金算盘软件数据导入和导出操作方法

金算盘软件维护集锦

此为201003版本，本期讲一下“导入导出”的一些注意事项，以“往来期初”导入导出为例。

导入导出这个功能是十分有用的，特别是在实施时，对于数据量较大一些基础信息，如果采用手工录入，将会费时费力，影响效率。利用我们软件的“导入导出”功能，将会大大提高工作效率。但如果有些细节不注意，会导入不成功。现说明如下。

导入任何信息之前，最好先在我们软件里做几笔数据，再导出来，其目的就是要利用导出文件的格式对要导入的信息进行编辑、整理，再将编辑、整理的信息导入到软件里。我们软件的导出文件有两个，后缀名分别是INI、Dat，以往来期初为例，其导出的文件是Format.INI、RPInit.Dat。

编辑、整理信息，实际上就是对Dat文件里的内容进行编辑。很多服务人员都习惯以“记事本、写字板”方式打开，实际上最好的方式是在Excel处理为好。无论那一种方式，只要格式正确都可以成功导入。

以记事本方式进行处理，编辑界面如下。

要注意，此方式下每两行记录为一条完整的“导入导出”信息。格式给人感觉有点乱，一不小心就容易出错。除非取消“自动换行”选项，才会成为一行记录就是一条导入信息。

更为重要的是，编辑完成保存时，一定要注意所保存文件的“编码”不要搞错，一但搞错将无法导入。如下图：

编码有“ANSI、Unicode、Unicode big endian、UTF-8”这四种，只有保存为“ANSI”编码才能完全导入成功。对于Unicode、Unicode big endian这两种编码，是根本导不成功的。对于UTF-8这种编码，导入信息不完整，且提示信息让人看不懂，如下图所示：

由上图可看出，提示有1条导入成功、4条导入失败，而实际上，我所做的“应收应付”导入信息总共只有4条。如果此时点“是”，系统会导入其中一条，其它三就导不成功。

因此，以“记事本”方式编辑导入信息时，关键一点就是保存时的“编码”不要搞错。要记住，只能是ANSI这种编码。

以写字板方式进行处理，编辑界面如下。

这种方式比“记事本”方式要好得多，至少格式规范、不易出错，且一行记录就是一条导入信息，不存在“换行”操作。

但此方式编辑内容后，保存时要注意“保存类型”(这里不存在“编码”之说)，如下图：

保存类型有“RTF 文档 (RTF)、文本文档、文本文档-MS-DOS格式、Unicode 文本文档”四种类型。“RTF 文档 (RTF)、Unicode 文本文档”这两种类型的信息是不能导入的，只有“文本文档、文本文档-MS-DOS格式”这两种类型的信息才能导入。但是，以“文本文档、文本文档-MS-DOS格式”方式保存文件时，其文件后缀名会变为“txt”，此时应将Format.INI文件里的文件名更改一下，否则将无法选择导入信息，如下图所示：

将后缀名改为“txt”就行了。

以上两种编辑方式，一定要小心，由于没有明确的“字段名”、又加上格式不明朗，编辑时很容易出错，一不小心还会无意加入“空格”等之类的特殊字符，导致导入不成功。总之，这两种方式下最主要就是要注意保存文件时的“编码、类型”不要搞错。

最好的编辑方式就在Excel里以“文本”格式进行处理。

注意：必须先打开EXCEL，再通过“打开”的方式找到数据文件，不要单击鼠标右键以EXCEL方式打开，这样会将文本型转换为数字，如编号01会自动转换为1。

详细打开文件方式请参照2008年6月17日， “数据导入－固资期初导入0331”。打开之后，编辑再直接保存就OK。