[ACCESS]档案数字化加工录入系统使用说明（干部职工退休档案）

一、界面

界面分为四部分：

1、案卷信息录入、显示案卷信息；

3、卷内预览显示案卷羊肉目录信息；

4、功能区搜索、打印、修改案卷，新增案卷、退出。

（软件界面）

二、操作说明

1、案卷信息录入

打开软件后，默认为案卷信息录入状态。

（案卷录入界面）

案卷信息录入完成，点击按钮，录入信息格式及位数无误，提示保存成功信息。

新案卷录入时先点击，窗口刷新后再进行案卷信息录入。

（成功提示信息）

录入信息格式及位数错误，提示相关错误信息。

（错误提示信息）

2、卷内信息录入

案卷信息保存后，进入卷内信息录入界面。

（卷内目录录入界面）

录入完成后点击按钮，保存卷内目录信息，并根据录入提示成功或错误信息。

保存成功后默认继续录入卷内信息。

代码录入：

收集单位或公司信息、材料名称信息后，根据分类对信息进行编制代码，录入时只需要输入代码，便可转换为对应的单位或公司名称、材料名称，减少录入量和错误率。

材料名称前缀信息和材料信息分别录入，采用代码组合的方式，可以减少代码数量。

例：

代码：1001

对应材料：企业职工养老审批表

录入时只需在代码框输入“1001”，材料名称框输出“企业职工养老审批表”

XXX公司和YYY公司都可以组合ZZZ材料，不用单独编制XXX公司ZZZ材料和YYY公司ZZZ材料。

3、卷内预览

卷内信息保存成功后，卷内预览窗口显示已保存成功的卷内目录信息。

（卷内预览界面）

4、功能区

（1）搜索卷

在搜索框内输入案卷号如：160-G5-00001，点击搜索按钮后案卷信息窗口、卷内信息窗口和卷内预览窗口显示被搜索卷信息，如没有此卷则显示提示信息。

（搜索界面）

（2）修改

如有案卷或卷内信息录入错误，可搜索到该卷后，点击按钮对该卷进行修改操作，点击按钮后，案卷信息窗口、卷内信息窗口及卷内预览窗口进行可编辑（修改）状态。

案卷信息修改：

对错误信息修改后，点击对修改后信息进行临时保存。

卷内信息修改：

在卷内预览窗口点击需要修改目录的，卷内目录窗口显示该目录信息，修改完成后点击对修改后的信息进行临时保存，卷内预览窗口刷新。

添加目录：

可编辑（修改）状态下，在卷内目录窗口输入信息后点击，新添加一条卷内目录信息。

删除目录：

可编辑（修改）状态下，在卷内预览窗口点击需要删除目录的，卷内目录窗口显示该条目录信息，然后点击删除该条卷内目录信息。

修改完成后，点击，对被修改案卷信息进行保存。注：可编辑状态下都是临时保存，修改完成后必须点击才会对修改进行保存。

（3）打印案卷封皮、卷内目录

搜索需要打印的案卷，点击按模板格式打印封皮信息。

（封皮模板）

点击按模板格式输出目录信息至EXCEL文件，文件名为该卷档号，并打印卷内目录信息。

（卷内目录模板）

（4）退出

完成录入并保存后，点击退出软件。

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