德国 DocuWare 文档管理软件平台

DocuWare 是一个先进的平台，可让您集中、快速、有效地管理、处理和利用业务信息。我们的文档管理和工作流程解决方案的各项功能可以集成到任何 IT 系统中，可以数字化任何部门的手动或纸质业务流程。提高您公司的生产力，让您的团队更轻松地完成每一天的工作，从使用 DocuWare 开始。

DocuWare 客户端概述
DocuWare 客户端是您完成大部分与文档相关工作的地方。在工作区域之间切换以归档、查找和编辑文档。众多功能和自动化流程可以帮助您以结构化的方式快速地执行所有任务。您还可以直接从 DocuWare 客户端打开配置管理器，从而使您可以自定义应用程序或添加新的应用程序。

独立、移动工作
随时随地访问您需要的信息。保持正在进行的工作流，并在家中或旅途中继续处理您的任务。您所需要做的是选择浏览器和登录 DocuWare 的互联网连接。切换到触控模式可以在平板电脑上工作或使用我们的 iOS 或Android 版 DocuWare 移动应用程序在您的智能手机上检索信息。当您不在办公室时批准文档或执行任何其他任务。

1.在浏览器中打开 DocuWare
2.捕获和预排序文档
3.快速查找信息
4.组织日常办公任务
5.执行工作流任务，并高效地进行协作
6. 对项目使用文件夹结构
7.索引和安全地归档文档
8.菜单适应和扩展功能
9.查看、编辑、注释和共享文档

一、收集和组织信息
将业务流程所需的所有信息集中在一个中央平台上。发票、交货单、申请表、项目计划或演示文稿——DocuWare 识别所有的文档类型和格式。自动导入和索引功能保证信息即时可用、工作流程快速和全面的生产力。

文件柜作为中央信息平台
将扫描件、微软Office文档、pdf、ERP记录、Web表单和电子邮件一起存储在易于搜索的文件柜中，并立即从任何设备访问它们。以结构化的方式捆绑信息，并为任何业务领域创建文件柜，如会计、人事文件、销售和市场营销。智能索引、全文索引和排序功能为授权用户瞬间提供正确的信息，可以在多个文档中进行并行搜索。

用于存储、搜索的对话框
当文档存储在文件柜中时，每个文档都包含结构化索引数据。使用简单的模块化系统来定义您要使用的索引字段和对话框。为存储、搜索和结果视图配置各个对话框，并将它们分配给各个用户或用户组。所以每个人都有自己管理特定任务所需的用户界面。

从所有来源捕获文档
通过扫描直接捕获和分类纸质文档。对于文件、pdf和电子邮件，在相关的企业应用程序中使用“导入”、“拖放”或“直接命令”。无需用户操作即可将文档直接存储在文件柜中，或首先在数字文档托盘中捕获扫描件和文件。

DocuWare中的文档托盘是一个临时存储装置，可以单独使用或一起使用，以便在文档归档之前查看、装订和排序。文档以原始格式或 PDF/A文件存档。

在将文件安全地存储在数字文件柜中之前，只需将它们导入、扫描或拖放到数字文档托盘中即可。

无需手动输入数据的索引
DocuWare 通过自动读取文档内容（例如全文索引）或从外部来源（如文本文件、数据库或地址簿）导入索引信息，将文档捕获转变为高效的过程。使用正确的索引日期扩充文档的方法既有效又多样：

机器学习
智能索引可自动识别文档中的关键信息，并使用它来填充存储对话框中的字段。一旦您修正了一个索引值，机器学习服务就会从您的反馈中学习，并且索引质量会随着增加的文档而增加。

通过标记进行内容传输
使用 One Click Indexing（一键索引）功能，您可以在DocuWare Viewer中打开的文档中标记术语，日期或金额，以迅速将内容填充到索引字段中。因此，即使是复杂的发票或IBAN（国际银行号码）也可以毫不费力地输入。

从打印流导入
使用通用的 DocuWare 打印机，您可以使用打印命令将几乎任何应用程序中的文档导入到 DocuWare 中。对于发票等标准化文档，DocuWare 打印机自动识别存储标准，如客户编号、日期和索引联系人，以进行索引。

使用受监视文件夹导入文件
DocuWare Import 功能将扫描的发票或PDF 等文档从您的 EDP 系统导入 DocuWare。一旦它们存储在文件系统已定义的文件夹中，DocuWare Import 就会使用特定的元数据自动归档它们。此外，Barcode & Forms 模块读取条形码，对扫描的文档进行分类、分离和索引。

数据同步
Autoindex（自动索引）从外部数据源检索信息，并使用它来丰富 DocuWare 中的数据记录。在下文的 Integration （集成）下了解更多关于自动索引的信息。

不需要手动输入数据；
自动进行智能索引；
提取索引值并完成归档对话框的字段。

连接到您的电子邮件客户端
电子邮件通常包含对您做出决策至关重要的关键信息。管理您的电子邮件以及相关的业务文档，并将它们提供给所有授权的同事使用。DocuWare 单独或一起从任何客户端收集电子邮件和附件。存档的电子邮件会被适当标记，并且可以直接在您的本地电子邮件应用程序（例如微软 Outlook）中的 DocuWare 答复或转发。

来自 Outlook 的电子邮件
电子邮件和附件从 Outlook 导入到 DocuWare 或直接从邮箱安全存档中进行搜索。连接到 Outlook，使您能够将 DocuWare 无缝集成到 Outlook 中。在存储索引值（如发件人、主题和电子邮件地址）时，会自动从电子邮件中获取。可以从地址簿或 CRM 等外部来源添加个人和公司名称。

来自其他帐户的电子邮件
在DocuWare中通过 Connect to Mail 功能安全地保存来自Google，Yahoo，Web.de 和许多其他网络邮件客户端的电子邮件，并同时检索与项目相关的所有文档（不仅是电子邮件，还包括草图或合同）。DocuWare 监控电子邮件客户端中的文件夹，将传入的邮件导入存档，并用必要的索引数据（如发件人或主题）丰富它们。

使 DocuWare 无缝集成到Outlook中。您可以在 DocuWare 功能区中或通过情景菜单存储或搜索电子邮件。

用于数据捕获的Web表单
创建基于web的表单，并通过URL共享它们，以快速、轻松、清晰地捕获信息。即使是那些无法访问您 DocuWare 系统的人也可以在任何设备上填写表格，然后通过提交将其直接传输到 DocuWare。然后，交付的数据可用于直接触发业务流程或导入其他程序，例如您的 ERP 或 CRM系统。DocuWare Forms允许您创建基于 Web 的表单，无需编即可快速处理申请、订单或注册等。或者，通过在 DocuWare 工作流程中立即处理休假或病假请求的表单，在您的内部网上启用 HR 服务。

使用直观的编辑器轻松创建和发布基于 Web 的表单。不需要任何编程技能。可以在任何设备上的任何浏览器中打开、填写和提交已发布的表单。

二、访问、显示和编辑内容
为了有效地执行和完成您的任务，您手头需要有必要的信息。DocuWare 在几秒钟内为您的团队提供有关客户、项目或业务流程的全面信息。

灵活的搜索
输入个别搜索词或从下拉列表中选择关键字、使用占位符和逻辑链接以及索引数据来搜索文档内容。搜索结果立即以列表形式提供，您可以根据需要进行排序。相关文档会根据需要相互链接。

文件夹视图
如果您也喜欢将文档分类到文件夹中，那么使用 DocuWare 您可以轻松地做到这一点。将文档映射到任何文件夹结构中，并同时使用多个项目文件，每个文件夹里的文档的版本相同，不会重复出现。

从其他程序搜索
将 DocuWare 功能强大的搜索功能直接集成到其他程序中，可以实现最高效率。例如，您可以直接从 ERP 访问发票和交付记录，直接从人力资源软件访问人事文件，从 CRM 访问客户通信记录，或从 Outlook 访问存档电子邮件和相关信息。

显示
在 DocuWare 查看器中，您可以通过 Mac、PC 或 Linux 上的任何浏览器打开任意程序创建的文档。文档翻阅、旋转或页面缩放或将文本复制到剪贴板，还有很多可用的编辑功能

编辑
将注释、评论或图章添加到文档或突出显示重要内容。文档本身通过叠层技术保持不变。或者，在原始程序中打开和编辑文档，并将它们直接保存回存档中。根据设置情况，DocuWare 会自动创建一个新版本。

共享信息
下载文档，打印出来并直接从 DocuWare 中打开电子邮件进行转发。或发送和共享指向单个文档或列表的链接，而不是大量的电子邮件附件。这确保了只有那些有权查看内容的人才可以访问这些内容。

独立存档
使用 DocuWare Request 收集特定文档或选择整个文件夹的文件，将它们提供给审计员、外部员工或其他服务提供商。使用集成的浏览器，他们可以搜索和查看文档——无需DocuWare 或其他附加软件。

三、处理文档、控制工作流程
顺畅的信息流是每个生产过程的基础。自动化任何基于文档的任务（从有效的重新提交文档到复杂的审批工作流程），让您的团队在跨组织和跨部门的工作中畅通无阻。

具有列表的任务管理
通过自动汇总当前信息的通知和列表来简化和加速重复性任务。例如，DocuWare 中的列表会在新的交货单到达或合同在未来12周内到期时立即更新。

这可以确保您随时了解最新动态和截止日期。使用 DocuWare 任务管理器可以有效地组织团队中的简单信息流程。

用于复杂流程的工作流管理器
可以使用 DocuWare Workflow Manager 控制具有分支决策点和多级 if-then 规则的业务流程。通过直观的可视化设计器将发票处理、人力资源或销售中所有复杂的业务流程自动化，并在某些文档处理情形发生时定义下一步应该做什么。安装自动化控制和计算功能，并行组织任务、配置条件、设定截止日期，指定代表并单独限制单个代理或用户组的行动范围。

要执行的任务将自动出现在 DocuWare 任务列表中，你也可以不受限制地执行这些任务。

四、我们的客户如何评价 DocuWare

“我们分店的经理没有能力研究价格，即使是总部商店的经理也无法使用纸质系统进行成本研究。 DocuWare 改变了游戏规则。它为我们的员工提供了他们需要的研究工具，并帮助他们协商出最优惠的价格。”
ADAMS FAIRACRE 农场 IT 总监 MIKE DECIUTIIS

“通过摆脱手动纸质流程，我们已经为每位员工每周节省了几个小时。我们节省了多少时间很难量化，但使用DocuWare更大的好处是我们能够在不增加运营成本（例如增加会计人员）的情况下增加更多商店并发展我们的业务。”
CARUBBA COLLISION 首席财务官 SEAN PENNER

“如果我们仍然手动索引小册子中的信息，我们将无法处理我们收到的海量信息。DocuWare
提高了我们的效率，使我们能够毫不费力地处理从法院收到的要添加到我们数据库中的大量文件。”
COMMUNITY TITLE & ESCROW 总裁和所有者 VAN WINTON

“从纯粹的存档解决方案转变为基于集成工作流的文档管理系统对我们组织来说是一个令人难以置信的改进。因此，我们显着改善了我们的服务质量。”
HB MUNTERS 集团运营经理 BERT VAN OS

“展望未来，我们越来越多的关键业务信息将存储在 DocuWare 中。我们已经看到将 DocuWare 作为我们IT环境中的一个关键元素带来的积极成果。”
卡博特石油和天然气公司经理 MOLLY MALONE

“我们选择实施 DocuWare Cloud 是为了避免给我们的内部 IT 员工带来负担，并且能够在公司总部以及 30个分公司快速部署和实施该解决方案。实施云系统是实现某些东西并使其尽可能无缝且易于使用的最快方式。”
CULINAIRE INTERNATIONAL公司会计经理 EMILIA O’BRIEN

五、与SAP、SharePoint、Outlook以及数百个其他应用程序集成
DocuWare 旨在连接您 IT 生态系统中的任何应用程序。与 CRM、ERP 或 HR 系统的稳定集成使流程数字化过程不中断并保持数据同步。无论您使用什么程序来创建、接收和处理内容，DocuWare 都能确保您快速、安全地获得所需的信息。

您 IT 生态系统中的 DocuWare
从简单逐步的配置到自定义编程，DocuWare 提供了多种与其他应用程序无缝通信的方法。这些方法是部署在本地还是部署在云端没有区别。

向任意方向进行的数据交换
在您的 IT 系统中已提供有关索引和工作流操作的大量信息。使用 Autoindex 将数据导入 DocuWare 并消除烦人的手动输入，例如通过在过帐期间使用发票处理中的数据自动填充您的 ERP。 DocuWare Autoindex 可以访问各种数据源、数据库或有限的数据库视图、DocuWare 文件柜或简单的 CSV 文件。

用户界面筛选
只需单击一下即可从任何程序访问存档文档。DocuWare Smart Connect 功能从程序界面读取预定义的内容并将其用于搜索或索引。对于文档访问和目标信息，应用程序中会显示一个叠加字段。只需几个步骤即可配置所需的设置，不需要编程。

URL集成
创建指向 DocuWare 要素（例如搜索字段和列表）的 URL 链接，并将它们嵌入任何应用程序或您的 Intranet 中以快速获取信息。

平台服务
使用基于 REST 的网关到 DocuWare 进行自定义编程。例如，通过 XML 或 JSON 跨任何平台集成 DocuWare 存档，将它们集成到第三方应用程序的程序代码中。
Connect-to 模块
将SAP，SharePoint，Outlook和许多其他邮件服务与强大的 Connect-to 模块无缝集成。

六、最高安全标准
DocuWare 平台提供先进的数字基础架构，确保信息的机密性、完整性和可用性。控制您的文档和数据会发生什么，并确保它们将被安全地捕获、处理和存储，以免滥用或丢失。

业务连续性
在发生硬件崩溃或自然灾难时 DocuWare 能够恢复业务关键数据和文档。DocuWare作为一种云解决方案，最大限度地保证了可用性和可靠性。基于微软的Azure，所有的数据都是 AES 加密的，存储在欧盟或美国的高性能数据中心，并镜像三次。DocuWare 支持本地解决方案的通用数据库和相关备份技术。DocuWare 服务可以并行安装在多台服务器计算机上，以增强负载分配和可靠性。

免于损失
在 DocuWare 中存档的文档不会出现在错误的文件、混乱的文件目录或个人电子邮件帐户中。结构化索引数据的集中归档与强大的全文索引相结合，确保信息始终可靠且完整。即使是加密病毒也没有机会使信息在 DocuWare 中无法使用。由于精心设计的架构，即使是受感染的客户端计算机也不会在文档访问期间对存档造成任何损坏。

访问权限
给您的员工分配他们各自任务所需的权限，并控制谁可以查看、编辑、导出和删除哪些文档。为了便于实施，DocuWare 提供了您分配给每个用户的预定义组、角色和概要文件。高度机密的数据也可以被加密，即使是系统管理员也无法访问这些高度机密数据。

可追溯性和数据保护
满足 HIPAA、Sarbanes-Oxley 或 GDPR 等合规性要求。DocuWare 提供可靠的程序来确保您业务信息的完整性。强大的日志记录和分析功能让您可以控制文档版本、更改和工作流程。复杂的权限结构、安全的数据捕获、明确控制的流程和不可更改的系统条目可防止文档丢失、滥用和操纵。

七、灵活的部署选项
将 DocuWare 用作 SaaS 云服务、传统的本地软件或部署在混合环境中（不会影响系统特性或功能）。预配置的云解决方案使您能够立即开始数字化。

DocuWare Cloud
借助 DocuWare Cloud，您可以充分利用我们的内容服务作为一种前景广阔的 SaaS 解决方案，而无需担心服务器硬件、复杂的 IT 职责或高昂的初始投资。

DocuWare Cloud 为不同规模的企业提供灵活的许可证，并为您提供最大的安全性、可扩展性和可用性。自动更新和备份可确保您的系统始终处于最新状态。每个订阅都包含全部功能，包括智能索引、工作流管理器、DocuWare 表单和所有其他应用程序。您只需决定需要多少用户许可证和多少存储空间。

预配置的云解决方案
通过我们为特定团队或关键应用程序（例如发票处理或数字文档和人事管理工作流程）预先配置的解决方案，可以非常快速、有针对性地进入办公自动化。您无需自己规划这些流程的数字化并配置“空的”DocuWare 系统，而是从基于 DocuWare Cloud 的最佳实践解决方案开始，您只需几个步骤即可满足您自己的要求。实施通常不会超过几天。通过每个预配置的解决方案，您可以获得全方位的 DocuWare 云服务。

DocuWare 作为一个本地解决方案
如果您的企业自身拥有强大的 IT 资源，那么在您自己的数据中心内部署和维护文档管理和工作流解决方案以及其他应用程序可能是有意义的。 DocuWare 在多种负载共享配置中支持 Microsoft SQL、MySQL 和 Oracle 数据库。
根据您企业的要求和规模，选择合适的服务器许可证，并在需要时使用附加模块扩展标准功能。

云、本地和混合
混合模型是另一种部署选项，它将云中的服务与本地软件相结合。例如，DocuWare云可以用作本地系统的文档存储备份，或者本地系统可以在云中使用智能索引，或者 DocuWare 云部署可以与本地 ERP 集成。信息可以顺利而无缝地移动，不影响企业生产力。

八、功能总结
DocuWare在云和本地部署中保持核心功能相同。所有文档管理和工作流自动化功能在DocuWare Cloud中以及当DocuWare在本地交付时都可用。

如需了解跟多信息，请在评论区留言或私信我。

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