、MAX、MIN、LEFT、RIGHT

参数是数值常量、单元格引用、单元格区域：SUM、AVERAGE、MAX、MIN

第一个参数是文本变量或单元格地址，第二个参数是整数（表取字符的个数）：

LEFT、RIGHT

7）函数

① 插入函数

输入函数，即可在单元格或在编辑栏中输入。

单击单元格->编辑栏->插入函数或公式->函数库组或公式->函数库->自动求和->下拉箭头->其他函数->插入函数或选择类别->常用函数 –>对话框中输入

② 自动求和

公式->函数库->自动求和->

若相邻的单元格也需求和，则用拖拽柄系统会自动复制

8）创建三维引用

三维引用：计算同一个工作薄中多个工作表中的数据，对一个或多个工作表中的数据或单元格的引用（称三维引用）的公式。当修改工作表中的数据时，公式中的数据引用也随之改变。

汇总表H3输入=SUM( ->单击T5+ ->H5+ -> H6)-> Enter

三维引用中可用的函数如下：

9）在单元格中自动填充数据

4类数据：

重复数据、数列、日期序列、内置序列

① 重复数据。若一行或一列的数据是重复的，则要先输入一段，并选定这一段后，再拖拉填充柄

自动填充选项按钮：仅填充格式、不带格式填充、复制单元格

② 等差数列。如果某一行或某一列的数据为等比数列，选前两项，拖拽。

自动填充选项按钮：复制单元格、填充序列、仅填充格式、不带格式填充

③ 等比数列。

单击D1输入2->开始->编辑->填充->系列->序列->序列产生->列->类型->等比序列->步长值->输入3->终止值->486->确定

系统自动在D1~D6单元格中生成2至486

④ 日期序列

输入开始日期并选定，然后拖拽填充柄

步长值改变：输入两个日期并选定，拖拽。

若两个日期的日数相同，则系统自动以两个日期相差的月数为步长；

若两个日期的月、日相同，则系统自动以两个日期相差的年数为步长

⑤ 内置序列

如果一行或一列的数据为Excel定义的序列，则只需输入第一项，并选定，即可拖拽

内置序列如下：

⑥ 自定义序列

文件->选项->Excel选项->高级->常规->编辑自定义列表->自定义序列->新序列->输入内容->添加

存放自定义的序列：

。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。->导入->选择->

4.2 工作表的编辑与格式化

4.1.2 单元格内容的编辑

删除、修改、移动、查找、复制、替换、撤销

1. 删除

如果不需要某个单元格或某些单元格中的内容，则先选定要删除的一个或多个单元格，然后删除：

① Delete

② 开始->编辑->消除->清除内容

2. 修改内容

① 编辑栏修改

② 单元格内修改

编辑栏：输入按钮或 Enter 或 Tab确认修改；Esc 或取消按钮则取消修改

3. 移动数据

2种方法：

① 选定->鼠标指针指向选定单元格的边框上->鼠标指针变->左键拖动

② 开始->剪贴版或 Ctrl+X ->选定 ->开始->粘贴或 Ctrl+V

4. 复制数据

2种

① 选定->鼠标指针指向->Ctrl+拖动到目标单元格

② 选定->开始->剪贴板->复制或Ctrl+C->粘贴或 Ctrl+V

移动或复制的特点：

移动或复制数据时，原样；

移动或复制数据公式时，根据目标单元格地址自动调整公式中的相对引用或混合引用中的相对部分。

5. 特殊的移动和复制

选择性粘贴:

数值：源单元格的公式计算结果粘贴到目标单元格内；

格式：源单元格内的格式粘贴到目标单元格内；

转置：源列向（行向）单元格的数据沿行向（列向）单元格进行粘贴

6. 查找与替换

1）查找

开始->编辑->查找和选择->查找或 Ctrl+F

查找选项卡的如下操作：

① 查找内容：可是数据、公式；查找范围下拉列表选择公式、值

② 搜索：选择查找方法（按行、列），行水平搜索，列垂直搜索

③ 查找范围：公式、值、批注；若公式和值都选则比较的是数据

④ 区分大小写：

⑤ 单元格匹配：选择则查找与内容完全相同的单元格，否则查找包含查找内容的所有单元格

⑥ 区分全/半角：

⑦ 查找下一个：若查到，当相应的单元格变为当前活动单元格，否则提示查不到

⑧ 关闭

2）替换

Ctrl+H 或开始->编辑->查找与替换->替换

功能如下:

① 替换为：要替换的内容

② 查找下一个按钮：查找下一个要替换的内容

③ 替换按钮：完成替换，自动查找下关于被替换的内容

④ 全部替换：替换所有查找到的内容

否则提示找不到

4.2.2 单元格的插入和删除

编辑过程中：插入（删除）一个、一行、一列单元格

1. 删除单元格

选中->开始->单元格->删除->删除单元格->删除

左上

2. 插入单元格

选定->开始->单元格->插入->插入单元格->插入对话框->插入

右下

4.2.3 撤销与恢复操作

操作失误可通过撤销操作；被撤销的也可恢复

1. 撤销操作

可撤销先前的任何操作，撤销操作只能从最近一步操作开始

2种方法：

① 单击撤销按钮

② Ctrl+Z

撤销最近多步操作，可单击快速访问工具栏撤销按钮下拉箭头

2. 恢复操作

2种方法：

① 快捷访问工具栏恢复按钮

② Ctrl+Y

撤销多部的操作，可通过恢复按钮下拉箭头，进行恢复

4.2.4 工作表的格式化

格式化工作：行高、列宽、数字格式化、字符格式化、对齐方式、表格边框线及底纹的设置等。

提供格式化的效率，快速操作的方法：复制格式、使用样式、自动格式化、条件格式化

1. 行高、列宽的调整

1）鼠标拖拽

鼠标放在行、列头格线处，拖拽。选取多行列，再拖拽标头格线处也可

2）用菜单精确设置的方法设置行高、列宽

开始->单元格->格式->选择行高、列宽->输入

自动设置行高（列宽）开始->单元格->格式->自动调整行高/列宽

取消和取消隐藏：隐藏行、列、工作表；取消隐藏行、列、工作表

选定被隐藏行（列）的上下相邻两行（列）->单击取消隐藏行/列

2. 数字的格式化

数字格式：如不同小数位

屏幕单元格显示的是格式化的结果，编辑框中显示的系统实际存储的数据

1）按钮格式化数字

选定->开始->数字组->按钮（如会计数字格式、百分比样式、减少小数位数等）

通用的格式设置可通过以下按钮实现：

① 会计数字格式：下拉按钮其他国家符号

② 百分比样式

③ 千位分隔样式

④ 增加小数位数：加0

⑤ 减少小数位数：减0

2）对话框格式化数字

选定->开始->数字组->对话框启动器->设置单元格格式->数字->分类；

开始->数字组->数字格式->其他数字格式->设置单元格格式->数字

3. 字符的格式化

包括如下：字形、字号、字体、其他修饰。

取消格式化：开始->编辑组->清除按钮->清除格式

1）按钮格式化字符

选定->开始->字体组->字体框->字号->框、粗体、斜体、下划线等按钮

2）对话框格式化

选定->开始->字体组->对话框启动器->设置单元格格式->字体->设置字符的字体、字形、字号、下划线、颜色等

4. 对齐方式设置

单元格中的数据可设置水平对齐或垂直对齐。水平排列、垂直排列。

排列的数据，还可转动一个角度。

1）按钮设置对齐方式

选中->开始->对齐方式组->左对齐、居中对齐、文本右对齐、减少/增加缩进量、合并后居中显示等

2）用对话框设置对齐方式

开始->对齐方式组->对话框启动器

对齐选项卡中的操作：

① 水平对齐（下拉）

② 垂直对齐（下拉）

③ 方向选项，设置排列方式

④ 方向右框，指定角度

⑤ 度微调框

5. 表格边框与底纹的设置

1）用按钮设置

选中单元格->开始->字体组->边框->下拉列表->设置边框

字体组->填充颜色->其他颜色

2）对话框设置

选中->开始->字体组->对话框启动器->设置单元格格式->单击该对话框边框；

选中->开始->对齐方式组或数字组->对话框启动器->边框；

选中->开始->字体组->单击其他边框；

样式列表中->选择线条->颜色->选择颜色；预置->单击框线按钮->外边框；

边框栏->单击边框；预览草图->单击相应框线；

设置单元格格式->填充选项卡->其他颜色设置颜色；图案样式下拉列表可显示相应的图案；背景色列表中可选择相应颜色；

若单击了填充效果按钮则打开填充效果对话框->颜色栏->单色或其他；底纹样式栏->水平或其他；变形栏->变形预览图

6. 复制、删除格式

1）格式刷复制格式

选中->开始->剪贴板组->格式刷

2）对话框复制格式

选中->开始->剪贴板组->复制；

开始->剪贴板组->粘贴下拉->选择性粘贴->格式

3）删除格式

开始->编辑组->清除->清除格式

7. 单元格样式的应用、创建、删除

样式：格式固定，应用同类表格，排版风格一致

包括所有格式化操作、数字、字体、对齐、边框、图案、保护等固定设置

1）应用单元格样式

开始->样式组->单元格样式->内置样式列表

或单元格样式按钮->样式->其他按钮

2）创建自定义单元格样式

开始->选项组->单元格格式按钮->新建单元格样式->样式对话框->样式名->格式->设置单元格格式->选择所需格式->确定->样式对话框包括样式（例子）->清除相应的复选框

3）通过修改方式创建单元格样式

通过修改现有的单元格样式创建单元格样式

开始->样式组->单元格样式->右击修改；

若要创建副本，鼠标右键单击->复制

复制的单元格和重命名的单元格样式添加到自定义单元格样式列表中。

若不命名，则该内置单元格样式随用户的更改而更新。

选中->格式->设置单元格格式->选择所需格式->确定

样式对话框包含样式（例子）清除或选中相应格式

4）从选定单元格中的数据删除单元格样式

选定->开始->样式组->单元格样式->好差适中选择常规

5）删除预定义或自定义单元格样式

开始->样式组->单击单元格样式按钮->右键->删除

8. 表样式的应用或创建

1）应用预定义表样式

浅色、中等浅色、深色3类等60多种预定义表样式。

应用预定义表样式：将为所选数据自动插入一个Excel表，如果不想在表中使用数据，则可用将表转换成正常范围，同时保留用户应用的表样式格式设置

应用预定义表样式：

选定->开始->样式组->套用表格格式按钮->浅色、中等深色、深色单击->弹出套用表格式->确定->单击任意位置->表格工具->设计->工具组->转换为区域

2）创建样式

开始->样式组->套用表格格式->新建表样式->新建表快速样式->名称->表元素->格式->设置单元格格式对话框->选择->新建表快速样式->确定

9. 条件格式化表格

条件格式：突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值；

使数据条、色阶、图标集来直观显示数据。

条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为True，则基于该条件设置单元格区域的格式；如果条件为False，则不基于该条件设置单元格区域的格式。

1）使用双色刻度或三色刻度设置单元格的格式

双色刻度：使用两种颜色的渐变比较单元格区域。颜色的深浅表示值的高低。

绿色和红色双刻度中，较高值颜色更绿，较低值颜色更红。

三色刻度：三种颜色的渐变比较单元格区域。颜色深浅表示值得高、中、低。

绿色：较高；黄色：中间；红色：较低

快速格式化的方法设置：

选中->开始->样式组->条件格式->色阶->双色或三色

用高级格式化的方法为单元格设置双色刻度或三色刻度

① 选中->开始->样式组->条件格式->管理规则->条件格式规则管理器对话框->更改条件格式

确保在显示其格式规则列表框中选择了相应的工作表
更改单元格区域：应用于框中单击压缩对话框按钮，临时隐藏，在工作表上选择新的单元格区域，单击展开对话框
选择规则，单击编辑规则，打开编辑格式规则对话框；

② 若要添加条件格式，则单击新建规则按钮，打开新建格式规则对话框；

③ 选择规则类型->单击基于各自值设置所有单元格的样式；

④ 编辑规则说明->格式样式->双色刻度或三色刻度；

⑤ 选择最小值和最大值：

设最低/高值的格式：选择最低值和最高值。不输入最小值和最大值。
设置数字、日期、时间值的格式：数字->输入最小值和最大值
设置百分比的格式：选择百分比->输入最小值和最大值->有效值为0-100，不输入百分号
设置百分点的值的格式：百分点->输入最小值和最大值有效范围0-100。若数据点超过8191阁，则不能使用百分点值。

百分点值可用于以下情形：要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值如前20个百分点值，用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值如后20个百分点值，比例所表示的极值有可能会使数据显示失真

设置公式结果的格式：公式->输入最小值和最大值

公式必须返回数字、日期或时间值，公式以等号=开头。若公式无效将使所有格式设置都不被应用。

2）仅对包含文本、数字或日期/时间值的单元格设置格式

快速格式化对仅包含数字的单元格设置格式

选中->开始->样式组->条件格式->突出显示单元格规则->大于->输入值->为大于以下值的单元格设置格式->输入->下拉列表中选择所需要的格式

高级格式化的方法对仅包含数字的单元格设置格式

① 选中->开始->样式组->条件格式->管理规则->条件格式规则管理器->；

② 若要添加条件格式：新建规则->新建格式规则对话框；

③ 选择规则类型下->只为包含以下内容的单元格设置格式；

④ 编辑规则说明下->只为满足以下条件的单元格设置格式；执行下列操作之一：

按数字、日期或时间设置格式：选择单元格值->比较运算符->输入数字、日期或时间

还可输入一个返回数字、日期或时间的公式->输入公式->必须=号开头。公式无效将所有格式设置都不被应用。

按文本设置格式：选择特定文本->比较运算符->输入文本
按日期设置格式：选择发生日期->日期比较
设置空置或无空置单元格格式：选择空值或无空值

空值即不包含任何数据，空格也不包含

设置包含错误值或无错误值单元格的格式：选择错误或无错误

错误中包含：#####、#VALUE!、#DIV/0!、#NAME?、#N/A、#REF!、#NUM!、#NULL!

⑤ 指定格式->格式按钮->设置单元个数对话框

选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式

若选择多个格式，格式将在预览框中显示出来

使用逻辑公式来指定格式设置条件：

① 开始->样式组->条件格式->单击管理规则->打开格式规则管理器对话

② 添加格式->新建规则->新建格式规则对话框

③ 选择规则类型下单击->使用公式确定要设置格式的单元格

在编辑规则说明下->为合符此公式的值设置格式->输入一个公式

公式必须以=号开头且必须返回逻辑值TRUE（1）或FLASE（0）。

例：=AND(AVERAGE($A$1:$A:$5)>$F$1,MIN($A&1:$A$5)>=$G$1)

表示：对单元格区域A1:A5应用一个带多个条件的格式条件，如果区域中所有单元格的平均值大于单元格F1中的值，且区域中任何单元格的最小值大于或等于G1中的值，则将这些单元格设置为绿色。单元格F1和G1位于应用条件格式的单元格区域之外。AND函数用于组合多个条件，AVERAGE和MIN函数用于计算。

例：=MOD(ROW(),2)=1

表示：在单元格区域中每隔一行加上蓝色底纹。MOD函数返回一个数（第一个参数）除以除数（第二个参数）之后的余数。ROW函数返回当前行编号。当前行编号除以2，对于偶数编号，余数始终为0，对于奇数编号，余数始终为1。0为FALSE，1为TURE。因此对每个奇数设置格式。

④ 单击格式按钮->打开设置单元格格式对话框->选择要应用的数字、字体、边框或填充格式，可选择多个格式，预览窗中可见

⑤ 依次单击三次确定按钮

4）使用数据条设置单元格格式

数据条越长：值越高

数据条越短：值越低

选中->开始->样式组->条件格式->数据条

5）使用图标集设置单元格格式

可对其进行数据注释，并按值将数据进行分3-5个类别。每个图标代表一个值的范围。

选中->开始->样式组->条件格式->图标集

6）仅对高于或低于平均值的数字设置格式

在单元格区域中查找高于或低于平均值或标准偏差的值。

选中->开始->样式组->条件格式->项目选取规则->下一级菜单->如值最大的10项->打开10项对话框->设置格式

7）清除条件格式

开始->样式组->条件格式->清除规则->清除所选单元格的规则或清除整个工作表的规则

4.3 Excel数据管理

数据清单、数据排序、数据筛选、分类汇总、图表表现等

4.3.1 数据库管理

字段：每一列包含的一种信息类型；

字段名：每一列列标题，必须由文字表示，而不是数；

每一行称为一条记录，包含相关的信息；

数据记录紧接在字段名所在行的下面，没有空行；

可对数据记录进行插入、修改、排序、筛选、分类求和等操作

1. 排序

对一列或多列中的数据按文本、数字、日期、时间进行排序；

自定义排序；

按格式进行排序；

对行排序；

排序条件随工作薄一起保存。

保存排序条件、多列排序使用表。

1）对数字进行排序

例01：使用升序按钮或降序按钮进行简单的排序：

单击任意单元格或单击排序的第一个单元格->数据->排序和筛选组->升序或降序按钮

例02：使用排序按钮对数字数据进行复杂排序

① 单击任意单元格->数据->排序和筛选组->排序->排序对话框->单击列下主要关键字->选中关键字（如总分）；单击排序依据->选择排序依据如数值；在次序框中选择升序或降序；若选择自定义排序，打开自定义排序对话框

② 若有必要，添加条件->添加次要关键字

③ 若有必要，选项->排序选项

④ 若有必要，单击上移按钮或下移按钮，改变关键字的顺序

若总分相同，则按最高分排序，若最高分相同，则按最低分排序。

2）对文本进行排序

选中一列字母数字数据或确保活动单元格在包含字母数字数据的表列中->开始->编辑组->排序和筛选按钮->若按字母数字的升序排序->升序->若按字母数字的降序排序->降序或直接单击数据->排序和筛选组->升序或降序按钮

若要执行区分字母大小写的排序，则按下列步骤操作

开始->编辑组->排序和筛选按钮->自定义排序->排序对话框或单击数据->排序和筛选组->排序按钮->排序对话框

排序对话框->选项->排序选项->勾选区分大小写->确定

注意：

若排序的列中包含的数字既有数字存储，又有文本存储的，则需将数字设置为文本格式，否则，数字将排序在文本的前面；

若从其他程序导入的数据前面可能会有前导空格，排序前应删除前导空格

3）按单元格颜色、字体颜色或图标进行排序

对单元格颜色或字体颜色或有条件地设置了单元格区域或表列地格式，就可按这些颜色进行排序，还可按图标集进行排序，图标集是通过条件格式创建的。

① 选中一列或确保活动单元格在表列中->开始->编辑组->排序和筛选->自定义排序->排序对话框->列->排序的列->排序依据->选择排序类型单元格颜色、字体颜色、单元格图标；

② 次序->旁边的箭头->格式的类型->单元格颜色、字体颜色、单元格图标

③ 次序->排序方式->

在顶端：

在低端：

在右侧：

在左侧：

④ 添加条件：指定单元格颜色、字体颜色、图标

确保排序依据框中选择同一列，并且在次序下进行同样的选择

2. 筛选记录

找出满足条件的记录项。

例子：筛选数据

① 单击单元格->数据->排序和筛选组->筛选按钮；或开始->编辑组->排序和筛选按钮->筛选出现筛选箭头

② 单击筛选箭头->选择复合条件的字段（一次筛选）

③ 若有必要，则在一次筛选的基础上再用类似的方法筛选其他字段（多次筛选）；如字段1筛选后，再单击字段2->筛选菜单中选择数据->确定；筛选完后，字段旁的筛选箭头加了一个漏斗

④ 若有必要，鼠标指向筛选菜单->数字筛选项->显示数字筛选子菜单或文本筛选子菜单

⑤ 选择省略号命令或单击菜单底部的自定义筛选项->自定义自动筛选方式对话框->输入筛选条件（包含逻辑运算）->确定按钮

取消筛选：

① 筛选->下拉列表->全选->取消该字段的筛选（可取消多个字段的筛选）

② 筛选菜单->单击从字段1中清除筛选->取消所有字段的筛选->仍处于筛选

③ 数据->排序和筛选组->筛选->字段的筛选箭头消失

3. 分类汇总

分类汇总:实际工作中，需要将同一类别的数据放在一起，求出总和、平均值、个数登。

通过SUBTOTAL函数利用汇总函数（SUM、AVERAGE、COUNT）计算得到。对同一类数据分类汇总后，还可对其另一类数据分类汇总，称为多级分类汇总。

1）插入分类汇总

条件：① 确保每个列在第一行中都有标签（字段名），每个列中都包含相似的事实数据，且单元格区域没有空的行或列。② 必须先按分类的字段进行排序，否则分类汇总的结果不是所要求的结果。

多级分类汇总：排序时先分类汇总第一关键字，后分类汇总的次要关键字为第二、三关键字。

例01：插入分类汇总级别

① 数据->分级显示组->分类汇总->分类汇总对话框

② 分类字段下拉列表->选择分类字段（此字段必须时排序关键字段）

③ 汇总方式下拉列表算着求和、平均值等

④ 选定汇总项->选中计算机分类的复选框

⑤ 若选择替换当前分类汇总：前面分类汇总的结果会被删除，以最新的分类汇总结果取代，否则再增加一个分类汇总结果

⑥ 若选择每组数据分页：分类汇总后在每组数据后自动插入分页符，否则不插入分页符

⑦ 汇总结果显示在数据下方：则汇总结果放在数据下方，否则放在数据上方

例02：一级分类汇总中插入内部组分类汇总。即多级分类汇总。

接例01操作如下：

① 数据->分级显示组->分类汇总->分类汇总对话框

② 分类字段->嵌套分类字段

③ 汇总方式->选择相应的汇总函数

④ 清除替换当前分类汇总

⑤ 确定

注意：多级分类汇总时，排序时先分类汇总主要关键字为第一关键字，后分类汇总的次要关键字为第二、三关键字。

+、-：显示隐藏单个分类汇总明细行

1234：显示一级的分类汇总和总计的汇总

2）删除分类汇总

单击单元格->数据->分级显示组->分类汇总按钮->分类汇总对话框->全部删除按钮

4. 分级显示

对一个数据列表进行组合和汇总，可创建分级显示（最多为8个级别，每组1级）。列表，即包含相关数据的一系列行，或创建列表命令作为数据包指定给函数的一系列行。

每个内部级别（分级显示符号中的较大数字）显示前一外部级别（分级显示符号中较小的数字）的明细数据。

使用分级显示快速显示摘要行或摘要列，或显示每组的明细数据。

分级显示符号：更改分级显示工作表视图的符号。+、-、1234，显示或隐藏数据

明细数据是指自动分类汇总和工作表分级显示中，由汇总数据汇总的分类汇总总行或列。

明细数据通常于汇总数据相应，在其上方或左侧。

1）创建行的分级显示

① 确保每列在第一行中都有字段名（标签），在列包含相似内容，且单元格区域内无空行/列

② 选择单元格

③ 对构成组的列进行排序

④ 插入摘要行（分级显示必须使摘要行包含引用该组的每个明细数据中单元格的公式）

插入摘要行的方式：

分类汇总命令插入摘要行
使用公式在每组明细数据行的正下方或正上方插入摘要行

⑤ 指定摘要行的位置位于明细数据行的下方还是上方：

数据->分级显示组->对话框启动器->设置对话框
若要指定摘要行位于明细数据上方，不勾选明细数据的下方；反之即可

⑥ 使用公式在每组明细数据行的下方插入摘要行

⑦ 自动分级显示数据：

自动分级显示数据，若有必要，在明细数据区域中选择一个单元格。数据->分级显示->创建组->自动建立分级显示
手动分级显示数据，选中某行至某行，数据->分级显示->创建组；内部嵌套组方式一样

2）创建列的分级显示

只需将对行的操作改为对列的操作即可

① 确保行在一列中都有字段名（标签）,包含相似内容且无空行或空列

② 对构成的组进行排序

③ 使用公式在紧邻每一明细数据列所在组的右侧或左侧插入自己的摘要列

④ 指定摘要列的位置位于明细数据列的右侧还是左侧

⑤ 分级显示数据，自动分级和手动分级显示

3）显示或隐藏分级显示数据

若无分级显示符号，文件->选项->Excel选项对话框->高级->此工作表的显示选项->勾选如果应用了分级显示，则显示分级显示符号

4）删除分级显示

数据->分级显示组->取消组合->清除分级显示

若仍处于隐藏状态，则开始->单元格组->格式按钮->隐藏或取消隐藏->取消隐藏行或取消隐藏列

5. 数据透视表和数据透视图

可汇总、分析、浏览、提供汇总数据。

1）数据透视表

是一种交互的、交叉制表的Excel报表，多用于对多种来源（Excel的外部数据）的数据（如数据记录）进行汇总和分析。可深入分析数值数据，并且可回答一些预料不到的数据问题。

用途如下：

① 以多种用户友好方式查询大量数据

② 对数值数据进行分类汇总和聚合，按分类和字分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式

③ 展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的明细

④ 将行移到列或列移到到行或透视，以查看源数据的不同汇总

⑤ 对最有用的和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式

⑥ 提供简明、有吸引力并且带有批注地联机报表或打印机报表

2）数据透视图

数据透视图为数据透视表地数据提供了图形表示形式。具有此形式地称为相关联地

数据透视表。更改相关联地数据透视表中布局，可更改数据透视图报表中显示地布局和数据。

表为图提供数据透视表。

新建数据透视图，自动创建数据透视表。

更改一个报表地布局，另外一个报表也随之更改。

数据透视图：数据系列、类型、数据标记、坐标轴。一个行标签对应于一个类别，一个列标签对应一个系列。

基于视表创建视图时，视图的布局（数据透视图字段的位置）最初由数据透视表的布局绝对。若先创建数据视图，则可通过字段从数据透视表字段列表中拖到图表工作表上的特定区域，确定图表布局。

图表工作表时指工作薄中包含图表的工作表。

适合单独查看。

3）由一个工作表创建数据透视表或数据透视图

条件：连接一个数据源，输入报表的位置。

① 或差点定位且确保单元格区域具有列标题->若创建数据透视表->插入->表格组->数据透视表->数据透视表->创建数据透视表对话框

② 要分析的数据->选择一个表或区域->键入单元格区域或表名引用

若在启动创建数据视图表对话框之前选定，则Excel会在表/区域框中显示单元格区域或表名引用。或者，若要选择单元格区域或表，单击压缩对话框，再展开对话框。

注意：若区域中再同一工作薄的另外一个工作表中或再另一个工作薄中，键入工作薄和工作薄名称：

[workbookname]sheetnmae!range

③ 若使用外部数据：单击使用外部数据源->选择连接->现有连接对话框->显示->下拉列表框中->选择连接类型->或选择所有连接->从选择连接列表框中选择连接->打开按钮

④ 指定放置数据透视表的位置：若放在新的工作表，单击新建工作表-；若放在现有工作表，单击现有工作表->指定位置

⑤ 确定按钮

⑥ 选择要添加到报表的字段->鼠标拖动字段

行标签：

列标签：

数值：

报表筛选：

在数据透视表中，源数据中的每列或每个字段都成为汇总多行信息的数据透视表字段。

单击单元格->数据透视表工具->选项->设计，进行格式化数据透视表和进行数据分析

⑦ 若要建立透视图，插入->表格->数据透视表->数据透视图->创建数据透视表及数据透视图对话框

数值：

轴字段：

图例字段：

报表筛选

4）由多个工作表创建一个数据透视表

数据透视表和数据透视图向导合并多个区域。向导中，可选择不使用任何页字段、不使用单页字段或多页字段。

① 工作薄中单击一个不属于数据透视表一部分的空白单元格

② Alit+D+P，启动数据透视表和数据透视图向导

③ 单击多重合并计算数据区域->下一步

添加至快速访问工具栏：

① 单击快速访问工具栏箭头->其他命令->Excel选项->从下列位置选择命令->所有命令->数据透视表和数据透视图向导->确定

5）根据现有数据表创建数据透视图

单击数据透视表->插入->图表组->选择所需图表类型

可使用除xy（散点图）、气泡图、股价图以外的任意图表类型

6）删除数据透视表或数据透视图

表：单击选中->数据透视表工具->选项->操作组->选择->整个数据透视表->Delete

图：选择->Delete

6. 合并计算

汇总和报告多个单独工作表的结果，将其数据合并计算到一个主工作表中。工作表和主工作表可在同一个工作薄中/不同工作薄。即组合数据。

1）按位置进行合并计算

按同样的顺序排列所有工作表中的数据，将其放在同一个位置中

条件：

① 确保每个数据区域都采用列表格式，即第一行中的每一列都有标签，同一列中都包含相似的数据，且无空行、空列。

将每个区域分别放置于单独的工作表中。

确保每个区域都具有相同的布局。

命名每个区域，再选择整个区域->公式选项卡->定义名称->命名

② 单击单元格（主工作表）->数据->数据工作组->合并计算->函数中选择->引用位置进行选择->所有引用位置添加->勾选是否创建指向源数据的链接（自动更新）等

注意：工作表位于其他工作薄时，才可选中创建指向源数据的链接；若选中创建指向源数据链接，合并计算到主工作表中的数据分级显示

2）按分类进行合并计算

要使用相同的行标签和列标签，以便使得于主工作表中的数据匹配，按分类进行合并计算。

基本步骤与前面相同，不同之处：

标签位置下->选中首行或最左列或二者都选

3）通过公式进行合并计算

因为无可依赖的一致位置或分类，所以在公式中使用对组合的其他工作表的单元格引用或三维引用。即对跨工作薄中两个或多个工作表区域的引用。

操作如下：

① 在主工作表上，复制或输入要用于合并计算数据的列表或行标签

② 单击用来存放合并计算数据的单元格

③ 键入公式，其中包括对工作表上源单元格的单元格引用，或包含要合并计算的数据的三维引用

若要合并计算的数据位于不同工作表上的不同单元格，输入一个公式，其中包括对其他工作表的单元格引用，而每个单独的工作表都有一个引用。

例子：

=SUM(销售部!B4,人事部!F5,市场部!B9)

表示：将销售部上单元格B4、人事部上的F5、市场部上的B9合并到主工作表中

若要合并计算的数据位于不同工作表的相同单元格中，输入一个包含三维引用格式，该公式使用指向一系列工作表名称的引用。

例子：

=SUM(销售部:市场部!A2)

表示：将工作表销售部到市场部上A2单元格的数据合并到主工作表中

4）使用数据透视表合并数据

可根据多个合并计算区域创建一个数据透视表。

类似于按类别进行合并计算。

7. 数据有效性的应用

设置单元格的有效范围。

1）数据有效性的作用

定义用户可在单元格中输入或应该输入哪些数据。键入数据时，提示用户在单元格输入的合法数据。

2）数据有效性消息

用户在单元格中输入无效数据时，则看到的内容取决于用户配置数据有效性的方式。

用户可选择在用户选择单元格时显示输入消息。如果需要，可将此消息移走，但在用户移到其他单元格或按Esc前，该消息会一值保留。

用户还可选择显示搓搓警告，仅在用户输入无效数据后才显示。

用户可自定义出错警告消息中所看到的文本。

注意：

只有用户键入数据时，才会出现输入信息和出错警告。而通过复制或填充柄输入数据时，单元格中的公式计算出无效结果，不会出现信息
保护工作表或工作薄，指定任何有效性设置后指向。保护工作表之前，确保解除锁定任何有效单元格，否则，无法键入
若需共享工作薄，应在指定数据有效性和保护设置之后执行。共享后，除非用户停止共享，否则将无法更改有效性设置。共享时Excel继续验证是否有效
可将数据有效性应用到已在其中输入数据的单元格。不会自动通知现有单元格包含无效数据。可通过指示Excel工作表上的无效数据周围画上圆圈来突出显示这些数据。标识无效数据后，可再次隐藏圆圈。更正了无效输入，圆圈自动消失。
快速删除单元格数据有效性，选择单元格->打开数据有效性->设置->全部清除
在工作表中查找具有数据有效性的单元格->开始->编辑组->查找和选择->数据有效性，找到后，可进行更改、复制、删除设置
创建下拉列表，公式->定义名称组->定义名称。另一个工作表创建后，可隐藏

3）将数据有效性添加到单元格或区域

数据输入限制为下拉列表中的值

① 选中->数据->数据工具组->数据有效性->数据有效性->数据有效性对话框->设置选项卡->允许：

任何值：默认选项，不作任何显示，不使用数据有效性

整数：

小数：

序列：为有效性数据指定一个序列

日期：

时间：

文本长度：有效字符数

自定义：定义公式、表达式、引用其他单元格格子计算值

② 来源文本框->逗号->0-小学,1-初中,2-高中

数据有效性->设置->选中对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改

③ 提供下拉箭头

若允许值具有已定义的单元格区域，且该区域存在空单元格，选中忽略空值

④ 设置单元格->输入提示信息

数据有效性->输入信息->选定单元格显示输入信息->标题文本框输入标题->输入信息文本框->输入文本

⑤ 指定输入无效数据，Excel响应

出错警告->输入无效数据时显示出错警告

样式->停止、警告、信息

标题->输入标题->错误信息->输入文本(255最多)。若无输入则默认

⑥ 测试数据有效性以确保其工作正常

输入数据限制为指定整数

① 选中->数据有效性对话框->设置->允许->整数->数据->介于->最小值900->最大值 2000->设置显示输入信息->设置无效性数据相应->测试

将数据输入限制为某时段内的日期

选中->数据有效性->设置->允许->日期->限制类型->开始日期->

通过单元格创建下拉列表

① 单击空白工作表->标签改名为职称系列

② 选中A列->名称框改名->

③ 单击教工信息表->选中单元格区域

④ 数据->数据工具组->数据有效性->数据有效性->数据有效性对话框

⑤ 设置->允许->序列

⑥ 来源->输入列表中A_高效教师……

⑦ 输入信息->标题->请选择；输入信息->单击下拉箭头，选择职称系列

⑧ 单击错误警告->样式下拉列表->停止->标题输入

⑨ 教工信息表->选择单元格区域重复4、5步，来源框输入=INDIRECT(O4)

8. 数据连接

源数据的变化会引起从属数据的变化。可将一系列工作表、工作薄链接在一起。避免数据的复制、粘贴操作，保证数据的自动更新。

不论链接数据的对象是什么，其方法2种：

① 在从属数据中操作。通过公式取源数据的数据。基本运算、函数、创建三维引用

② 在数据源中做复制操作。开始->剪贴板->粘贴->粘贴超链接；

或选择性粘贴->

4.3.2 图表表现数据

将数据清单中的数据以各种图表形式显示出来。

图表和数据清单密切联系，图表发生变化，建立图表，还可进行编辑。

1. 在工作薄中建立一个单独的图表工作表

显示或打印图表，不涉及相应工作表的数据情况。

① 指针放任意单元格->按F11键->自动新建一个图表工作表->默认空图表->图表工具->

② 若有必要->单击Chart1标签

③ 图表工具->设计->数据组->选择数据->选择数据源

④ 图表数据区域-> 或依次单击图表数据区域->压缩对话框、数据源工作标签->单元格区域->展开对话框

自动将列标签添加到图例项中；

将行标签添加到水平轴标签中。

⑤ 若有必要，可单击↑↓改变图例项的次序；或单击切换行/列按钮

⑥ 图表工具->布局->标签组->设置图表标题、坐标轴标题、坐标轴等

2. 在原数据工作表中嵌入图表

将图表嵌入原数据工作表中

① 指针放在数据任意单元格->插入->图表组->选择类型并单击->如柱形图

② 列表中选择一个图表->带数据标记的折线图

③ 图表工具->设计->数据组->选择数据->打开数据源->选择

④ 图表工具->布局->标签组->设置标题等

3. 设置图表

移动图表、改变图的大小、设置图表标题、设置数值轴、设置坐标轴、设置图例、设置绘图区

1）移动图表

图表四角和四边中央出现图表的控制点。同时实线框也随着移动。

2）改变图表大小

鼠标移动到控制点上。

3）设置图表标题

单击图表标题或坐标轴标题，四角出现圆圈，表示被选定。

操作如下：

① 选定标题->单击标题->出现光标->编辑

② 边框-移动

③ 开始->字体组->图表工具->格式->设置图案、字体、对齐等格式

4）设置坐标轴格式

单击纵坐标轴或横坐标轴选定->开始->字体组->按钮->图表工具->格式->形状格式

或者：

选定图表->图表工具->格式->当前所选内容->图表元素->垂直轴或水平轴->图表工具->格式->当前所选内容->设置所选内容格式->设置坐标轴格式

设置图案、刻度、数字、对齐方式等

5）设置图例

单击图例->图例选定

操作：

拖动图例改变位置->鼠标指针移动控制点->选定图例->设置图案、字体、位置

6）设置图表区

单击图表区空白部分->

① 边上，可改变位置，坐标轴和坐标轴标题也移动

② 控制点，改变图表区的大小

③ 选择图表内部图形，图表工具选项卡设置数据系列图案、坐标轴、误差线、数据标志、系列次序、选项

4.4 屏幕显示与打印工作表

工作表内容很多：滚屏、缩放控制、冻结窗口、分割窗口

4.4.1 冻结窗口、分割窗口

1. 冻结窗口

冻结表格标题

操作：

① 单击不需冻结区的左上角单元格

② 视图->窗口组->冻结窗口->冻结拆分窗口->黑实线为窗格冻结线

③ 视图->窗口组->冻结窗格->取消冻结窗格

2. 分割窗口

放在4个窗格中，每个窗格中都可看到工作表的全部内容

① 视图->窗口组->拆分->拖动水平拆分窗口按钮

② 利用右侧、下方的滚动条再4个分离的窗格中移动，拖拽水平分割线、垂直分割框移动分割线的位置

视图->窗口组->拆分

4.4.2 打印设置

打印设置：页面设置、页边距设置、页眉/页脚设置、工作表设置、手工插入分页符等。几个工作表需相同的打印设置，先选定，在打印。

1. 页面设置

页面布局->页面设置组->设置纸张大小、方向、页边距、打印区域

页面布局->页面设置->对话框启动器

2. 页边距设置

页面设置对话框->选择页边距->

3. 页眉页脚设置

自定义页眉按钮、自定义页脚按钮

页眉、页脚的左中右输入自定义内容或单击下列按钮输入相应内容：

格式文本按钮、

插入页码按钮、

插入页数按钮、

插入日期按钮、

插入时间按钮、

插入文件路径按钮、

插入文件名按钮、

插入数据表名称按钮

4. 工作表设置

页面设置->对话框->工作表->设置打印区域->打印标题->打印顺序

1）打印区域选择

2）打印标题选择

顶端标题行、左端标记列。或单击选中表格区域。

3）设置网格线

5. 手工插入或移动分页符

超过1页，自动插入分页符，工作表分成多页。位置取决于纸张的大小、页边距设置和设定的打印比例。

手工插入改变页面上数据行的数量，插入垂直分页符改变页面上数据行的数量。

分页预览（视图->工作薄视图组->分页预览按钮），鼠标拖拽分页符改变其在工作表上的位置

插入分页符方法：选定新起页左上角单元格->页面布局->页面设置组->分隔符按钮->插入分页符

删除人工插入：单击水平\垂直分页符右侧单元格->页面布局->页面设置组->分隔符按钮->删除分页符或重设所有分页符命令

4.4.3 工作表打印

文件->打印

打印份数、打印机、页面范围、单面打印、双面打印、纵/横向、页面大小、页边距等

页面布局视图功能：

视图->工作薄视图->页面布局

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