Word里“函头纸打印”文号与标题间距控制方法

2019-01-29 12:04:21

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摘 要：本文探讨了Word里函头文文号和标题间距的控制方法，同时也分析了行距、段间距、边距等各种垂直间距。

1 问题提出

在办公室的工作过程中，经常需要用到函头纸打印。函头纸是标准的A4大小，上面有印制好的单位名称和一条粗实线，如图1所示。

图1 标准的A4函头纸

粗实线的上方要打印文号，下方打印标题。在Word里面设置好文号和标题的位置，如图2所示。

图2 文号和标题的位置

在函头纸上打印，便得到了函头文，如图3所示。我们要解决的问题是：如何合理的设置文号和标题距纸张顶部距离，以使打印出的函头文符合位置要求。

图 3 打印好的函头文

2 Word里面的各种间距设置

我们重点考察Word里面在垂直方向的几个间距设置，它们有：页边距(上边距、下边距)、行距、段前距、段后距等。

2.1 页边距(上边距、下边距)

页边距是页面的边线到文字的距离，一共有四个页边距可供设置，它们分别是：上边距、下边距、左边距、右边距。文字和图片通常是放置在页边距的内部。默认状态下，页边距边缘将会以90°的直角灰实线显示在页面的四个角，通过“页面设置”对话框，可以改变页边距，如图 4所示。

2.2 行距

从中文字面上看，“行距”更像是指两行之间的距离，但是从它的英文linewidth看，这个术语其实翻译成“行高”更合适，事实上也是如此：行距(linewidth)是一行文字占用的高度空间。这个高度值丈量的起点是文字的基线，比如这段文字设置行距为24磅，那行距的跨度就是如图 5所示。

行距有两种取值方式：1.一个固定值，单位为“磅”，此例中是24磅；2.“N倍行距”，N可以是任意0~132之间的任意数值(可以不是整数)，比如“单倍行距”(N=1)、“1.5倍行距”(N=1.5)，这个值并不是固定，是随着字号改变而变化的一个值。在微软的官方文档中并没有给出“N倍行距”与磅值的换算方法，但可以使用以下公式近似算出：DLW=N×S+K (公式1)

图4 页边距的设置

其中N为“N倍行距”中的N值，S为字的磅值，K为调整系数。K的取值也不是固定的，而是随着字号的变化而改变。从这个公式可以看出，“N倍行距”的磅值和字号大小成正比关系。

2.3 段前距、段后距

一个段落指的是以段落标记结尾的若干文字的集合。在Word中，按回车键产生一个段落标记。值得注意的是，段落之间的距离并不是段前距和段后距的简单相加，我门看图 6，段落1的段后距与段落2的段前距有一部分是重合的，段间距只取其值较大的那个，用公式表示：

段间距 = Max(本段段后距，下一段段前距)+下一段的行距 (公式2)

Max表示取参数中的较大的那个值。在本例中，本段段后距是2行，下一段段前距是1行，所以Max(2行，1行)=2行。

图 6 段前距和段后距

段前距和段后距默认都是以“行”为单位。1行=12磅，这个值是固定的，与字号大小无关。

2.4 磅、行和公制单位的输入与换算

前面提到，在设置间距时用到了磅、行、厘米等多种单位，它们之间的换算关系如下：1行=12磅1磅=0.03527厘米

由此我们很容易换算出1行=0.42厘米(保留两位小数)。在输入的时候，直接输入数值，再加上单位即可。比如，我们要求段前距是2厘米，则直接输入：2厘米，Word会自动转换为系统默认的单位。唯一的例外是，在设置行距为“N倍行距”，后面的数值输入“N行”时，此时的N行就是“N倍行距”，实际行距应有公式1算出。而不是用1行=12磅这个关系去换算。

图7 不同单位数值的输入

2.5 其他影响间距的设置

还有两个会影响到间距的参数设置。“在相同样式的段落间不添加空格”：勾选此项，如果两个段落样式相同，则会忽略段落间所有的段前、段后设置。

“如果定义了文档网络，则对齐到网络”：“文档网络”本身是在“页面设置-文档网络”里设置，如果勾选此项，会严格的对齐设置好的“文档网络”，对间距产生细微影响。

图8 其他影响间距的设置

3 问题解决

打印要求是：文号距红线上方的距离为：D文号距红线，标题距红线下方的距离为：D标题距红线。可以测量出的距离为：D边缘距红线，已知的距离为：D上边距。我们要求出的是两个值：文号距页边距距离：D文号和标题距文号的距离：D标题。参看图 9、图 10，可以得出：D文号 = D边缘距红线 – D上边距 – D文号距红线 (公式3)D标题 = D标题距红线 + D文号距红线 (公式4)

假设我们测量出D边缘距红线 = 8厘米；要求D文号距红线 = 0.5厘米，D标题距红线 = 3厘米；设定D上边距 = 3厘米则根据公式3、公式4有：D文号 = 8厘米 - 3厘米- 0.5厘米= 10.5厘米D标题 = 3厘米 + 0.5厘米 = 3.5厘米

图9 函头纸的间距测量

图10 号和标题的间距

所以我们设置文号所在行的行距为10.5厘米，标题所在行行距为3.5厘米，段前距和段后距皆设置为0。为了不让其他因素影响距离，将“在相同样式的段落间不添加空格”、“如果定义了文档网络，则对齐到网络”均不勾选，如图 11所示文号行间距设置。标题行将行距的设置值做相应修改即可。

图11文号间距设置

4 总结

本文探讨了函头文文号和标题间距的控制方法，同时也分析了Word里各种垂直间距，对在办公中需要设置特定间距的场合，可提供参考。