大学计算机(二)第十一讲 Excel图表分析

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第十一讲 EXCEL图表分析 主要内容1、数据清单使用2、工作表排序3、分类汇总使用4、复杂图表的使用5、数据透视图表的使用 《大学计算机二》 21、数据清单在Excel中，用于管理数据的结构叫数据清单，它是包含一系列数据的工作表行。 《大学计算机二》 3 1、数据清单 清单的第一行具有列标志，紧随其后的行是数据行，在标题与数据、数据与数据之间不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类型和含义。 数据清单可以同数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。实际上，在Excel中“数据库”与“数据清单”已成为同义词了。 在执行数据操作的过程中，Excel会自动将数据清单视作数据库，即数据清单中的列被视作数据库的字段，数据清单的列标记被视作数据库的字段名称，数据清单的每一行被认为是数据库的一条记录。 《大学计算机二》 41.1 创建并格式化表格框架 初始化 工作表 《大学计算机二》 5 1.2 建立数据清单的规则 每张工作表仅使用一个数据清单：避免在一张工作表中建立多个数据清单，因为某些清单管理功能只能在一个数据清单中使用一次。将相似项置于同一列：在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。使清单独立：在数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行，这样在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，便于Excel检测和选定数据清单。将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 《大学计算机二》 6 1.2 建立数据清单的规则 显示行和列：在更改数据清单之前，请确保隐藏的行或列也被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。使用带格式的列标：在数据清单的第一行里建立列标志，利用这些标志，Excel可以创建报告并查找和组织数据。对于列标志应使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式等。使用单元格边框：如果要将标志和其他数据分开，应使用单元边框(而不是空格或短划线)在标志行下插入一行直线。避免空行和空列：在数据清单中可以有少量的空白单元格，但不可有空行或空列。不要在前面或后面键入空格：单元格中，各数据项前不要加多余的空格，以免影响数据处理。 《大学计算机二》 71.3 建立数据清单 完成数据清单的结构设计后，就可以建立工作表了。 首先在工作表的首行依次输入各个字段。 《大学计算机二》 81.4 用记录单管理数据清单 利用记录单，既可进行数据清单的建 立工作，输入记录，也可以查看、修 改、添加、删除和浏览记录等。 《大学计算机二》 92 排序工作表 排序就是按照一定顺序将数据清单中的数据重新 排列。在Excel中，可以按默认序列，按升序或降序 排列数据，也可以按一个或多个关键字排序，还可 以按自定义的序列排序。 2.1 默认的排序次序 Excel可以根据数字、字母和日期等顺序排列数据。排序有递增和递减两种。 《大学计算机二》 10按递增方式排序时，Excel使用顺序如下所示。u数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。u按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序对文本进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序。例如，如果一个单元格中含有文本“A100”，则这个单元格将排在含有“A1”的单元格的后面，含有“A11”的单元格的前面。u文本以及包含数字的文本，按下列次序排序：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9(空格)! “ # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { > } ~ + < = > A B C …… X Y Z ，撇号“‘”和连字符“-”会被忽略。但例外情况是：如果两个文本字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。u逻辑值：在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。u错误值：所有错误值的优先级相同。 《大学计算机二》u空格：空格始终排在最后。 112.2 按单列排序 从大到小 排序“工 龄” “工龄”从大到 小排列后的工作 表 《大学计算机二》 122.3 多列排序 使用工具栏上的排序按钮虽然方便，但只能按单个字段名 的内容进行排序，若要根据两个或两个以上字段名的内容进 行较为复杂的排序，则可以利用“排序”对话框来完成。 单击数据清 单中的任一 单元格 《大学计算机二》 13 排序后的 工作表 《大学计算机二》 14若对排序还有一些特别要求，可单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在打开的“排序选项”对话框中根据需要进行设置。 使用“排序”命令最多 可同时按3个字段名的递 增或递减顺序对数据进 行排序，若要按4个数据 列排序，则必须重复使 用两次或两次以上的排 序操作来完成 《大学计算机二》 152.4 按自定义序列排序 按自定义序 列排序，首 先创建自定 义序列 《大学计算机二》 16创建的自定义序列 自定义排 序结果 《大学计算机二》 173 分类汇总 分类汇总是指对不同逻辑组的数据进行规类，分类汇总能使人们快速地获得需要的数据并作出判断，例如当一个工作表中的数据行太多时，分类汇总可以帮助人们看清需要的信息。 3.1 自动分类汇总 u 第一需要注意数据清单的第一行必须有列标记。 u 第二是要进行分类汇总的数据列是否已经排好序。要注 意的是，这个排序的列表题称为分类汇总关键字，在进行分 类汇总时，只能指定已经排好序的列标题作为汇总关键字。 《大学计算机二》 18例如，要完成我们下面介绍的按性别分类汇总，则必须首先对性别进行排序。 下面在“分类汇总” 工作表中按“性别” 选择“数据”>“分类 对“年龄”和“工龄” 汇总”菜单，打开 进行汇总 “分类汇总”对话框 《大学计算机二》 19 分类汇 总结果 《大学计算机二》 20 多重分类汇总 单击任一单元格，3.2 选择“数 据”>“分类汇总” 菜单 《大学计算机二》 21 设置分类汇 总条件多重分类 汇总 关 键 词： 大学计算机(二)第十一讲Excel图表分析

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